何かを例えば、wordやPowerPointのファイル、PDF形式のファイルなどで送ったり、提供したり、公開したりする場合、提供する人に視覚障害者などの読み上げソフトを利用する方が含まれている場合には、同じ内容のプレーンテキストファイルも作成して提供することがあります。その際に気をつけていることを何点か。あくまで私のやり方なので、いつも全てをやれているわけでもありませんし、これが正解というものではないとは思いますが。

1.読み上げソフトで誤読を誘発しない言葉を選択する。

例えば、日付で

2016/2/7（日）

と書きがちですが、以下のように

2016年2月7日（日曜日）

とか。

見栄えや幅を揃えるために、以下のように日時の日と時の間にスペースをいれてしまいがちですが、

日　時
連絡先

「日　時」を「にちじ」とは読んでくれないので、

日時
連絡先

など。

読み上げソフトがインストールされているのであれば、一度実際に聞いてみればベストかと思います。例えば、「視覚障害のある方」の「ある方」という言葉、「のあるかた」と読んで欲しいのですが、「あるほう」と読んだりして、意外な単語を誤読しています。後で知ると結構焦ります。

２.URLなどは改行する。

例えば、URLなどは以下のように見出しとURLなどを一行でまとめて書きがちです。
URL: http://code.kzakza.com/

これで取り返しの付かない問題になるというわけでもないのですが、上の書き方だと、エディタによっては、「URL:」からリンクを貼っていることもありえるし、「http://code.kzakza.com/」だけコピーすることも面倒な気がします。上の書き方をしていて実際、リンク先に飛べなかったという話もなんどかいただいたことがありますので、

URL
http://code.kzakza.com/

のほうがよいような気がする。メールアドレスも同じ。

3. 文字コードはShift-JISにする

これは根拠ありません。UTF-8で作成すると文字化けをするという話をなんどかいただいたことがあるのでというだけの話。これは、そんなことはないと言われる人は多いかもしれない。

大きくなる場合は、章単位などでファイルを分割4. 図の説明を加える

PDF版やword版などに図が入っている場合は、その図の説明をつけています。HTMLでの代替テキストと同じです。

5. ある程度全体像が予測しやすいように配慮する

スクリーンリーダーユーザーは線形でコンテンツを理解するので、線形でコンテンツを読んである程度全体像が予測しやすいように説明を追加しています。
例えば、アンケートであれば、全体で質問はいくつある、ということや、個々の質問の中でも選択式のものであれば、質問文の最後に「選択肢は５つある」ということを伝えることなどでしょうか。