新入社員向けの基本的なビジネスマナーシリーズ、第六回目は、「訪問」と「来客」についてです。
訪問
アポイント
よほど親しい間柄か、ルートセールス等で定期的に訪問している場合を除き、仕事においては訪問のアポイント（面会の予約）をとります。
原則として、電話での依頼となりますが、メールでも可の場合もありますね。
伝える内容は、
- 訪問日時
- 訪問者
- 訪問主旨（面会の目的）
- 所要時間
の4項目です。アポイントの電話を入れる前に、整理しておきましょう。
なお、訪問日時については、複数提示するとスムーズに予約できるでしょう。
訪問・受付
遅刻するのは絶対にNGですが、早すぎるのも先方に迷惑をかけます。
10分前に到着し、身だしなみをチェックした上で、5分前に受付をするとよいですね。
受付では、
「○○社の××と申します。△△部の○○様と14時のお約束をいただいております」
と、自分の身分に訪問先相手とともに、アポイントがある旨を伝えます。
なお、受付は、有人の場合もあれば、無人で内線電話をかける場合、いきなり、執務室に入っていく場合など、いろいろなケースがあります。
＊どうしても遅刻しそうな場合は、面会時間の10分前には、電話連絡するようにします。
待ち方
その場で迎えが来るのを待つか、案内にしたがって移動することになります。
応接室に、単独で通された場合は、来客者用（上座）の末席に座ります。
（下図の「C」の位置）
先方が来るまで、座らずに立って待つ、もしくは、先方が来たら立ち上がるようにしましょう。
かばんや手荷物は、座席の足元におきます。空いている椅子や、テーブルの上におくのはNGです。
また、コート類は畳んで、足元のかばんの上におくか、自分の背中側におきます。
コートかけがあっても、勝手に使わないようにしましょう。
書類をかばんから出したり、手土産を渡すのは、あいさつを済ませてから行います。
なお、お茶やコーヒー、それに、お菓子が出されても、相手に勧められるまでは手をつけません。
退室
訪問した側から、話を切り上げるのが原則です。
頃合を見計らって、締めの言葉（「それでは、ご検討をお願いします」等）を言いながら、テーブルの上を片付け始めるとよいでしょう。
最後に、
「本日は、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」
と述べて、退室します。
部屋を出たら、「こちらで失礼します」と一礼し、辞去の言葉を述べて立ち去ります。
エレベーターを使用する場合は、そこで辞去するのが一般的ですね。
エレベーターの中で、扉が閉まるまでお辞儀をすると丁寧です。
なお、コート、手袋、マフラーは、玄関を出るまで着けないのがマナーです。
来客
来訪されたお客様を、案内・取り次ぐ場合です。
お迎え
受付場所、もしくは、社内の指定場所まで、お迎えにいきます。
その際は、こちらから「○○様ですね」と声をかけた上で、「私、○○部の××と申します。応接室まで、ご案内いたします」等と誘導します。
ここでは、名刺交換を行わないのが一般的です。
案内
社内では先導します。２～３歩、前を歩くイメージでよいでしょう。
また、階段でも先導します。
部屋に到着すると、外開きのドアでは、お客様を先に室内に入ってもらうよう案内します。
内開きの場合は、ドアを開けながら自分が一歩先に部屋に入ります。
（細かい話ですが・・・、ドアに向かって蝶番側の手でドアの取っ手を開けると、動作がスムーズになります。逆手になると、相手に背中を見せることになりますので。ちなみにドアは、構造上、蝶番が出ているほうに開きます）
入室したら、上座に座るように勧めます。
コート類を持参されている場合は、ハンガーを勧めるか、コートを預かって代わりにハンガーにかけると丁寧です。
見送り
姿が見えなくなるまで見送るのが、大原則です。
基本は玄関までお見送りします。
エレベータの場合は、ドアが閉まるまでがお見送りです。
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以上、「訪問」と「来客」の基本でした。
それでは、また、次回！