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Excelにはピボットテーブルという便利な機能があるのをご存知でしょうか？
（突然ですが、とても有能なピボットテーブルに敬意を込めて以後ピボットくんと呼びたいと思います。）
では、ピボットくんは何ができるのでしょうか。また、どういう場面でピボットくんが活用できるのでしょうか。
職場でも家庭でもいろんなところで活躍するピボットくんの活用法、その勇士をご紹介します。
ピボットくんで何ができるの？
筆者が就業中に幾度となく繰り返したのがPDCAでした。プランをたてて実行し結果をチェックして対策、そしてまたプラン。
その一連の作業のチェックの時に活用したのがピボットくんでした。
何十種類もある工程を処理された製品の実績は何百万という膨大な数字となりますが、そういう膨大な数字もピボットくんを使えばみやすく解析できます。
「この工程がプランに達成していない」それに気付くことが業績を上げていくことに繋がっていきます。例えばExcelの表にフィルターをかけて工程ごとに数値を確認していては時間がいくらあっても足りません。
最近ではExcelで家計簿をつけている人も多いのではないでしょうか？家計簿にもピボットくんを活用することで何にお金を使ったかなどが一目瞭然となります。
「今月は食費が高かったな～」、「あれ？交際費がこんなに！」家計を見直すことで無駄に気付き節約につなげることができます。
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中小零細企業では伝票片手に電卓をたたいて途方もない計算をしているところもあります。担当別に伝票を分け一枚ずつ電卓で加算していき、数値が合わないとまた最初からやり直しです。ピボットくんはそんな場面でも活躍します。
ピボットくんの使い方
ピボットくんの使い方について、ここではおおまかな流れを説明します。
まず、ピボットくんの元データとなる表を作成します。
表の作成には日付、数値(金額や処理実績など)、名目などが必要となります。
例えば家計簿なら、Excelの左から日付、名目(食料品、ガソリン代など)、金額の3項目を作成し縦方向にデータを入力していきます。
この表を元にピボットくんを作成することによって、日ごと、項目ごとの合計金額が表示できます。
ピボットくんの活用法
1.ピボットくんのグループ化機能を使うことで、月ごとのデータを表示することもできます。
2.ピボットくんは金額(合計)の欄をクリックすることで別シートに明細を表示します。金額(合計)の内容もすぐ確認できるわけです。
3.会社で営業担当別の実績を出したい場合などは、データの元となる表に担当者の項目を追加してレポートフィルタを使用することにより担当ごとのデータを表示することもできます。
4.担当者の項目を列ラベル・または行ラベルに移動させて担当者全員の結果をひとつにまとめて表示することもできます。
ピボットくんの使い方紹介サイト
Excel入門[Excelで家計簿(簡易版)]ーテーブルとピボットテーブルの基本ー
まとめ
ピボットくんを使用することで、膨大な数字を簡単にみやすくまとめることができます。
またピボットくんは並べ替えにも対応していますので、家計簿で金額が大きい順に並べ替えて家計を圧迫しているのが何か、営業実績で数値の少ない順に並べ替えて営業実績が少ない取引先・担当者などを簡単にみやすく表示できます。またグラフにも対応していますので、視覚的にアプローチするのにも役立ちます。
とにかく万能で有能なピボットくんを使いこなせるようになったら作業効率があがること間違いなしです。
まだ使いこなせていないという方は早速勉強しましょう！
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