2016-03-02

データ集計がみるみる効率化！　お役立ちExcel関数

仕事でつかうデータを集計するとき、あなたはどんな方法でやっていますか？

数字をみながら電卓をたたいたり、ひとつひとつ自分の目で確認したり…。時間がかかる作業をくり返して、「もうウンザリ！」と思っていませんか？

そんなときはExcelの関数をとりいれてみましょう。関数とは、複雑な計算をカンタンにおこなうために用意されている数式のことです。Excelの各セルにその数式を入力するだけで、データの集計がすいすいとはかどっちゃいますよ。

ここでは、よく使われているおすすめの関数を紹介していきます。

VLOOKUP

これは、商品リストのように、何かのデータがずらっとならんでいる表から、キーワードを指定して、一致する商品名や単価などを検索する関数です。

たくさんのデータがあっても、必要なものだけをすぐにとりだすことができて、とても便利ですよ。

どんなふうにつかうのか、例をみてみましょう。

画像の下の部分に、商品の一覧表があります。

このなかから、品番が「N02」の行のデータをとりだすため、画像の上の部分にある表ではVLOOKUP関数をつかっています。

VLOOKUP関数では、引数にそれぞれ

を、指定しています。

そのため、A2のセルに品番を入れると、

という検索がおこなわれ、「表計算ソフト」という商品名をとりだすことができるのです。

単価をとりだしたいときも、同じようにVLOOKUP関数をつかいます。

COUNTIF関数とは、指定した範囲から、条件にあうデータがいくつあるかを数えるものです。

例として、あるスポーツクラブ会員の一覧表のなかで、男性が何人いるか、40歳以上の人は何人いるかを確認してみましょう！

COUNTIF関数では、引数にそれぞれ

を指定します。

画像の上の部分にある関数では、B4からB13の範囲にあるデータから“男”の人数をもとめています。

同じように、下の部分にある関数では、“40歳以上”は何人いるかを数えることができるのです。

SUMIF関数とは、条件に合うデータの合計値を出すものです。

経理などで費用を計算するときでも、「ある種類の費目だけをとりだして、合計金額を調べる」ということがらくらくできてしまいます。

SUMIF関数では、引数に

を指定しています。

こうして、一覧表から“食費”だけをとり出し、合計金額をもとめることができるのです。

いろんな関数を組みあわせると、いままでよりも簡単にデータをあつかうことができるようになります。

まずはよく使われている関数をおぼえてみて、それから少しずつ必要な知識をふやしていきましょう。

いままで大量のデータをあつかうのに苦労していた人も、作業の大変さが軽減するので、ぜひ一度ためしてみてください！

そら: IT関係の仕事を経て、その後病院や薬局で働いた後、現在は登録販売者の勉強をしながら、webライターをしています。
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