進化する「Googleドライブ」、新たに追加された便利機能まとめ

　初期のGoogleドライブは、主に「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」などの保管場所としての役割を果たしていた。その後さまざまなファイルに対応するようになり、「Microsoft Office」との統合も実現した。

　それでもまだ使いにくい部分が残っていた。Googleドライブで同期するクライアントの設定はあまり自由が利かなかったし、Office用のプラグインは「Outlook」をサポートしていなかった。これまで共有ファイルサーバを使っていたシステム管理者は、Googleドライブを正しく設定するのに苦心していた。他にも使いにくい部分を挙げればきりがなかった。

　それが、ここ数カ月間でリリースされた機能は、一見マイナーだが大幅なサービス改善につながるものだ。

1. 同期フォルダの選択が可能に（Windows、Macに対応）

MacでもPCでも、同期するGoogleドライブ内のフォルダが選択できる
提供：Andy Wolber

　まず、Googleドライブ内でどのファイルやフォルダを自身のデバイスに同期するか選択できるようになった。

　Googleドライブの同期アプリに追加されたこの新機能で同期フォルダを選択すれば、デバイス内のハードディスク容量が削減できる。例えば、Googleドライブ内に保存している200Gバイト以上のファイルのうち、100Mバイトのみを同期することも可能だ。「Chromebook」で機能を補完して使うことを想定しているような安価な「Windows」システムをはじめ、ハードディスクの容量が限られているMacやWindowsであれば特にこの機能が役に立つ。

WindowsとMac向け「Google Drive」、同期するフォルダを選択可能に

　この機能は、ネットワークトラフィックの削減にも有効だ。接続されているデバイス数が多い場所では、この機能によって大幅に環境が改善されるだろう。誰かがファイルに変更を加えたとしても、そのファイルを同期するよう設定した人だけが帯域を使用することになるためだ。大容量の「PowerPoint」ファイルに小さな変更を加えた際に、企業内全員のデバイスで再同期が発生することもなくなるのだ。特定のファイルを同期しないよう設定した人も、ブラウザからいつでもそのファイルにアクセスできる。自分が必要なフォルダだけ同期すれば済むのである。

　Googleドライブのアプリでは、選択したフォルダだけでなく、Googleドライブ内のメインドライブである「マイドライブ」の最上位にある個別のファイルも常に同期されるようになっている。筆者は、「マイドライブ」ディレクトリにさまざまなファイルを何年間にもわたってため込んでいたのだが、あるサブフォルダを同期した際、アプリが選択したファイルと同時に「マイドライブ」ディレクトリにあるすべての個別ファイルも同期したため、4.8Gバイトものファイルを同期することになってしまった。そこで筆者は、「マイドライブ」ディレクトリ内のファイルを他のサブフォルダに移動、同ディレクトリにてデフォルトで同期するファイルの容量を0Mバイトまで削減した。つまり、同期機能を最大限に管理したいのであれば、ファイルの保管場所を変えた方がいいかもしれないということだ。

　同期フォルダ選択機能の設定は、MacまたはWindowsにてGoogleドライブアプリをインストールするか更新し、セットアップ時に同期したいフォルダを選択すればよい（Chrome内であれば、オフラインでも特定のGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどのファイルにアクセスできるよう選択可能だ。企業で利用する場合、「Google Apps」の管理者がこの機能を無効にすることもできる）。

2. ファイルのアクセス期限を設定する（ブラウザ向け機能）

Googleドライブ内に置かれているGoogleドキュメント、Googeスプレッドシート、Googleスライドに対し、ブラウザからファイルにアクセスできる有効期限が設定できる
提供：Andy Wolber

　共有ファイルに対し、有効期限が設定できるようになった。一時的にドキュメントへのアクセス権限を与える際に便利な機能だ。

　誰かとファイルを共有する際、いつものように名前やメールアドレスを入れ、アクセス権限を「コメント可」か「閲覧者」に設定し、招待する。次に、再度共有ボタンを選び、詳細設定を選択。ファイルを共有した人の名前が書かれた行にカーソルを動かすと、時計のアイコンが表示される。時計を選択し、ファイルにアクセスできる期限をそこで設定する。現在の日付から1年以内で好きな日程が設定できるようになっている。

（編集部注：この設定は、職場や学校などの団体でアカウントを使用している場合にのみ利用できる）

3. サードパーティーアプリに対応

Android版Googleドライブアプリでは、Googleドライブ内で他のアプリを使ってファイルを開き編集することができる。例えば、Googleドライブアプリ内にて、MarkdownファイルをiA Writerアプリで開いて編集することも可能だ
提供：Andy Wolber

　「Android」向けGoogleドライブの最新版では、Googleドライブからファイルを開いて編集し、ドライブ上に保存できるようになった。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドにてこの機能が使えることはもちろん、他のファイル形式にも対応する。例えば、Android用Googleドライブアプリ内でMarkdownファイルを選び、iA Writerといったサードパーティー製のMarkdownエディタを使って編集することもできるのだ。編集した内容はGoogleドライブに保存される。「Snapseed」や「Googleフォト」などの画像エディタを使って画像を編集することも可能だ。

　Windows版Googleドライブでは、Office用プラグインでOutlookの添付ファイルがサポートされるようになった。つまり、Outlookメールで受信したファイルをGoogleドライブに保存できるほか、送信メールにGoogleドライブ内のファイルを添付することも可能だ。

4. 操作方法の解説を改善

管理者に向け、使い方がよりわかりやすく解説されている。例えば、企業内でファイル共有する際には、このように3つの段階を踏んで設定するようにとある
提供：Andy Wolber

　このほか、ユーザーや管理者に向けたオンラインの操作方法解説ページが大幅に改善されている。Google Appsラーニングセンターでは、Googleドライブの基礎が学べるほか、BoxやDropbox、Microsoft OneDriveなどから移行するユーザーに向けたさまざまな情報も提供している。

　管理者に対しても、操作方法がよりわかりやすく解説されている。これまでは、一般的な小規模オフィス向けファイルサーバを使っていた管理者がGoogleドライブの共有機能を設定しようとすると、何ページにもわたるドキュメントに目を通す必要があったのだが、今では簡潔なイラストつきの説明書が1ページ用意されていて、企業内でファイル共有する際の設定プロセスが3段階で順に解説されている。

まとめ

　ここで紹介した機能を全部まとめると、真のユーザーが本当に望んでいることに対し、Googleドライブ部門がいかに真剣に取り組んでいるかがわかる。多くの機能がMicrosoft OfficeユーザーやWindowsユーザーに向けたものであることも、その取り組みの表れと言えよう。