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ビジネスエリートにとって一番大事なのはやはり数字ではないでしょうか。
コミュニケーション能力、プレゼン能力、他にもいろいろ必要でしょうが、元になる数字が間違えていたら元も子もありません。
Excelでは表示をみやすくしたり、結果次第で表示方法を変更したりする便利な機能がたくさんあります。
それらの機能を使いこなして今日からあなたもビジネスエリートを目指しましょう。
選択肢から選んで入力
時間がないときや急いでいるとき、どうしても人は間違えてしまいます。
そんなときExcelでは入力を制限したり、想定外の入力に対してエラーメッセージを表示する設定があります。
表示をみやすくすることで間違いを減らすこともできます。
また、表に膨大な数字が入力されているとき、もちろんすべての数値を確認しなければならないでしょうが想定外の数値を強調して表示することで確認作業を手助けすることができます。
もちろん自動ではありませんので自ら設定しておく必要があります。
ドロップダウンリスト
[ドロップダウンリスト]を使って入力内容をあらかじめ用意した選択肢の中から選ぶことができます。
(1)入力する選択肢を縦一覧の表にしておきます。
(2)次に、ドロップダウンリストを使用したいセルを範囲選択し、[データ]タブ→[データツール]グループ→[データの入力規則]ボタンをクリックします。
(3)[設定]タブ→[入力値の種類]で[リスト]を選択、[元の値]に先で作成した選択肢の表を範囲選択して完了です。
必要なセルにだけ入力
(1)まず、セル番号の一番上をクリックしてすべてのセルを選択します。
そのまま右クリックで[セルの書式設定]→[保護]タブ→[ロック]のチェックを入れます(デフォルトではチェックが入っています)。
(2)次に、入力したいセルを選んで右クリックで[セルの書式設定]→[保護]タブ→[ロック]のチェックを外します。
(3)[校閲]タブ→[シート保護]→[OK]でロックのチェックを外したセルにしか入力できなくなります。
規定内の数値しか入力できないようにする
(1)まず、設定したいセルを選択します。
(2)前述の、[データ]タブ→[データツール]グループ→[データの入力規則]ボタンをクリックします。[設定]タブ→[入力値の種類]で今回は[整数]を選択してみましょう。
(3)[データ]でいくつかの選択肢が出ますので設定したい内容を選びます。例えば[次の値以上]を選んだ場合[最小値]を入力できるようになるので仮に「10」と入力すると10未満の数値及び整数以外は入力できなくなります。また、[エラーメッセージ]タブで設定外の入力があった場合に表示するメッセージをオリジナルにすることができます。
(4)[エラーメッセージ]タブ→[無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する]にチェックを入れて(デフォルト)、[スタイル]→[停止]→[タイトル]→(例)「規定外です。」→[エラーメッセージ]→(例)「10以上の整数を入力してください。」と入力することでエラーメッセージをオリジナルにすることができます。
特定の数値を目立たせる
(1)[ホーム]タブ→[条件付き書式]→[新しいルール]→[ルールの種類を選択してください]→[指定の値を含むセルだけを書式設定]→[ルールの内容を編集してください]
(例)[セルの値]→[次の値の間]→「1」→「10」と順番に入力します。
(2)[書式]のボタンを押して希望の書式を設定すると、1~10が入力されたセルが希望した書式で表示されるようになります。
テーブルの書式設定
作成してある表全体を選んで[ホーム]タブ→[テーブルとして書式設定]→好みの書式を選びます。これで表全体が縞模様になってみやすくなります。
まとめ
仕事をする上で間違いはなるべく減らしたいものですが、人はどうしてもミスをしてしまいます。
数字をいかに間違いなく入力するか、また入力してある数字をいかにみやすくするかでミスを減らしていけるのではないでしょうか。
資料をみやすく作成することは時間の短縮にも直結します。
ミスを減らし、時間も短縮することで今までとは違った仕事ができるようになること間違いなしです!
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