こんにちは。私、工場見学の記事や、シュレッダーの記事に出演しているせめると申します。

実は私、本来は総務のお仕事をしています。だからこそ、今まで自分の目で廃棄の様子を見たり、シュレッダーの人件費を計算していたのです。
そもそも総務の仕事というのはとても幅広く、電球の交換から社内行事の計画などなど、時には「縁の下の力持ち」や、「会社の母」などと呼ばれます。

とはいえ、私も総務をやっているからこそわかるのですが、なかなか社内評価が上がらないのが悩みの種ではないでしょうか。そこで今回、順調に社内評価を得ているスーパー総務である私が一体どのような仕事をしていて何に悩んでいるのか。そして社内評価を上げるためにどうしているのかということをお伝えしていきたいと思います。

是非、総務をやっていてお悩みの方は参考にしてみてください。

1,書類整理。それは私の大きな仕事

さて、まずは私の代表的な仕事と言っても過言ではない書類整理から。横の社員は営業の方で、提案資料作りに集中しているご様子。彼が自分の業務に全身全霊をぶつけられるような環境を整えるのが私の仕事です。

嫌になるくらい報告書や領収書、その他書類などが散乱しているデスク。しかし、それを笑顔で整理整頓することがスーパー総務への近道なのです。

隣の営業の方の集中具合が皆さんにはお分かり頂けますでしょうか。空気のように書類を整理する。それが総務の役目です。

とはいえ、私一人でキャパオーバーになることもしばしば。その場合は、書類保管サービスや書類を電子化してしまうのも1つの手です。

このような総務の仕事を「助けてくれるサービス」を活用して、仕事を効率化していくのも大切な役割なのです！

2,何気ない気遣い。それは私の大切な仕事

業務上、あまり接することのない他部署の方たち。そんな方たちに「総務は一体なにをしているんだ？」と思われることも多々あります。
しかし、常日頃からコミニュケーションを取っていれば他部署の方たちとギクシャクすることもありません。

そこで私は常日頃から絆創膏を胸に忍ばせています。それは以前、このようなことがあったからです。

ある日、会社を歩いていると営業の方が床に倒れているではありませんか。
「どうしたんですか！」と声をかけてみると、「ボーっとしていたら転んでしまいまして…」とのこと。

そこで私はすかさず、偶然持っていた絆創膏を差し出したのです。
この事件を境に、転んでいた彼が私の名前を飲み会で度々口にしてくれたらしく、「総務部のせめるって人は心遣いが凄い」と言われるようになりました。

こんな世の中だからこそ、些細な気遣いでも人の心に残る。それを胸に人に接することが大切なのです…。

ちなみに、転んでしまった原因はないか調べてみた結果、人が通る導線の上に整理されていない雑誌や本を発見しました。
このような、「捨てたいけどいつ使うかわからない書籍や雑誌など、会社においておくと邪魔になってしまうもの」を処理するため、ストック保管サービスの導入を推進していきたいと思います。

3,経費削減。そのためには自分で動く

会社に必要な経費。業務上、どうしても出ていってしまう支出は仕方ありません。しかし、自分で出来ることなのにも関わらずそこにお金をかけてしまうことは非常に無駄です。
だからこそ、写真のように自分で電球を変えることも。そして、節約のため使用しない部屋の電気はすぐに消すことを心がけています。

これは、以前の未来工業様の記事で気付いたことです。

また、電球交換だけではなく棚を取り寄せて自分で組み立てたりもします。ここでのポイントは決して「手伝って」と言わないこと。

ここで「手伝って」と言ってしまうと総務の影が霞んでしまう…そのため笑顔で組み立てから設置まで行うことがとても大事です。

4,社内の問題点を洗い出す。そのためには聞くことが大事

社内の問題点。それは総務がきっちりと把握し、改善策をねらなければなりません。

しかし、自分たちだけの視点で見ているだけでは、問題点というのは気付かないもの。部署や仕事内容が違うだけで感じていることも大きく変わってくるため、大切なことは社員の方に聞き込み調査をすることが大切です。

私はいつも写真のように問題点の聞き込み調査を行い、ついでに社内行事の希望まで取ります。

希望を取ってみたところ、「流しそうめん」と答えた方が多数いたので資料作りを行いました。きちんと社員の方の意見を汲み取り、見やすい資料を作るスキルも総務には大切です。

5,お茶入れの基本は湯冷まし。美味しいお茶は評価を上げる

美味しいお茶入れは評価アップのポイントです。一度、湯のみで湯冷ましを行い、適温(80℃くらい)にしてからお茶をいれます。

一見面倒くさいこのような細かい作業でさえも、心を込めて笑顔で行うことで社内評価のアップに繋がるのです。

美味しいお茶をいれて…

外回りから帰ってきた、クタクタの営業の方にプレゼントしました。果たして元気が出るのでしょうか…。

「パァーーー！！」という音がふさわしいくらいに喜んでいただけました。
これでもうひと踏ん張り出来そうとのこと！

勿論この後は、しっかりと食器の手入れも欠かしません。

いつも綺麗に整理整頓。みんなが使いやすいと思える環境づくりを笑顔で行います。

6,もう深夜。そろそろ帰宅だ！

気づけば定時も過ぎ、帰り支度を整えて歩いていると…いつもの営業さんが頭を抱えています。

「どうしたんですか…？」と聞くと…
「Excelがよくわからなくて…。Vlookupが使いこなせないんです…このままじゃ納期に間に合わない…」

そんな時は腕の見せどころ。総務たるものワード、エクセル、パワポを使いこなせてなんぼです。わかりやすく教えてあげ見事理解してくれたそう。

わかりやすく教えるために使ったホワイトボードは、使用後しっかりと消します。

使ったものは以前より美しく笑顔で綺麗にする。それが、総務の心がけるべきことでもあるのです。

総務は社員を支える縁の下の力持ち。でも困ったときは「総務を支えてくれるシステム」の導入も検討すべし！

総務の仕事内容は外からではなかなか把握しづらいものです。一見、地味なことも沢山あります。
しかし、笑顔で社員の方たちを想い、仕事しやすい環境を作っていく。それが、評価を得る総務への第一歩です。

そのためには心の中の「めんどくさい」をなくすこと。それが一番です。
とはいえ、仕事量が多くなってくるとスーパー総務と言えど一人でさばくのは非常に困難になってきます。その際は外部のリソースを上手に活用し「出来る総務に見せる」ということも忘れてはいけません。

今では総務を支えてくれるサービスが多くできています。それらを活用しつつ、笑顔で作業をこなし社内評価アップを目指しましょう！