Excel（エクセル）のスゴ技で作業スピードアップ（写真：JIRI / PIXTA）
仕事で「Excel（エクセル）」を使う人は多いのではないでしょうか。自分ではエクセルを使いこなしているつもりでも、隣の人はあなたの知らない便利な技でサクサク仕事を進めているかもしれません……。日本IBMのシニア・プロジェクト・マネジャーとして、数百人のメンバーを抱える木部智之氏は、仕事が速い人か遅い人かは、エクセルの使い方を見ればわかると言います。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』著者であり、自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、外資系の社員でも意外と知らないエクセルのスゴ技を教えてもらいました。
エクセルで効率化を極める
エクセルは、ビジネスで一番使われているソフトウエアではないでしょうか。その証拠に、エクセルのテクニックだけで1冊の本が書かれるほどで、雑誌も含め多数出版されています。そのエクセルで効率化を極めることが、作業時間の削減につながり、かつライバルに差をつけるための重要なポイントでもあります。私も、「スピードアップ」のために一番こだわりのあるソフトウエアはエクセルです。
まず押さえておきたいのはショートカット。キーボードから手を離してマウスを操作する。そして、またキーボードに手を戻す。この繰り返しが、仕事の遅い人と速い人の差を生み出します。
たとえば、ファイルを保存するといった操作をマウスでクリックして行う場合と［Ctrl + S］のショートカットで行う場合。これだけで3秒の差がつきます。仕事が速い人ほど、この3秒の積み重ねを大事にしているのです。
エクセルのショートカットはたくさんありますが、すべてを覚える必要はありません。ここでは、特に覚えておきたい5つのショートカットを厳選して紹介します。使用頻度の高い機能であるにもかかわらず、メンバーや同じ業界の人たちに聞いたときに、意外と知っている人が少なかったものを選びました。「知らなかった」という人は、今日からエクセルの作業が格段に速くなります。