アルビノで実践している組織化を加速させる為のチャットワークの使い方
少し前からチャットワークを使い始めました。便利なことは知っていましたが、パソコン初心者の在宅スタッフを複数抱えているので、導入を躊躇していました。
しかし、メール＋LINEでは効率が悪いので、先月からチャットワークを導入してみることにしました。今までメール＋LINEでやってたのかよ！という意見は受付けていません。なお、チャットワークはビジネスプランで使っています。
思いの外みんな簡単に使い方を憶えてくれて、「なぜオレはあんな無駄な時間を」と思っているところです。
複数の在宅スタッフを抱えている会社は、チャットワークを導入することで組織の成長が早まりますね。
グループチャットとダイレクトチャットでこんな感じになっています。
アルビノ＝スタッフ全員に伝えたいこと
ライター育成＝ライタースタッフに伝えたいこと
イラスト関連＝イラストに関して全員で共有していたいこと
サイト別＝そのサイトの管理者＋イラストレーター＋私のチャット
個人＝個人的に伝えておきたいこと
このような使い分けをしています。
私は全てのチャットに投稿できますが、サイト別チャットはサイトの管理者かイラストレーターでないと投稿できません。他のスタッフにも閲覧権限を与えているので、全て見ることはできます。
始めはイラスト関連で、イラストレーターとのやりとを全て行っていたのですが、過去の投稿を見直すときに不便なので、サイト別のグループを作りました。
サイト別のチャットは、主にサイト管理者とイラストレーターとのやり取りです。必要に応じて私も参加します。
サイト管理者がタスクで一応の期限を決めてイラスト作成依頼を出し、イラストレーターが納期を決めます。重要サイトのイラストは優先して描いてもらいます。その時々で重要なサイトが変わりますが、全てのサイトでこのようにしています。
私を含めライターが6人いて、全てのライターから依頼が来るので、イラストレーターはなかなか大変ですが、以前よりは格段にやりやすくなったと思います。うちは副業が自由な会社で、フリーの仕事もしているイラストレーターなので、クライアントを相手にする練習にもなっていいかなと思いました。
スマホにもアプリを入れておき、すぐに返信できるものはすぐに返信します。TOについては遅くとも24時間以内の返信を原則としていますが、平日18時～翌日9時、土日祝日はすぐに返信しなくてもよいルールにしています。
グループチャットのTOに対してはかならずREで返信し、TOなしで全員に伝えたい伝言のようなものについては、意味のある返信がある場合は返信してもらい、「了解です！」みたいな、見たよ的な返信の場合は既読スルーでよいことにしています。
始めのうちは少し戸惑いもありましたが、一ヶ月ほど使ってみてだいぶ慣れてきて、今ではかなり快適になっています。何より私の負担が軽減されました。チャットワーク最高です！
私が全スタッフの全記事をチェックしていますが、個別の修正箇所に関しては、ダイレクトチャットで指示を出します。
「記事のチェック⇒修正依頼⇒修正チェック⇒必要に応じて修正依頼⇒修正チェック」の繰り返しなので、結構きついです。重要なサイトについては、記事公開後に連絡をもらいすぐにチェックして、そうではないサイトについてはRSSで更新情報を取得して、時間があるときにこちらでチェックして修正依頼を出します。
6月はみっちり記事をチェックしたので、7月はチェックなし期間ということで、間違っている部分があれば私の方で修正していきます。重点的に記事をチェックする期間と、そうでない期間を分けています。常にチェックしていると、自分であまり考えなくなり、成長も遅いんですよね。
ちなみにチャットワークは、スタッフとのやり取り以外では使っていません。ASP担当者や友人などとも使いはじめると、忙殺されて記事を書く時間がなくなりそうです。
全ての連絡がチャットワークに一元化できればいいのですが、実際には、メール、LINE、電話、Facebookがあるので、ここにチャットワークを入れると頭が爆発しそうです。私の性格上、見たものはすぐに返信しないと気が済まないので、ASPとのやり取りはメールぐらいがちょうどいいです。メールでも結局、返信は早くなってしまうんですけどね。
こんな感じで組織化が加速したので、チャットワークを導入して良かったです。同じような状況なのに、まだ導入してない！という方は、試しに使ってみてはいかがでしょうか。
修正が細かい理由
パシさん、ここまで細かく修正しているのか・・・すごい
アルビノで実践している組織作りの為のチャットワークの使い方｜アルビーノブログ https://t.co/JeHwpcELDz
— すなふきん@樹海王 (@yyz_prg) 2016年7月4日
パシさん文言修正めちゃめちゃ細かいですな……
— yuyan (@yuyan_s) 2016年7月4日
修正めっちゃ疲れますよね。でも細かく修正しないと、これでいいと思っちゃうから、ずっと続けてもらうライターには細かい修正もしてもらっています。
— パシ@竹内潤平 (@pacificus) 2016年7月4日
で、毎日この細かいチェックだと疲れるし、ライター側も人任せになるので、重点的なチェック期間とそうでない期間を設けています。1年後に成長してればそれでいい。
— パシ@竹内潤平 (@pacificus) 2016年7月4日
逆にこのレベルで成長が止まるというのは許されない。ライター始めて1～2年で成長が止まるってのは、手を抜いてるか何も考えてないか、そのどちらもかなので。自分の限界を自分で決めない。
— パシ@竹内潤平 (@pacificus) 2016年7月4日
あと重要サイトはかなり細かく見るけど、そうでもないサイトはチェックも甘いです。ブログに載せたのは甘い方です笑
— パシ@竹内潤平 (@pacificus) 2016年7月4日