なんだか最近、保護者会系のことしか書いてない気が…
子供会やスポ少などの役員をやっていると、年に1〜2回はなんらかのイベントで炊き出しを行うと思います。わたしが来年度会長を務めるサッカーチームでも、年に数回炊き出しの必要なイベントや試合が予定されていて、3月に行われる6年生の追い出し会では早速カレーを作ることになっています。
しめて200人分のカレーです…。
手元にある資料をみると、材料、購入品のリスト、その他寄付を募るものに関するものなど、それぞれがバラバラのメモや文書で記録されていました。
先日の役員会では、これらの資料をつきあわせて、部員の人数、保護者の人数、その他参加予定の方の人数を合わせて引いて掛けて、必要な材料を出して…という作業をしたのですが、たったこれだけの作業になんと30分くらいかかってしまいました。
めんどくさ…
しかも、それだけ時間をかけて話し合ったにもかかわらず、後から人数計算に誤りがあったことが発覚し、もう一度計算し直さなければならなくなりました。
めんどくさ…
こんなことに時間をかけていたってしょうがない！こんなときはExcelだ！でも…わたしがExcelでできることといったら、入力したり、簡単な集計をするくらい。自信ないし、上手に作れるわけじゃないけど、ないよりはマシだろうということで、材料計算シートを作ってみました。
＊今回はExcelではなくGoogleスプレッドシートで作業した画面を掲載してます。Googleスプレッドシートなら Excelがない人でもGoogleアカウントさえあれば利用できます。
カレー材料計算シート
何人分必要？
ざっくりすぎるかな（笑）
まず何人分のカレーを作らなくてはいけないかを出すために、子供、保護者、その他と分けて人数を集計します。保護者の表には、上の学年に兄弟（姉妹）がいる人を引いた世帯数で出す計算式を入れました。
子供の数(B4)ー上の学年に兄弟がいる人の数(E4)
⇒ =SUM(B4-E4)
カレーは人数分ぴったりではなく、余裕をみて30人分くらい多めに作るので、
⇒ =SUM(B10,F10,I7,B14)
と入力します。こうしておくと、人数に変動があってもいちいち計算しなおさなくていいので楽。
カレーの材料はどのくらい必要？
日持ちする野菜などは寄付で募ることも多いです。実際わたしたちのチームでは、米と野菜は寄付でまかない、その他のカレールー、肉、福神漬けなどは予算の中から購入することになってます。
必要なカレーの材料
まずはカレー1人分の材料を調べて表にします。このとき後々のことを考えてkgに換算しておくと楽です。
1人分のカレールー(B20)×必要な人数分(F19*)＝必要なカレールー(F20)kg
*F19には必要な人数を出す数式=SUM(B10,F10,I7,B14)を入れてあります
寄付してもらう材料
寄付してもらう材料を考えるときは、それぞれの負担が均等あるいは高学年の負担を大にすることが多いので、だいたいの販売価格を表にしておくと、それぞれの負担目安が計算できます。
米2合(C30)×米1合価格(J33)+じゃがいも1個(D30)×じゃがいも単価(J30)+玉ねぎ1個(E30)×玉ねぎ単価(J31)+人参1本(F30)×人参単価(J32)
⇒ =SUM(C30*J33,D30*J30,E30*J31,F30*J32)
こうしておくと、割り振りを決めるときに役立ちます。
購入する材料
画像のとおり。
シートをコピーすれば豚汁用も作れる
せっかくなので、カレー用のシートをコピーして豚汁用も作っておきます。材料や、寄付の有無などで調整は必要だけど、必要な人数の計算は省けるし、それだけでもずいぶん楽。
カレーを検索して、豚汁に置換すると主要なところを書き換える必要もないです。ただ「豚汁ルー」になっちゃうけど（笑）
参考までに載せておきます。
何人分必要？
ここまでは一緒。
豚汁の材料はどのくらい必要？
豚汁の材料は基本すべて購入なので、こんな感じ。
まとめ
実際できたシートはこちら。
こういう計算シートは、最初ちょっと面倒でも作っておくとすごく便利だなと思いました。とはいえ、基本オートSUMしか使えないわたしが作ったものなので、もっとすごい人はもっと便利なものが作れると思う。そう思うと恥ずかしくて公開するのどうしようかと思ったけど、記録として公開してみます。
というわけで、お詳しい方アドバイスよろしくお願いしますm(._.)m
おしまい。
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