来年度、わたしは長男のサッカーチーム保護者会会長を務めることになっています。現在は諸々の引き継ぎをしつつ、3月にある6年生の追い出し会（卒団式）へ向けて準備をすすめているところ。
引き継ぎ資料の山、整理されていない数々の物品…何かと言えば「会って話そう」と言われる誰得なシステムに最初は辟易しました。集まって話したい人たちはそうしてもらえばいいのですが、わたしはなるべくそういう機会は減らしたい。そのためには、家にいながらでもそれぞれの仕事をすすめられ、なおかつ仕事の進み具合を役員間で確認できる仕組みが必要だと感じました。
そのために「Wunderlist」を導入したよ、というのがこの記事です。
要旨はこんな感じ。
- 役員間の連絡手段はみんなが慣れている「LINE」を使う
- 仕事の進捗状況を見える化する「Wunderlist」でタスクを共有する
今回は、役員会をスムーズにすすめるため、これらをどんな風に活用しているかについて書いてみようと思います。
役員会前日にLINEで詳細を知らせる
役員会の日時は前もって役員にお知らせしておきますが、なかには日時を勘違いしている人がいたり、忘れている人がいたりする可能性も考えられます。当日あわてなくて済むように、前日の日中にLINEで以下のことをお知らせしました。
- 役員会の日時と場所
- 役員会の議事内容
- 準備してほしいこと・ものについて
- 持ち物
日時等を知らせるアラート的な意味合いもさることながら、前日のLINE連絡にはもっと大きな狙いがあります。それは、議事内容と、事前に準備しておいてほしいことを伝えること。実はこれが1番の目的といってもいいくらいです。（そんなのやって当然じゃないか！と思われそうですが、当然のことが行われないことも保護者会・PTAあるあるなのです…）
役員会の議事内容を知らせることで、何について話し合うのかが明確になるし、なんとなく会のボリュームを推し量ることができる。そして事前に準備しておいてほしいこと、例えば◯◯の資料に目をとおしておいてくださいと伝えることで、「目をとおしている前提で話をすすめます」と言える。これはかなり大きいです。これに「わからないところがあったら、それもまとめておいてください」と付け加えておけば、さらに話がすすめやすくなります。
お疲れさまです。明日は役員会です。◯時から◯◯にて行います。
明日の役員会では以下のことを話し合う予定です。
1.
2.
3.
4.
事前に◯◯と◯◯の資料に目をとおしておいてください。資料の中で不明な点がありましたら、それについてもまとめておいてもらえると助かります。
持ち物は、◯◯、◯◯、◯◯、◯◯です。
話し合うことが多いので時間になりましたら始めさせていただきます。よろしくお願いします。
ポイントは「いっぱい書きすぎないこと」です！
Wunderlistを使って議事をすすめる
議事進行は基本的にWunderlistを使って行いました。今回は初めての役員会だったので、Wunderlistの使い方を確認しながらすすめました。
Wunderlistを開いて、まずは期限日順に並べ替えます。時間内にすべて話し合えなかったときのことを考えて、期限日が近いものから順々に話をすすめていきます。これで役員全員が並び替えという機能を覚えられます。
期限日が近いタスクから担当者を割り当てます。すでに担当者が割り当てられている場合は進捗状況を確認していきます。追加の情報がある場合はメモに追加していき、期限日の再設定などもこのときにあわせて行います。
担当者を割り当てたり、期限日を設定したり、という作業を実際にやってもらいながら話をすすめるので、その場でどんどん情報が更新されていきます。それをみて「おおー！すごい！」「担当者が自分になった！」とみなさん大盛り上がり！
実際に体験してもらうことで「Wunderlistって便利だな！話が早く進むし楽だな！」と思ってもらえればいいなと思っていたので、ホッとしました。
もちろん話し合いの中で新たに発生したタスクはその場で追加、割り当て、期限日設定まで行い、共有することができました。
資料が共有できたらベストだなと感じた
タスク管理とタスクごとのホウレンソウはWunderlist、それ以外はLINEで行うことにしたことで、役員仕事は随分捗るようになりました。ただ1つ、これができたらいいなと思ったことがあります。
それが「資料の共有」
各役職ごとに保管する資料があって、毎年USBメモリで引き継がれています。これらの資料（使えるもののみ）をいつでも見られる状態にできたらいいなと。すべて合わせて一体どれくらいの量になるのか把握できていないのですが、おそらく使えるものの方が少ないのでは？という印象です…。現時点で作りかえたものが4つくらいあるので（笑）
必要な資料と、作りかえた資料を合わせて保管できるところ…と考えたときにパッと思いつくのは「dropbox」と「Googleドライブ」でした。そのうち敷居が低そうなもの…と考えると、
やっぱり「Googleドライブ」かなと。
ということで、早速サッカーチーム保護者会用のGoogleアカウントを取得しました。これについては、また別の機会に書こうと思います。
まとめ
初めての役員会を終えて、Wunderlistを導入したのは正解だったなと感じています。正直、役員会までは「むずかしいな」と感じていたメンバーもいたようですが、実際に触りながら確認していくことで「わたしにもできる」と感じてもらえたみたい。役員会後には、これまでロム専だったメンバーも積極的にコメントなどの機能を使ってくれるようになり、通知が頻繁にくるようになりました。
実はね、ちょっとだけ「サイボウズlive」に浮気しかけたことがあったのです。
求めている機能がすべて1つに集約されているなら、こっちの方がいいのかな？と。登録までしてみたのですが、結果的には見送りました。多機能すぎるものは、「使いこなせる自信ない…」となりがちなんですよね。いちから説明するのも大変だしね（笑）
ということで、これからはWunderlistとLINE、それからGoogleドライブをフル活用して、保護者会運営を捗らせていきたいと思います。
おしまい。
▽ 過去記事 gambaruko.hatenablog.com gambaruko.hatenablog.com gambaruko.hatenablog.com