証拠保全とはどういうものですか？

証拠保全とはあらかじめ証拠調べをしておかなければその証拠を使用することが困難となる事情があるときに認められる手続きです（民事訴訟法第２３４条 ）。つまり、治療の結果に納得いかない患者さんがカルテを入手しようとした時に行われます。患者さん側は、病院側によるカルテの改ざんや隠匿を防ぎたいと考えていることが多いです。
証拠保全決定がなされると証拠調べがなされる前の１，２時間程度前に、裁判所の執行官によって決定正本と期日呼出状が送達されます。その後、昼ごろに裁判所から病院に裁判官や患者側の弁護士が訪問してきて病院にカルテ等の提示を求めます。証拠保全の申立人側は決定正本に記載されている種類の証拠をカメラで撮影していきます。
病院側、医師側としては、事前に一切連絡もないままいきなり当日に証拠保全が行われるわけですから大変負担が大きい手続きといえます。
一方で、証拠保全は裁判所の手続によるものですから、少なくとも証拠保全以降には改ざんの事実はないことを証明できますのでデメリットだけというわけではありません。

証拠保全を断ることはできるのですか

証拠保全を断ったとしても罰則はありません。しかし、証拠保全を断り、裁判になった段階で診療録等を提出したような場合には、やはりそれまでの間に改ざんや隠匿をしたのではないかと裁判上は疑われることになります。
そもそも、診療録等については任意であっても開示すべきものですので、証拠保全に対しては誠実に対応したほうがよいと思われます。
ただ、証拠保全はあくまで診療録等の保全を求めるものですので、内部的な事故報告書等については開示する義務はありません。しかし、診療録に一緒に綴られている場合にはそのまま謄写されてしまいます。内部文書については初めから診療録とは別個に管理しておく必要があるでしょう。

病院側として証拠保全に備えておくべきこと

事務方に、証拠保全という裁判所による手続きがあることとその際の対応方法を周知させておくことが必要です。裁判所の執行官から証拠保全決定書を渡された時点で、診療録等を準備して謄写のための部屋を確保し、レントゲンなどもその場で裁判官が見られるようにシャーカステンなども用意しておくとよいでしょう。
また、診療録そのものについても記載を修正する際にはなるべく修正液等を使わず、改ざんを疑われないようにすることが必要かと思います。

病院側の弁護士の証拠保全への立会いの必要性について

証拠保全において開示すべき書類の種類は、決定正本に記載されているものに限られます。
しかし、経験の少ない病院側にとっては、証拠保全で開示すべき書類なのかそうでないのかについての判断をその場ですることは容易ではありません。患者側の弁護士は申立代理人として来るのが通常であり、場合によってはその場で「これも写してほしい。あれも写してほしい」と決定正本に記載されていない種類の書類の撮影を要求してくることもないわけではありません。
法に則った正しい証拠保全手続が行われているかを病院側でも正確に把握するためにも、できうる限り病院側も顧問弁護士が立会った上で証拠保全に望むのが望ましいといえます。

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