(cache) 「今日、何時にあがれるかわかるようになる」仕事を効率よく行うために意識すべきこと　－新入社員から管理職まで－

仕事は見積の精度が全て

見積？？なんのこっちゃ。私、営業じゃないんですけど。と思う人もいるかもしれないが。私たちがどんな仕事をしていても。皆が必ず見積もっているモノがある。そう時間だ。日々の仕事で意識すべきなのは。

「いかに正確に仕事にかかる時間を見積もるか」

の1点だと言える。そんなの、常日頃からやってるわ！！と思うかも知れないが。正確な時間見積の習得方法および活用方法について説明する。

「仕事」は「作業」の積み重ねで出来ている

ここでいう「仕事」の定義と「作業」の定義は下記の通り。

「仕事」＝最終的にあなたが、完了しなければならないタスクそのもの
「作業」＝思考を必要とせず、淡々と手を動かせば終わるもの

つまり、我々が行っていおり、求められている「仕事」は「作業」の塊なのだ。まず、あなたが、「仕事」を請け負ったら「仕事」を時間軸にそって「作業」に分解してみよう。ここで意識しなければならないのは。「作業」はあくまで何も考えなくても手が勝手に動く、動かせば終わるレベルのものだと言うことを意識すること。どの程度の細かさが求められるかは個人の資質や経験による。ということを忘れてはいけない。

少しわかりにくくなったので、例を挙げてみよう。例えば、あなたが「コンビニで肉まんを買ってくる。」という仕事を請負ったとしよう。これを作業に分解すると。

財布をかばんから出す
ポケットに入れる
玄関を開けて外へ出る
コンビニへ行く
レジに並ぶ
肉まんを買う
家へ戻る

こんなところか。7つの作業に分解した。ポイントは作業の細かさは、自分が考えなくても動けるものであれば均等ではなくても良いということ。財布を持つ作業を入れた意味は「そもそもお金を持っていないと仕事が完結しない」重要なものだから。

ここで疑問におもった人もいるだろう。そもそも、「どこで買うの？」「お金は出してもらえるの？」「いつまでに買えばいいの？」「いくつ買えばいいの？」などなど、突っ込もうと思えばいくらでも疑問が出てくる。この疑問こそが、「仕事」を行ううえでの、「制約・条件」になる。仕事を与えられて、作業に分解していくにあたり、疑問に思ったことは、全て確認しよう。そうすると、より作業を細かく、正確なものに変更することが出来る。

たとえば上の例だと。疑問に思った条件を確認したところ「5分以内に、コンビニで3つお金は立て替えて買ってくる」ことがわかると作業は、より細かく、具体的なものへ変えることが出来るのだ。例えば、「5分しかないから、コンビニへは自転車でいく」等。

作業に時間を割り振って実践してみよう

上の、作業に時間が割り振り終わると、あなたの「仕事」に対する、時間見積の完成だ。あたなは自分が与えられた仕事を「どのくらいの時間で完結できるか」わかるようになった。後は実践するだけ。

その結果、実際には各々の作業に何分かかったのか振り返ってみよう。もし、あなたが時間通りに完了することができたら、その見積は正確なものだったと言えるし、遅れてしまったら、どの作業の見積時間が足りなかったのか、若しくはどの作業はまだ、無意識的に行うことが出来ず、どういった作業に更に細かくすべきだったのかを振り返る。

これを、どんな「仕事」に対しても、愚直に行う。そうすると、あなたの今の能力が見えてくる。もっと具体的に言うと、「各々の作業にどのくらい時間がかかるのか」わかるようになるのだ。

見積を行ううえで注意しなければならないこと

ただし。1点注意しておきたいことがある。それは、何事も予定通りにならないことのほうが仕事では多い。ということだ。皆さんがどういった仕事をされているかにもよるが、基本的にはこのスタンスにたつべき。何故か。見積が常に100%の状態でされていると、なにか変更があった場合、若しくは余分な仕事を押し付けられたときに、余裕がなくなってパフォーマンス自体が大きく低下してしまうからだ。

それを避けるために。仕事を見積もる時は、必ず「余裕」を持ったものにしよう。結果的に仕事が速く終わっても、それは間違いなく「良いこと」なのだから。ある程度、余裕をもっていれば、仕事が増えたときに、見積を見直すことで、問題なく対応できるようになる。

毎日の仕事を終える時間をイメージしよう

こうやって過ごしていくと。気がつけば、今日は何時に退社できるのか。ということが、毎朝、タスク整理を行った後、すぐにわかるようになる。少なくとも±30分単位の精度で見通すことが出来るようになっているはずだ。そうすると。あなたのアフター5はもっと充実するし、家族との時間を多く持てることになる。人生を楽しむことが出来るようになるのだ。

会社に入ったばかりの新入社員、もしくは入社を待つ新卒の人

新入社員になる人は。必ず、仕事ノートを作ることをおすすめする。毎朝、会社についたら、日付の後に、今日やらなければならない「仕事」を書き出して、上で説明したように、作業に分解して、時間見積を作ってみよう。こうすることで、早いうちから、自分の仕事のスピードや精度について理解を深めることができる。しかし、私が一番これを新卒者に進めたい理由は。辛くなったときに、見返して欲しいからだ。

新入社員は基本的に、雑務をまかされたり、定例的につかう書類の作成等の仕事が多くなるなど、面白くない日々が続くかもしれない。反対に、めちゃくちゃに仕事を回されて、仕事におぼれて何をやっているかわからなくなるかもしれない。「これでいいのだろうか」「自分は成長しているのだろうか」と自問自答する日が来るかもしれない。そんなときに。この毎日書いたノートがきっと力になる。

同じような仕事をした日々でも、仕事を作業に分解していれば、もう少し早くやる方法があるんじゃないか、作業の順番を入れ替えたらいいんじゃないか等の気付きを与えてくれるはずだ。たとえ毎日同じ仕事をしていても、1分でも、5分でもその作業、あるいは仕事が早く終わるようになったのなら、それは間違いなく「成長」であり、「進歩」だ。最終的な結果がうまくいかなくても。途中の作業がうまくいった、はやくなったのなら、あなたは昨日の自分よりも、あなたが望む程かはわからないけど。成長している、と断言できる。だから、まずは、仕事ノートをつくって記録していくことから始めてみよう。これは私の経験談なので間違いない。

管理職の人、若しくはなりたい、なる人

私はまだまだ、若造なので。大変恐縮ではあるのですが。一応、部下やチームも見る立場になったので。もし、あなたが、既に自分の仕事の見積が上手にできているのなら。それは、部下や同僚の力量を測ったり、仕事を教えるときに役に立つはずだ。仕事をおしえるとき、自分がした、見積作業を、反芻して一緒に行ってあげるだけで、その人はすごく助かる。なぜなら、そこには具体的に、どういう風に何をすべきか。全て内包されているからだ。

また、チームとしての成果を求められたとき、働いている人の力量を見極めて、どのくらいで仕事が終わるのか。逆にいうと、どのくらい時間を与えればいいのかわかるようになる。自分を見積もりしたときのように、部下の仕事も見積もってみよう。自分の予想と比べて優れていたらほめればいいし、遅れたら、指導してあげればいい。更にマネージャーとして振舞いながらも、いざと言うときはプレーヤーとして、細かい作業まで分担できることをチームに示せると、それが全体の余力となって安心感をもたらすことが出来る。そうやって、チーム全体の仕事見積が正確にできるようになれば、きっと仕事はうまくいくはずだ。私はまだまだ出来てないけれど。

何より、今の若い人や、専門家は物凄い能力を持っていたりして、私の予想や私自身の作業にかかる時間より、はるかに早く完了させてくれることもしばしば。彼らのノウハウや知識を吸収していけたらよいな、と思う。デジタルネイティブ世代恐るべし。

最後に

これは、当たり前のこと、皆さんが普段無意識的にやっていることを、意識的に行うだけの簡単なものだ。だから、誰にでも出来るし難しくは無い。何より、普遍性がある。どこにいっても、どんな仕事をしても、どんな環境におかれても。我々がすべきことは、時間見積であり、仕事見積なのだと思う。

私が、「自分の仕事ノートをつけよう。」と思ったきっかけになった良書を紹介して今日は締める。