(cache) 「時間が足りない」を解決　仕事がサクサク進むワザ｜WOMAN SMART

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「時間が足りない」を解決　仕事がサクサク進むワザ

　
日経ウーマン

2016/7/5

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　仕事が思うように進まず、時間がかかってしまう…。それは、計画の立て方が間違っているのかも。その道のプロに、正しいダンドリ術を聞きました。

■予想した時間内で終われば満足感も高まる

　仕事を手際よく進めるには、その日のタスクをすべて書き出すことが基本。しかしそれだけでは、時間を意識せずにダラダラ働いてしまう恐れも。

　「大切なのは、作業の所要時間も予想して書き込むこと。時間内に終わらせようと、集中して取り組めるようになります」（人材育成コンサルタントの芳垣玲子さん）。さらに、着手する順番と『やる時間』を決めて、手帳などに書き込むと、次に何をすべきか迷わなくなり、時間のロスを防げる。

　計画通りに仕事が終わると、自分で時間をマネジメントできているという満足感も生まれる。「計画通りに終わらないと悩む人には、実際にやった仕事を記録する“時間簿”がおすすめ。仕事が遅れる原因が分かり、改善につながります」

Ｑ．ＴＯＤＯリストを作っても予定通りにいきません。

Ａ．リストに「やる時間」も書き込もう。

【初級編】ＴＯＤＯリストに所要時間を付ける

　仕事の開始前に、その日にやるべきタスクをメモ帳などにすべて書き出す。さらに、それぞれの所要時間を予想して書き込むと、「時間内で終わらせようという意識が高まります。終わったタスクには印を付けると、達成感が得られてやる気がアップ」（芳垣玲子さん）

「予定通りに終わらない」をなくす
大きな仕事は分解して所要時間を記入
　１時間で終わると思った仕事が、実際は２時間かかってしまった……。それは、仕事の中身を正しく把握していないから。「仕事は複数の『作業』から成り立っています。仕事を１つ１つの作業に分解し、それぞれ個別に時間を見積もることで、予定とのズレを防げます」

【中級編】「何時に何をやるか」まで決めてしまう

　必要なタスクを書き出し、所要時間を見積もったら、次に「どの順番でやるか」を決める。さらに、「何時にやるか」まで決めて、手帳やスケジュールアプリなどの時間軸に書き込む。これを見ながら仕事をすれば、次に何をするべきか迷わなくなり、効率が上がる。

市販のメモ帳や、見開き1週間のバーチカル式手帳に書くと便利。芳垣さんもオリジナルの「段取り手帳」（税込み1080円＋送料）を開発

「急な案件で予定がズレる」を防ぐ
割り込み業務を見込んで仕事にも“車間距離”を
　作業を詰め込み過ぎると、急な電話などの割り込み仕事が入った場合に計画が狂い、仕事が“渋滞”する。「割り込みによる渋滞を防ぐには、仕事にも“車間距離”が必要。着手日を早めるなどして、１日の予定に余裕を持たせ、本来の仕事が遅れないようにしましょう」

【上級編】「実際にやったこと」まで記入、１日の終わりに振り返る

　時間管理の精度を上げたい人におすすめなのが「時間簿」。始業前に１日の計画を立てておき、タスクが終了するたびに赤で所要時間を記録する。予定通りに進まなかった場合には、その理由も記入。割り込み仕事がどのくらい入ったか、集中力が途切れなかったか……。「繰り返すことで、仕事が遅れる原因が分かり、改善につながります。予定のズレや、仕事の“後ろ倒し”も減っていきます」

時間簿はノートやエクセルで自作してもいいが、便利なのは１日１ｐタイプの手帳。左端に１日の時間軸が縦に流れ、右側は広いメモスペース。写真はマークスのEDiT（Ａ５）／4800円

予定通りに進まなかったときは、改善のチャンス
■対策１：突発的な仕事の内容を記録する
　突発的な業務が多いなら、いつ、誰から、どんな内容を頼まれたのかを記録しておく。パターンが分かれば、次回以降は依頼される前に自分から仕事の有無を聞くなど、先手を打つことができる。
■対策２：次回から所要時間を長めに見積もる
　予定通りに進まないのは、所要時間の見積もりが甘いのが原因かも。次回からもっと長めに見積もり、その分、作業日を前倒しにするなど、余裕を持ったスケジューリングを。

この人に聞きました

人材育成コンサルタント
芳垣玲子さん
　人材育成社取締役。外資系保険会社、社員教育会社を経て現職。人材育成コンサルティングや時間管理に関する研修を、多数の企業や自治体で実施。著書『突発的な仕事に先手を打つ　残業ゼロのビジネス整理術』（税務経理協会）。

［日経ウーマン 2016年６月号の記事を再構成］

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