こんにちは、某社経理担当です。

日々大量の請求書を処理していて、これはちょっと……という請求書に当たることが多々あったので、最低限このようにしておけば経理担当が困らない、という請求書の雛型を作ってみました。

 

・フォーマット

　ファイリングのため、用紙はA4で、左に余白があるとうれしいです。

 

・封筒

　「請求書在中」とあると担当部署に送付されるので、わかるところに書いてください。

 

・御中

　届けばなんでもいいです。様とか書き方とかどうでもいいです。

 

・請求書番号

　請求書番号は請求者が管理するためだけではなく、振込人からの問い合わせにも使います。一意に決まっていればなんでもいいです。

　テンプレートは、年度＋得意先＋連番にしています。

 

・請求日

　請求日は送付日であることが多いです。

　弊社は請求日の属する月の翌月末に支払う処理をしているので、ここをよく見ます。

　届いた日よりも未来の日付だと監査で怪しまれるのであまり好きではありません。

　業務委託など月単位での支払いでは、「～月末締分」という表記もありです。

 

・請求額

　大きく書いてください。

　印刷の場合は気にしませんが、金額は「￥」で始まり「－」で終わります。

　（書き換え防止のためです）

 

・請求人

　電話連絡先必須です。メールはあればうれしいです。

　FAXはもし持っているのであれば。

 

・内訳

　どの内容に対する支払いかわればいいです。

 

・消費税

　消費税率を個々に掛ける派と、小計に掛ける派がいますが、どちらでもいいです。

　テンプレートは小計に掛ける派にしました。

　税込みでの請求の場合は、項目「金額」に（税込み）と入れてください。

　免税事業者かどうかは関係ないので、普通に請求してください。

 

stalemate.hateblo.jp

 

・源泉所得税

　源泉徴収対象の報酬料金の場合は、請求書で計算してください。

　基本は10.21%です。（例外あり）

　反対に必要ない報酬料金に源泉所得税は載せないでください。

No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜源泉所得税｜国税庁

 

なお、消費税抜き、消費税込みのどちらに所得税率を掛けるかどうかは

No.6929 消費税等と源泉所得税及び復興特別所得税｜消費税｜国税庁

報酬・料金等の金額と消費税等の額とが明確に区分されている場合には、消費税等の額を除いた報酬・料金等の金額のみを源泉徴収の対象としても差し支えありません。

とあるので、

テンプレートのように、請求書に消費税分が明確に出ている場合は、消費税分を抜いて源泉徴収所得税を計算します。

例）報酬（消費税抜き）￥10,000-　消費税￥800-　計￥10,800-　源泉所得税￥1,021-

　　報酬（消費税込み）￥10,800-　源泉所得税￥1,102-

 

・振込口座（とても大事！！！）

　銀行コード、支店コードがあると便利です。

　統一金融機関コード - Wikipedia

　支店コード（店番）は3桁です。キャッシュカードに書いてあります。

　なぜならシステムに登録するときはコードで登録するからです。

　また、「××支店」と「××駅前支店」など、似ている支店があるケースもあるので、その判別にも使っています。

　古いキャッシュカードだと支店統廃合前のコードのこともあるので、銀行のウェブサイト等で一度確認していだけると幸いです。

　当座か普通かは書いてください。

　口座番号は、頭に0があると省略できますが、システムによっては7桁入れなければいけないこともあるので、確認のため、0000001でも7桁表記してください。

　口座名義。

　銀行に登録しているカナ氏名もしくはアルファベットを正確に書け！

　ここは本当にお願いします。

　たとえば、名義が「吉野茉莉」だと「ﾖｼﾉ ﾏﾂﾘ」か「ﾖｼﾉ ﾏﾘ」かわかりません。

　QQLのようにアルファベットだと、「QQL」か「ｷﾕｰｷﾕｰｴﾙ」なのかわかりません。

　名前を見たらすべての人が読み方を正確にわかるという絶対の自信がない限り、漢字の表記はやめてください。

（ここに名義の表記がない、または漢字の人は、「絶対読み間違えない自信があるんだなー」と思いながら処理をしています。宛先の御中とか様の間違いよりもはるかに心証が悪いです）

 

・銀行について

　一部古いシステムで、ジャパンネット銀行、楽天銀行が振り込めないなどの制限があることもありますが、全銀協に加盟している日本の銀行ならどこでも振り込めます。

　複数銀行が書かれていると、こちらのメインバンクにあわせて選ぶこともありますが、あまり気にする必要はありません。

　ゆうちょ銀行も振り込めます。（銀行コード9900）

　ただ、ゆうちょは通帳の表記と、銀行振込用の支店コード、口座番号のつけ方が独特なので、事前に調べておいてください。

wwws.jp-bank.japanpost.jp

 

・振込手数料

　振込人負担、受取人負担がありますが、自分が損をしないよう振込人負担と明記しておいた方がいいです。

　企業によっては受取人負担のところもあり、その場合は連絡が来ると思います。

　そこから先は話し合って決めてください

　ちなみに弊社は振込人負担です。

　ごくまれに差し引いてください、という菩薩のような取引先があるのですが、月に数千件も処理しているので、そこだけ別処理に回すのも面倒なので、無視して振込手数料を弊社が負担しています。

 

以上、そんなあたりをおさえておくといいです。

テンプレートのxlsを置いておくので使ってください。

長３型窓あき封筒対応です。

 

請求書雛型.xls - Google ドライブ

 

経理担当ではない方の個人事業主としての仕事です。

経費で買ってください。