長男のサッカーチーム保護者会会長になって早2ヶ月。

できるだけ集まる回数を抑えつつ、限られた時間の中で効率よく仕事をすすめたい。そのためには仕事をしやすい環境づくりから…ということで、就任当初は文書やマニュアル作成、ミーティングに追われました。その甲斐あってか、日常の業務や大会運営に関してはわりとスムーズに行えていると思います。

とはいえ、人が多く集まる団体なので想像もしないようなトラブルや問題が出てきます。この2ヶ月、胃が痛くなるようなこと、怒りでふるえるようなこと、涙がでるようなこと、いろんなことがありました。そのほとんどは、もとをたどれば伝え方のまずさが原因だった気がします。

誤読、勘違い…それによる仕事のミス、感情の行き違い。

さまざまなトラブルをとおして学んだのは「大事なことを伝えるときはLINEじゃダメ」ということでした。

LINEのやりとりで誤読が多発

LINE上でちょっとした打ち合わせをしたり、連絡をしたりするときに起こりがちなのが誤読です。仕事中だったり、妹や弟の世話をしながらだったり、料理をしながらだったり、LINEをチェックするタイミングは人それぞれ。そのときの状況によって流し読みになってしまったり、勘違いしてしまったり、誤読の要因はゴロゴロころがっています。

なるべく簡潔にまとめようとするとそっけなくなるし、ところどころに気遣いの言葉を入れれば果てしなく長くなる。言葉だけでなく、絵文字のあるなし、選ぶ絵文字の種類などによっても文章の印象がガラッと変わってしまい、そんなつもりはなくてもクレームのように受け取られることもしばしば。

こういった誤読や勘違いによるトラブルというのは、同じ学年の役員仲間というよりも、他学年の普段あまり親交のない担当者とのやりとりで起きることが多いです。

よく知らない相手との文字だけのやりとりは難しい。LINEやメールは確かに便利だけど、そういう意味では難しいツールでもある。

どうしたもんじゃろのぉ、ということでわたしなりの対策をメモがわりに書いておきます。

対策① LINEで用件を伝えて、様子をみて電話する

これなら伝わるかな？これならどうかな？と考えながら文章を組み立てても、誤読が起きることはたくさんあります。雲行きがあやしいなと感じたら、早々に文字で伝えるのはあきらめて、電話に切り替えるほうが楽。こうすることで誤読も減り、時短にもつながりました。

ただ、電話だけにしてしまうと「言った」「言わない」ということにもつながりかねないので、前後どちらかで内容をまとめたものを文字で伝えておくということが大事かなと思います。

対策② お願いと謝罪は必ず会って話をする

LINEはとても便利なツールですが、大事なことはやっぱり会って話をしたほうがいい。わたしは「なにかをお願いするとき」と「謝るとき」は必ず会って話すように心がけています。特に謝るときは絶対。

完璧な人間はいないのでミスは必ず起こります。ミスしないように注意することも大事ですが、ミスをしたときにどう動くかのほうがよっぽど大事です。

実際に周りからは「え？電話でよくない？」と言われることが多いですが、たとえ30秒の面会で終わる小さなことであっても、時間をつくって会いに行って謝るようにしています。効果は…わかりません（笑）でもそれ以上にもめることも、苦言を呈されることもないので、よしとしておきます。

対策③ 誤読は起きるものと肝にめいじておく

最終的にはこれかなと（笑）実際に「なんで伝わらないんだろう？」「この人ちゃんと読んでるのかな？」と思うことはたくさんあります。でもそれって当たり前のことですよね。気が合う友達（であっても、仕事になるとダメになるケースもあります）や長年一緒に仕事をしている同僚でもない、あまりよく知らない人とやりとりしているわけですから、文意やニュアンスが思うように伝わらなかったとしても仕方ない。それに、そういう微妙なニュアンスを含んだ連絡なら、LINEで伝えるのはやめて電話するか会って話した方が無難です。

LINEで伝えるのは誤読が起きたとしても実務面・感情面で取り返しのつくような連絡のみ、と決めておけば大きなトラブルは避けられるんじゃないかなと思います。

まとめ

ちょっとしたことを決めたり相談したりする打ち合わせは、LINEのグループトークで行うのが楽だし、手っ取り早いです。でも、時と場合によっては逆にこじらせる元にもなる。

ものすごく当然のことですが、なんでもLINEで済ませるのではなく、連絡の種類や内容と人をみて判断していきたいなと思います。

おしまい。

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