仕事で１日のメールの処理件数が多い日で１００件を超えるんですね。多い人はもっとたくさんのメールを処理しているかもしれません。普通に返信をしていると１日のかなりの時間をメールに使ってしまうことになるので、メール返信の時間を短縮するためにいろいろ考えたところショートカットキーの活用に行き着きました。

他にもメールの文章を考える時間を短くするとか、社内の人に送るメールは挨拶とかなしでさらっと送るとか、移動時間を活用してiPhoneから返信するなどいろいろ試しましたがショートカットキーの活用が一番自分的にインパクトあったので紹介したいと思います。

 

メールの返信速度UPに役立つショートカットキー

今回は多くの会社で利用されているOutlookのショートカットキーになります。ショートカットキーを使う前はマウスを使ってメールを開いたり、送信ボタンを押したり、送受信したりとしていたのでキーボードで文字を打ってはマウスを動かすことでかなりの作業ロスを生んでいました。

ショートカットキーを活用することで今はではメール処理の時は一切マウスを使わず作業をすることが出来ています。

 

新規メールを作成する

Ctrl + Shift + M

新しいメールを作成する時はこれで新規のメールを立ち上げることができます。思いついた瞬間にメールを送ることもできるので依頼・確認漏れを防止することにも繋がります。

 

メールを送信する

Alt + S  /  Ctrl + Enter

書いた文章はすぐに送信。私は一旦送信ボックスに入れて送受信を押したら送信になるようにしているのですが、送受信ボタンもこのショートカットキーで押すことができます。

 

新着メールを確認する

Ctrl + M  /  Ctrl + F9

新しいメールを確認することが出来ます。

 

届いたメールを開く

Ctrl + O

メールの受信通知が出ているタイミングで押すとそのメールを開いてくれます。抜け漏れなくチェックをしていく場合は個人的には受信した瞬間にまず目を通すことを心掛けています。

 

メールを返信する

Ctrl + R

届いたメールを読んで返信する時はすぐに文章を打つことが出来ます。受信した瞬間に返信が出来るとメールを送った人からは驚かれます。

 

メールを全員返信する

Ctrl + Shift + R

全体メールをしてきた個人にだけ返そうとしたものに間違えて全員返信しないように注意が必要です。

 

メールを転送する

Ctrl + F

時々返信にして他の人の宛名にして送ってくる人もいますが、他の人に送りたい場合は転送を使うのがいいでしょう。

 

その他のショートカットキーもまとめて紹介

よく使うのは上であげた７つですが、他にもショートカットキーが用意されているので参考のために載せておきます。

 

[受信トレイ] に切り替える。	Ctrl + Shift + I
[送信トレイ] に切り替える。	Ctrl + Shift + O
メッセージを送信するアカウントを選択する。	Ctrl + Tab ([宛先] ボックスにフォーカスがある場合) の後、Tab キーを押して [アカウント] ボタンへ移動
名前を確認する。	Ctrl + K
送信する。	Alt + S
メッセージに返信する。	Ctrl + R
全員にメッセージに返信する。	Ctrl + Shift + R
メッセージを転送する。	Ctrl + F
メッセージに迷惑メールではないメールのマークを付ける。	Ctrl + Alt + J
ブロックされた外部コンテンツを表示する (メッセージ内)。	Ctrl + Shift + I
フォルダーに投稿する。	Ctrl + Shift + S
標準スタイルを適用する。	Ctrl + Shift + N
新着メールを確認する。	Ctrl + M または Ctrl + F9
前のメッセージに戻る。	↑
次のメッセージに進む。	↓
メール ビューで新しいメッセージを作成する。	Ctrl + N
任意の Outlook ビューで新しいメッセージを作成する。	Ctrl + Shift + M
受信メッセージを開く。	Ctrl + O
アドレス帳を開く。	Ctrl + Shift + B
HTML または RTF メッセージをプレーン テキストに変換する。	Ctrl + Shift + O
未読メッセージにクイック フラグを追加する。	Ins
[フラグの設定] ダイアログ ボックスを表示する。	Ctrl + Shift + G
開封済みにする。	Ctrl + Q
未開封にする。	Ctrl + U
画像のダウンロード、自動ダウンロード設定の変更、または差出人セーフ リストへの送信者の追加を行うためのメニューを表示する。	Ctrl + Shift + W
検索または置換を実行する。	F4
次を検索する。	Shift + F4
送信する。	Ctrl + Enter
印刷する。	Ctrl + P
転送する。	Ctrl + F
添付ファイルとして転送する。	Ctrl + Alt + F
選択されたアイテムのプロパティを表示する。	Alt + Enter
ダウンロード対象としてマークを付ける。	Ctrl + Alt + M
ダウンロード対象のマークをクリアする。	Ctrl + Alt + U
送受信の進捗状況を表示する。	Ctrl + B (送受信が進行中の場合)

出典: Outlook のショートカット キー - Outlook

 

まとめ

ショートカットキーを上手く活用すればメールの処理のスピードが圧倒的に改善しますし、メールが早く返ってくることは仕事が出来るというイメージにも繋がるようで、社内の人からも評価してもらえています。

メールだとどうしてもタイムラグが出てしまうことが多いですが、話をするのと変わらないくらいのスピードで返ってくると感動してもらえるので是非試してみてください！