50人以下のベンチャー企業やスタートアップで、小規模のオフィスの移転を考えている方。
「失敗したくないけど、何からやればいいかわからない」
「一人でなるべく簡単に、移転を行いたい」
そう思っている方は多いのではないでしょうか。
オフィスの移転はやることが非常に多く、何の知識もない状態で始めると余計な手間やコストがかかってしまいます。
この記事では、オフィス移転の専門家が、オフィスの移転に必要な全てのポイントを、実際の手順に沿ってお教えします。
これさえおさえれば初めての方でも一人でも移転が出来る、最低限の情報をお教えしますので、オフィス移転を失敗なく出来るだけ簡単に行いたい！という方は必見です。
ポイントをおさえて、オフィス移転を成功させましょう。
目次
１ スケジュールと目標設定が重要
１－１ まずは現オフィス退去予告と契約条件を確認しよう
１－２ 新オフィスの要望をまとめる
１－３ 移転に関するトータルの予算組みをする
２ 実際にオフィスを探す
２－１ 条件に合った物件を探す
２－２ 物件を実際に内見する際の注意点
２－３ 物件の申込時には必ず交渉する
３ 物件の申込と並行して工事業者を選定する
３－１ 内装業者は信頼できる1社を選ぼう
３－２ ワンストップで移転をお願い出来る業者紹介
４ オフィスを契約
４－１ 契約の際に必要な書類を用意する
４－２ 物件を契約する際の注意点
５ 各種手続き
５－１ 各官庁へ届出をする
５－２ リースの名義変更と関係業者へ連絡する
５－３ 挨拶状や印刷物等の手配をする
６ 内装工事開始と引っ越し
６－１ 内装工事は契約開始日から入れるようにする
６－２ 必要なものと不要なものを梱包・ラベル分けする
7 まとめ
１ スケジュールと目標設定が重要
オフィスの移転をする際に重要なのが現在のオフィスを借りた際の契約内容です。現オフィスの契約内容次第で移転計画は大きく変わってきます。
まずは契約内容を把握した上でのスケジュール設定と今回のオフィス移転に求める目標設定を明確にしましょう。
■株式会社内田洋行：オフィス移転チェックリスト
http://office.uchida.co.jp/files/relocation_manuals_1.pdf
こちらのページではオフィス移転にあたりやるべきことのチェックリストが掲載されています。全体感をつかみたいかたやスケジュールを立てたい方には重宝するものでしょう。
１－１ 賃料重複を避けるために退去予告期間を確認
現在借りているオフィスを退去する際には、貸主に退去する旨を届け出てから一定期間空けて退去することになります。
オフィス物件は一般的には6ヶ月前の退去予告となりますが、小規模のオフィスであれば3ヶ月前だったり、10坪～20坪のオフィスやSOHO物件であれば1～2ヶ月の場合で大丈夫なこともあります。
現オフィスと新オフィスの賃料が重複しないように、この退去予告期間の長さによって新オフィスに入居するタイミングが変わってくるので注意が必要です。
また、契約内容によってはすぐには解約出来ない、もしくは解約しにくい場合がありますので、いつまでに退去予告をしなければいけないか契約書を確認するようにしましょう。
１－２ 契約形態と特約事項に注意
契約内容によってはすぐには解約出来ない、もしくは解約しにくい場合があります。主なポイントは下記の2点です。
①定期借家契約は中途解約出来ない場合が多い
賃貸の契約には一般的な「普通賃貸借契約」と、期間を定めてその一定期間を賃借する「定期借家契約」があります。
普通賃貸借契約は上記の通り一定期間の退去予告をもって解約出来ますが、定期借家契約は定められた期間は退去出来ない場合が多いです。仮にそれでも退去しようとすると、契約期間分の賃料と共益費を求められることがあります。
ただし、契約書の条文内に中途解約が出来るという記載がある場合は、解約出来ますので、現在のオフィスの契約がどの契約態かを確認してください。
②落とし穴は特約事項にある
現在のオフィスを契約した際にキャンペーン的な要素がある場合、初回の契約期間は解約出来ない、もしくは解約する場合は違約金がかかる場合があります。主に「特約事項」と呼ばれる条項に記載があるので確認してみてください。
【一口アドバイス】
退去時の違約金ですが、主に初回に免除された金額を返すイメージですので、フリーレント期間(賃料無料期間)を付与されるなどのキャンペーン的な要素があり入居した場合、初回の契約期間は退去
１－3 新オフィスの要望をまとめる
次に、新オフィスへ移転する際の要望をまとめましょう。今回の移転は何が一番の目的かによって探し方も大きく変わってきます。
①面積を変える場合は数年後をイメージする
人数の上限やプロジェクトの為に増員する場合は、人数規模に合わせたオフィスを探すことになります。
何年くらいこのオフィスにいるのか、どれくらいの増員計画があるかなど、少し先のイメージをもって面積を決めた方が良いです。
ベンチャー企業の中には、移転してもすぐに狭くなってしまい、1年待たずしてまた移転するという例もよく見かけます。移転にはコストがかかるため慎重に判断してください。
②ブランディングを強くしたい場合はビルの外観やエントランスを重視する
会社のブランディングや採用を意識した場合はビルの外観やエントランスなどを重視する場合が多いです。
特にエントランスの広さやエレベーターの数などでビルのイメージが決まるので、探すときのポイントにすると良いでしょう。
１－３ 移転に関するトータルの予算組みをする
オフィス移転には大きくコストがかかります。全体のコストを事前に算出しておくと良いでしょう。
[オフィス移転にかかる主な費用]
・オフィスの契約金
・新オフィスの内装費
・什器代
・引越代
以下のサイトでは、面積やエリア、賃料、引越し費用、工事費用など様々な項目から移転にかかるコストを簡単に算出できますのでぜひ利用してみてください。
三鬼商事株式会社：移転コストシュミュレーション
https://www.e-miki.com/tool/simulation.html
２ 実際にオフィスを探す
自分たちの条件と予算を組んでから実際に物件を探します。今はネットでの検索が主流ですので、地元の不動産会社を回るよりも物件サイトから検索した方が良いでしょう。最近は仲介手数料無料のサイトも多いので、是非活用して下さい。
また、オフィスを探すにあたり知っておきたい注意点や少しでも安くすませる方法があります。ここではそうしたプロならではのオフィスの探し方をお伝えしますので、実際にオフィスを探す前に必ず目を通すようにしてください。
２－１ 条件に合った物件を探す
自分たちの条件と予算を組んでから実際に物件を探します。今はネットでの検索が主流ですので、地元の不動産会社を回るよりも物件サイトから検索した方が良いでしょう。最近は仲介手数料無料のサイトも多いので、是非活用して下さい。
■東京オフィス検索 http://of-tokyo.jp/
仲介手数料無料の先駆けサイトです。物件情報量は文句なくNo1です。
東京都に特化していますので、エリアごとに詳しい担当者が物件をご紹介します。
■officee https://officee.jp/
こちらも仲介手数料無料のサイトです。IT企業の成約が多く、東京都の他、全国の物件も掲載されています。
【一口アドバイス】
現在不動産業界では、取り扱っている物件は基本的にどこも似たようなものですので紹介出来ない物件はほとんど無いので、サイトや業者ごとの特典(仲介手数料無料など)を見て選ぶのもポイントの一つです。
ですが、結局はその営業担当者と話が合うか、自分の要望をしっかりと汲み取ってくれているかなど、自分のエージェントとしての役割をしっかりと果たしてくれる、任せらせる営業担当者を探すのが、良いオフィスに移転するためのファーストステップです。
２－２ プロから見た物件を見る際の5つのポイント
物件を選定したら実際に内見をすることになります。ある程度物件を比較した方が良いので、3～5件程度は見るようにしましょう。ここでは実際に不動産のプロが内見の際に確認する5つのポイントを紹介します。
①物件の面積算定基準
オフィス物件はトイレや給湯室・廊下の面積を含む「グロス面積」と、純粋な貸室内だけの面積である「ネット面積」があります。
もちろん、ネット面積の方が賃借する部分が小さくなり、その分賃料も安くなることになりますが、中型～大型ビル以外の1フロア1テナントのビルだとグロス面積の物件が多数です。
グロス面積の場合は、実際の貸室は面積の80～90%くらいに考えた方が良いでしょう。
②オフィス内の動線とレイアウトをイメージ
物件によってはエレベーターとトイレなどの水周りがオフィスの反対側にある場合があります。
あまりお客様が来社されない業種であれば問題無いのですが、よく打ち合わせなどで来社がある場合、お客様がトイレを利用する際に執務室を横切らなくてはならない場合があります。
また、そのような状況を避ける為に通路を多めに作るとその分執務室の面積を圧迫してしまいます。
③水周りの清掃の有無
物件によってはトイレや給湯室をビル側が清掃してくれる場合があります。
ネット面積と呼ばれる物件はトイレ等が共用部分扱いになるため清掃は間違いなく入りますが、1フロア1テナントのビルの場合はトイレ清掃は自分たちで行うのが一般的です。
ただし、各ビルごとに指定の清掃業者はいますので、個別で契約することにより清掃をしてもらうことも出来ます。
④ゴミ捨て場の有無
物件にもよりますが、ビル内にゴミ捨て場があるとある程度好きな時間にゴミ出しすることが出来ます。公共のゴミ捨て場だと出す時間が限られてくるので、業務上ネックになる場合がありますので注意が必要です。
⑤24時間出入りが出来るか
ベンチャー企業だと夜遅くまで仕事をすることも多いと思いますが、ビルによっては夜間の出入りが出来ないビルもあります。内見時には必ず確認しましょう。
すべてがなくてはいけない訳ではありませんが、自分たちの新オフィスに必要なポイントがあれば意識して見るようにしましょう。
２－３ 物件の申込時には必ず交渉する
物件が決まったら「申込」をしましょう。「申込」は「契約」ではなく自分たちの入居に対する意思表示ですので、この際に出来る限りの交渉をしましょう。
＜主な交渉例＞
・礼金・償却の減額
・敷金の減額
・フリーレントの付与
・トイレをウォシュレットに変更 など
また、申込時には貸主が審査するために必要な書類があります。これはどのビルでもほとんど同じですので予め用意しておいた方が審査をスムーズに進めることが出来ます。
＜申込時必要書類/法人＞
・記入・押印済みの申込書
・会社パンフレット(概要が分かるもの)
・決算書3期分(PL/BS/販管費一覧)
・履歴事項全部証明書(会社謄本)
＜連帯保証人/代表者＞
・身分証明書
・公的収入証明書(源泉徴収票原則不可)
申込時は原本の提出は必要無く、データ(コピー)で大丈夫です。メールでのやりとりが一般的です。重要書類になりますのでセキュリティをかけてメールのやりとりをするようにしましょう。
２－４ 新オフィスの契約開始と現オフィスの契約終了時期は重複させる
よくある間違いで、新オフィスの契約開始(契約書に記載のある契約期間のはじめ)からオフィスに入って仕事ができると思っているケースを見かけますが、内装工事は契約開始前には原則出来ません。
よって内装工事や配線工事が必要な際は契約開始後に工事を開始することになります。
また、事務所物件の場合、原状回復工事も「契約期間内に原状回復を行い貸主に引渡す」ことになりますので、ある程度の契約期間を重複させる必要があります。
オフィスの規模や工事内容によって期間は異なりますが、概ね1ヶ月間くらいは契約期間の重複が必要になります。
また、現オフィスがSOHO物件(住居契約)の場合は、契約期間終了後に原状回復・クリーニングが入るので、新オフィスの内装工事期間を含めると概ね2～3週間の重複が必要になります。
オフィスの移転は本業に支障を来さないように余裕をもったプランニングを心掛けましょう。
３ 物件の申込と並行して工事業者を選定する
３－１ 内装業者は信頼できる1社を選ぼう
内装業者は不動産会社と同じくらいの数があり、選定するには時間もかかり難しいと思うかも知れませんが、ほとんどの内装業者は内装のプランニングだけではなく、什器の紹介や引っ越しまでプランニングしてもらえます。
内装業者は概ね2～3社に依頼して同条件で比較するのが一般的です。特にデザインに凝りたい場合は、デザイナーの感性に委ねる部分もあるのでもう少し多い5～6社に声をかけることもあります。
３－２ ワンストップで移転をお願い出来る業者紹介
大きく内装業者と言っても、得意分野は異なります。いくつか内装関連をワンストップで依頼できる業者を紹介しますので参考にしてください。
■株式会社Draft
http://www.draft.co.jp/
デザインに強い会社です。オンリーワンのデザインを求める場合は是非依頼してみましょう。
この会社のオフィス自体もテレビドラマの撮影などでよく使われています。以下のページでは、過去に手掛けたデザイン例もホームページ上で公開していますので参考にしてください。
http://www.draft.co.jp/project/office/
■株式会社エース事務機
http://www.acejimki.co.jp/
リーズナブルな価格で内装から引っ越しまでまとめてプランニングしてもらえます。
スピードと価格勝負であればとてもオススメ出来る会社です。
■ベストロジコム株式会社
http://best-logicom.com/
引っ越しメインの会社ですが、内装のプランニングも合わせて依頼することが出来ます。
一般的にはあまり行わないのですが、既存のパーテーションを切って使うなど一度工場に持ち帰って作業するなどの提案も引越業者ならではの提案もしてくれます。
４ オフィスを契約
申し込みをして、入居条件が合意したら実際に契約することになります。
４－１ 契約の際に必要な書類を用意する
契約時には申込時とは異なる書類が必要です。書類はコピーではなく原本の提出となりますので注意しましょう。
＜契約時必要書類/法人＞
・履歴事項全部証明書(会社謄本)
・印鑑証明書
・実印
＜連帯保証人/代表者＞
・住民票
・印鑑証明書
・実印
＜注意点＞
・会社謄本・住民票・印鑑証明は取得3ヶ月以内の原本となります。
・会社の社判(ゴム印)をお持ち頂くと便利です。
・押印はすべて実印でお願い致します。
４－２ 物件を契約する際の注意点
契約する際の内容は契約前に必ず確認するようにしてください。基本的には特異な内容になっていることは無いと思いますが、気になるところは事前に確認しておきましょう。
＜主な確認ポイント＞
・退去予告期間
・特約事項の内容
・更新時の費用
特に申込時にフリーレントなどの交渉をした際は特約事項にその旨の記載があり、初回契約期間内に解約するとフリーレントで免除した分の費用を違約金として回収されることがほとんどです。
もちろん免除された分を返すことになりますので、最終的に損をすることはありませんが、せっかくの特典をつぶしてしまうことになるので、初回契約期間内では退去しないようにしましょう。
５ 各種手続き
５－１ 官公庁へ届け出をする
官公庁へ届け出の準備は、移転の1ヶ月くらい前から動き始めるのが一般的です。届け出自体は移転後となりますが、事前に用意しなくてはいけない書類や、記載する書類などの準備は移転前から動いた方が良いでしょう。
以下のサイトでは各種官公庁への届出方法と時期・必要書類についてまとめてありますので参考にしてください。
三幸エステート：官公庁への届出
http://www.sanko-e.co.jp/download_file/view/1747/198
【一口アドバイス】
各官公庁への変更届を提出する際に必要になってくる書類はそれぞれ違い、提出しなければならない期間も違い、業務の合間に行うのはかなりの労力です。
取引のある行政書士や公認会計士、社会保険労務士などに依頼してしまうのも滞りなく終わらせる手段の一つです。
５－２ リースの名義変更と関係業者へ連絡する
電話やインターネット・プロバイダなどの手続きには2週間～4週間かかりますので、移転が確実になった時点で連絡をしましょう。早いに越したことはないです。
また、複合機や電話機などをリースしている場合には登録名義の変更と、複合機などの精密機械の場合は引越業者が動かすのではなく複合機の指定業者でないと動かせない場合もありますので、事前に確認しておきましょう。
５－３ 挨拶状や印刷物等の手配をする
・挨拶状の用意は2ヶ月くらい前からはじめる
デザインの作成と送付先一覧を一から作成し始めるとかなりの時間を要するため、2ヶ月前くらいから動きはじめるのが一般的です。また、挨拶状を送るまでの主な工程は下記の通りです。
業者の選定→デザインの決定→送付先リスト作成→印字依頼→納品・発送
特にデザインに凝りたい場合は決定するまでには時間がかかると思いますので余裕をもって動きましょう。
■挨拶状.com
http://www.aisatsujo.com/
事務所の移転はもちろん、支店開設・組織変更等ありとあらゆる挨拶状を作成してくれます。パターンも何十種類とあるので業種問わず利用できます。
・挨拶状は移転の1ヶ月から3週間前くらいに送付する
挨拶状は送付する相手の都合を考えて送るようにしましょう。タイミングとしては移転の1ヶ月前から3週間くらい前がベストです。
相手が取引先の場合、請求書の送付先の変更や、移転祝いのお花などを用意してくれることがあります。相手が慌ただしく動かないといけないような直前のタイミングや、移転が終わった後は出来る限り避けましょう。
【一口アドバイス】
事務所移転の挨拶状で、事前に案内する場合は、封筒裏面は「旧住所」にしましょう。万が一、案内状が宛先不明で返送される場合は封筒裏面の住所に返送されることになります。何かがあったときでも必ず受け取れる旧住所にしましょう。
・封筒・社判
封筒はデザインの変更がなければ1週間くらいで作成が可能ですが、この機会にデザインを変更しようとすると1～2ヶ月の猶予をもって依頼・発注した方が良いです。また、社判に関しては住所の変更のみなので1週間あれば十分でしょう。
６ 内装工事開始と引っ越し
６－１ 内装工事は契約開始日から入れるようにする
契約当日に現地で鍵の引き渡しを行います。このときにセキュリティの操作方法なども忘れずに確認しておきましょう。
この引き渡し後に工事を開始することが出来ます。契約期間を1日でも無駄にしないために、契約開始日から工事を入れるようにしましょう。
６－２ 必要なものと不要なものを梱包・ラベル分けする
引越しのタイミングは必要なものと不要なものを判断する良い機会です。いらなくなったものは処分して必要なものだけ残すようにしましょう。段ボールで分けたり、いらない什器には事前に「必要」「不要」のラベル分けをしておくと引っ越しの時に便利です。
■イトーキオフィスゲート：移転時の荷造りのコツ
http://www.officegate.jp/iten/iten/no003.html
こちらのサイトに荷造りのコツが記載されていたので参考にしてください。ある程度は引越業者がやってくれますが、自分たちで出来るところはやっておくと引っ越しもスムーズです。
７ まとめ
小規模オフィス向けの、オフィス移転のポイントをご紹介しました。
今回ご紹介したのは、時間や予算、人員に余裕がないオフィスでも「これさえ抑えておけば失敗しない移転が出来る」最低限のポイントです。
この記事で、移転の手順をおさえて失敗しないオフィス移転の参考にしていただけると幸いです。