実はわたし来年度、長男のサッカーチーム保護者会会長を務めることになっています。1月に入ってから、引き継ぎを含めていろいろ動き始めているのですが…

まあいろんな問題が山盛りです。

とりあえず3月に行われる「6年生の追い出し会」いわゆる卒団式と、その直後に開催する大きな大会のための準備が、目の前にある大仕事。

最初の仕事にしたらハードルが高すぎるのですが、文句をいってる暇はない。だけどみんなそれぞれ忙しい。打ち合わせの時間を膨大な資料の読み合わせになんか使っていられない。だからこそ。

仕事が捗る環境を整える。

まずはこれから着手すべきやなと思いました。

役員仕事が捗る環境とは？

連絡手段は1つに統一する

役員の仕事で一番大事なのは、一にも二にも連絡です。連絡がとりあえないとお話にならない。それにある人はメール、ある人はLINE、というようにバラバラなのも面倒なのでNG！連絡手段は統一するのがベターです。

仕事の進捗状況を役員間で共有できる

うちのチームの役員は会長、副会長、書記、会計、それから各学年のリーダーで構成されていて、それぞれが細かく仕事を分担して運営しています。それぞれがそれぞれの仕事だけを全うすりゃいいかというと、そんなことはありません。もちろん、自分の仕事はきっちりやるのが当たり前だけど、体調が悪かったり、家庭の事情でできなかったりすることも出てきます。それぞれが今何をやっているのかを知ること、何がどこまで進んでいるのか見えるようにすることで、必要なときにフォローできる。そんな仕組みが必要だと思いました。

効率の良いミーティング

集まる回数はより少ないほうがいいです。そして、できるだけ短く終わるのがいいです。つまり、限られた時間を有効に使って中身の濃いミーティングにしたい。それで余った時間はお茶したり、お話したりして過ごせばいい。そのためには、事前に資料に目をとおしておくとか、話すべきことをそれぞれがまとめておくとか、事前準備が必要です。

最初はチャットワーク1本にしようと思った

それなら、わたしがいつも仕事で使っている「チャットワーク」がぴったりなんじゃないか？

いきなり導入するのもどうかと思ったので、役員仲間数名に試してもらいました。そのうちの1人は「チャットワーク」と聞いただけでハードルが高く感じたようでした。実際に何回かやりとりしたり、ファイルを共有してみたりした結果、「チャットワークは難しそうやな」という結論に至りました。

シンプルなUIがビジネスぽい硬さに感じられたみたい。厳しそうと感じたものを押し通しても仕方ないので、別の方法を考えることにしました。

連絡ツールはLINE

今はもう連絡ツールといったらLINEですね。なんでもかんでもLINEなので、ひどいときには未読100みたいなこともある、わたしにとってはおそろしいツールでもあります。

これらのメリットを考えて、連絡ツールはLINEにしました。

ひとまずやったのはこの2つ。ノートを作ることで、その話題について後から見返すことができます。

タスクを共有できるWunderlistが最高！

例えば「6年生の追い出し会」ひとつをとっても、そのための細かいタスクがざっと30近くあります。これらをそれぞれがそれぞれで管理していると「あれはどうなった？」「これは誰がやってるの？」となります。またタスク完了後、個別に「これ終わりました」「あれ終わりました」と連絡が入ったとして、それをまとめるのはわたし。

正直いってものすごく面倒！

という条件にぴったり合ったのが「Wunderlist」でした。

使える端末なんてiPhone、iPad、Mac、Android、Windows、Kindle Fire…なんでもいける！すごい！

Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 - App of the Year!

使い方に関しては「Wunderlist 使い方」でググればたくさん出てきますので、そちらを参考にするといいと思います。ここでは少しだけ「こんなところが便利だよ！」っていうポイントを紹介します。

担当者を割り当てられる

タスクごとに担当者を割り当てることができます。会長であるわたしが割り振るのでもいいし、「これ、わたしがやります」とメンバーが自分で割り当てることも可能。

こんな感じで担当者が一目瞭然になります。ちなみに、デフォルトだと登録時の名前の一文字目がアイコンになります。例えば、「山本さん」なら「山」っていうアイコンになります。これがかなり便利で、苗字がかぶらないかぎり、デフォルトのアイコンのほうがわかりやすいです。

さまざまな要素を簡単に追加できる

期限やリマインダー、メインタスクに関連するサブタスク、メモなどを追加できるのがとても便利！ファイルも追加できるので、関連資料や画像も共有できます。

そしてタスクごとにコメントできるのがかなり嬉しい！タスクごとのホウレンソウができるってすごくいい。

タグでソートできる

タグをつけておけば、タグでソートすることができます。何かと便利な機能です。

完了したタスクも確認できる

完了したタスクは、「完了済みのTODOを表示」をクリックすることで確認できます。

まとめ

早速、現在わかっている範囲のタスクをPCからバババーっと打ち込んで、役員のみんなにWunderlistの登録をお願いしました。するとチャットワークのときより反応がいい！しかも、自分で担当を割り当ててくれたり、コメントで報告してくれたり、「いついつまでにやります」と期限をきってくれたり。運用初日とは思えない活用ぶりに、目を見張っています。

みんなが使いやすい連絡手段であるLINEと、みんなが「なにこれ、わかりやすい！」と感じてくれたWunderlistのおかげで、なんとかやっていけそうです。少なくとも停滞していたプロジェクトが動き出したという点では、運営が捗る環境を整える足がかりはできたかなという感じ。

Wunderlist最高！

おしまい。

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