会議でとにかく何か言わねば！と焦っていませんか？（写真：kou / PIXTA）
「会議をすると必ず時間オーバーする」「会議をしても結論が出ない」など、会議に不満を抱えている人は多いのではないでしょうか。日本IBMのシニア・プロジェクト・マネジャーとして、数百人のメンバーを抱える木部智之氏は、成果を出すチームほど、時間通りに会議を終わらせると言います。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』の著者であり、自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、会議を成果に直結させるコツを教えてもらいました。
打ち合わせや会議の開始時刻は書かれているが、終了予定時刻が書かれていない招集を受けることがあります。これはいちばんNGなパターンです。もちろん社外の人との打ち合わせをセッティングするときも、「10時30分～12時」というようにメールに終了予定時刻を書くようにしたいところです。
一方、終了予定時刻は決めているものの、議論が収束せずに安易に会議の時間を延ばすことも散見されます。会議はあらかじめ時間を決めて、なんとしてもその時間通りに終わらせなければいけません。10人の会議をむやみに30分延ばすと、「10人×30分」の5時間分の仕事が遅れることになります。
そもそも仕事は期限のあるものです。会議も設定した時間通りに終わらせなければなりません。
会議が時間通りに終わらない本当の理由
では、会議が時間通りに終わらないパターンを紹介しましょう。それは次の3つです。
① ゴールが決められていない
なんだかよくわからないけど、集まって話はした。予定時間は過ぎたけど、もうちょっと議論をしたほうがよさそうだったので時間を延長した――。会議のゴールが決められていないと、このようなことが起こります。
