はじめに
社員数14名と少人数体制ながらも、提供しているマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz (ティーチミー ビズ) 」の有償導入企業は900社を超える、株式会社スタディスト。
「Teachme Biz」は2013年9月に本格展開が開始され、企業や組織に欠かせない業務マニュアル、手順書作成・共有基盤として、会社の規模や業種を問わず全国各地に導入が進んでいる注目のクラウドサービスです。
同社は、メンバーの多くが元コンサルタントの精鋭集団。自社が提供する「マニュアル」を通じて業務改善そのものも提案できることが強みであり、もちろん社内の業務効率化も徹底しているとのこと。
今回は、昨年12月に総額1億5千万円の資金調達を行うなど急成長のスタートアップで、賢いクラウドサービスの活用状況についてCMOの豆田さんにインタビューをしてきました。
スタディストが使っているクラウドサービス
Yammer(ヤマー)
スタディスト創業当初から使っているクラウドサービスが、社内SNSのYammer(ヤマー)です。
現在では多くのクラウドサービスが登場している社内SNSですが、必要十分の機能で、現在でも無料プランの利用を続けているとのことです。
Yammerを導入した背景など
「創業当時はコンサルティング事業をメイン事業としていたことも有り、メンバーがそれぞれ遠方へ出張に出る機会が多く、遠隔でも連絡を取る必要があったことから使いはじめたのが導入のきっかけです。」
「それほど比較はせず、試しに使い始めたのがYammerだったのですが、特に機能的な不満もなくかれこれ6年使っています。マイクロソフトが買収したタイミングでなくなるかなと思いましたが、サービスが継続されていて嬉しいです。」
社内ではYammerだけで議論や決めごとが進んでいくので、スタディストさんに合流した人が戸惑う事も多いそうですが、意思決定のスピード感を維持するためには必要なツールであるとのことでした。
Yammer(ヤマー) https://boxil.jp/enterprise_sns/357
Benchmark Email（ベンチマークイーメール）
次にスタディストで導入歴が長いクラウドサービスは、メール配信システムのBenchmark Email（ベンチマークイーメール）です。
メール配信システムの利用歴は約4年だそうで、導入時はいくつかのサービスを比較した上で、現在のベンチマークを選ばれたとのことでした。
Benchmark Emailを導入した背景など
「メール配信システムを導入する前は、自前のデータベースからテキストメールを一斉配信していました。その後、手作業で配信設定スケジュールをエクセルで組みながら、現在で言うステップメールのようなことを始めていたのですが、どうしても工数が掛かり過ぎていました。」
「今でこそ、多数のサービスでステップメールやHTMLメールが簡単に送れるようになってますが、当時はまだHTMLメールがステップメールで配信できるサービスは少なく、中でも、サポートの手厚さと操作性の良さからベンチマークに決めました。」
導入当時と異なり、現在は毎月250通まで無料で配信が可能になっているため、さらにトライアルしやすくなっていると言えるでしょう。
Benchmark Email（ベンチマークイーメール） https://boxil.jp/email/156
Chatwork(チャットワーク)
次は、効率的な社外とのコミュニケーションを支えているクラウドサービスの紹介です。現在スタディストでは、社外の取引先とのコミュニケーションはほぼすべて Chatwork(チャットワーク) を利用しているそうです。
Chatworkは、言わずと知れたチャットツールとして馴染みが深い方も多いかと思いますが、社内外で2つのサービスを分けて利用されている背景について伺いました。
Chatworkを導入した背景など
「Chatworkは現在、社外コミュニケーションツールとしてのみ利用しています。社内コミュニケーションはYammerで、社外の取引先様とのやり取りはChatworkといった使い分けです。」
「選んだ理由はシンプルで、当時、周りで使っている人が多かったためです。
また、社内と社外でサービスを分けているのは誤送信を回避するためで、どちらかに一本化してしまうと、どうしても誤って送信をしてしまう可能性があります。社内外で使い分けておけば送信時に意識するようになることから、そのようなリスクを減らすことができます。」
自社システムとの連携もさることながら、お客様がどのようなツールを利用されているか、またリスクマネジメントの観点からはどうかという視点で考えることも、業務最適化につながっているようでした。
Chatwork(チャットワーク) https://boxil.jp/others/355
kintone（キントーン）
kintone（キントーン）は、業務情報を共有するためのアプリケーションを簡単に作成できるクラウドサービスで、プログラミングなしのドラッグ＆ドロップで自由にデータベースを作ることも可能です。
kintoneを導入した背景など
「kintoneは、営業管理・CRMツールとして利用しています。タスク管理や日報の作成、売上集計なども行えますが、社内での使い方はライセンス管理がメインです。
お客様の契約更新日の社内アラートや契約本数の管理、簡易的な売上集計、売上推移記録などに使っています。」
kintone（キントーン） https://kintone.cybozu.com/jp/
kincone（キンコン）
kincone（キンコン）は、SuicaやPasmoなどのICカード（IC定期券）をかざすだけで、移動経路を読み取ってくれる交通費精算のクラウドツールです。
iPhoneなどのiOS端末とAndroid端末の両方に対応しており、その名の通り、アプリの入ったスマートフォンにICカードをかざせば「キンコーン」と音がします。
ICカードをプライベートと分ける必要もなく、デジタルに読み込んだ経費項目の中から、任意項目を選択するだけで精算が可能です。
kinconeを導入した背景など
「業務に関する中で、毎月末の憂鬱な時間だったものが旅費精算です。
Googleカレンダーを確認しながら少なくとも１時間ほどかかってしまう作業から、面倒で精算しない月も有りました。kinconeを知ってすぐにお試しを開始した後、即導入を決めました。今では無くてはならないツールです。
実際にkinconeを使ってみるとわかると思いますが、本当に月末の時短が可能です。このスピードでなければ、今でも交通費精算はやらないでしょうね。月額200円で月末の時間が短縮されて業務ストレスもなくなると考えれば、迷う金額ではないかなと思いますよ。」
kincone https://boxil.jp/attendance/968
請求発行、決済関連業務
FREX B2B後払い決済
FREX B2B後払い決済は、取引時の与信、売買発生後の請求書発行、督促などの決済に関わる一連の流れを代行してくれるサービスです。
「弊社サービスの一番小さい料金プランは年間60,000円で、サービスの拡大に応じて月に処理する件数も増えてきてきました。
請求書を一枚一枚発行する手間や、入金確認、督促をする手間などがコスト的には見合わなくなってきたことで、一部料金プランに関しては決済代行を導入しました。
FREX B2Bは、掛売りの債権を保証してくれる点もさることながら、請求から決済に関する一連の業務を代行してくれることから、迷わず導入しました。」
FREX B2B後払い決済 https://boxil.jp/accounting/477
カスタマーサポート業務
Zendesk
Zendeskは、カスタマーサポートを効率化するサービスで、よくある質問への応答を作成しておくことができるなど顧客対応のシーンで多く導入されているサービスです。
「Zendeskは、問い合わせがまだ少ないうちから将来的なCSの効率化を目的に導入しました。
問い合わせの対応状況を可視化できますし、問い合わせ件数、初回対応時間の記録等をバックグランドで集計していて、いつでも確認できる機能を重宝しています。」
Zendesk https://boxil.jp/others/565
経費精算業務
STREAMED（ストリームド）
STREAMED（ストリームド）は、物販に関する手書きの領収書やレシートをスマートフォンで読み取るだけで、経費精算のためのデータ一覧ができるクラウドツールです。
「kinconeと同様、毎月末の憂鬱な経緯精算の時間を無くすために導入しました。」とのこと。精算関連などの毎月必ず発生するタスクに関しては、徹底したツールでの効率化をされているようでした。
STREAMED http://streamedup.com/
マーケティングオートメーション
47ps（シナプス）
47ps（シナプス）は、自社サイトに来訪したお客様が何に興味もっているかを可視化できるリードナーチャリングツールです。
「利用し始めたきっかけは、営業に受け渡すリードの確度を高めるためと、前述のベンチマークとの連携のし易さからです。
メールマーケティングの効果をより大きくすることができることに加え、グーグルアナリティクスで手動でやっていた多くのことが自動化できることから導入しました。特にサイト訪問者ごとに閲覧導線が確認できること、特定の導線を通った時の社内アラートができるので、半自動で角度の高いリードを営業に受け渡すことができるようになりました。」
47ps（シナプス） https://47ps.net/
グループウェア
Google Apps for Work
Google Apps for Workは、Googleが提供するグループウェアで、どのデバイスからもビジネスで必要なメールや予定表、ファイル共有が行えるクラウドサービスです。
「グループウェアは特別なものを入れておらず、Google Appsを使っています。その他、データ共有はDropbox Businessを使いながら、それぞれが離れていても問題なく情報共有しています。」
Google Apps for Work https://apps.google.com/intx/ja/
振り返り
最後に、今回はスペースの関係でご紹介できなかったサービスもありましたが、スタディストが利用しているクラウドサービスを振り返ると、総勢15のサービスが利用されていました。
サービス紹介
・社内SNS：Yammer(ヤマー)
・メール配信システム：Benchmark Email（ベンチマークイーメール）
・社外用SNS：Chatwork(チャットワーク)
・SFA・CRM：kintone（キントーン）
・交通費精算：kincone（キンコン）
・請求・決済代行：FREX B2B後払い決済
・カスタマーサポート：Zendesk（ゼンデスク）
・経費精算：STREAMED（ストリームド）
・マーケティングオートメーション：47ps（シナプス）
・グループウェア：Google Apps for Work
他にもこんなクラウドサービスを使っています・・・
・社内会議：Skype（スカイプ）
・オンラインストレージ：Dropbox Business
・アクセス解析：Google Analytics
・名刺管理（電子化）：Sansan ※利用はスマホアプリ版のみ
・マニュアル作成・共有：Teachme Biz (ティーチミー ビズ)
まとめ
今回は、徹底的な社内効率化を実現している株式会社スタディストの豆田さんにインタビューをさせて頂き、クラウドサービス導入の背景で導入や効果的な利用方法などを中心にお話を伺ってきました。
インタビュー中に印象的だったことは、スタディストさんはマニュアル作成サービスを提供する企業として、徹底的に「仕組み化」・「標準化」をするために最新ツールのトライアルを続けられながらも、社内メンバー個々人の働き方はとても自由度が高いことにありました。
豆田さん自身、現在は東京を離れてご家族と九州へ移住されていながら、ひと月のうち約半数ある東京でのご出勤にあわせて、取材のために貴重なお時間をいただくことができました。
今後も様々な企業の方にインタビューを行うことで、インタビュー企業と同じような業種や規模の方々の参考になるような記事を配信していきたいと思います。
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