(cache) 元秘書が教える、効率よくわかりやすい電話メモの取り方

秘書業務をやっていたことがあるココです。
現在も人あての電話を代わりに取ることが多いので「電話メモが苦手」という人に、わかりやすいメモのコツを伝授します。

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１・カタカナで書こう

「いつもお世話になっております、○○会社のAと申します。
恐れ入りますが、B様はいらっしゃいますでしょうか？
（不在な旨を伝える）かしこまりました、それではお戻り次第、△の件でご連絡いただきたいので、お伝えください、失礼しました」
聞き取れる速さで話してくれる方、何度もお会いしていて声でわかる方なら、問題ありません。
ですが自分が初めて受けた電話で、しかも早口だったり、こもった話し方の場合。
何を聞いているのか一瞬わからなくなります。
「改めて連絡」ならまだいいです。「伝言お願いいたします」と言われて、全然知らない案件を次々と話されたら。更に、電話を切ったら次の電話がかかってくるスパイラルにはまったら。
そんな時のために、メモはカタカナで書くことをお勧めします。

２・上の例を実際にメモに残すとこうなる

「15:00（受電時間）　Bサンヘ　○○AサマTEL　△TELキボウ」
とてもBさんに見せられたものじゃありません。しかし自分の記憶と記録には、確実に残ります。
Bさんに伝える時は当然、このように書き直します。
「B様　15:00、○○社のA様からTELあり。△の件について、折り返し連絡願いたいとのことです。受電ココ」

３・カタカナで書く効能・書き間違いが起こりづらい

上の「自分用メモ」だと「様」を「サマ」、「折り返し連絡欲しい」を「キボウ」と省略しています。
画数だけ数えても、かなり減っていますよね。
漢字やひらがなで書くと、曲線も増え、誤読も増えます。

４・自分にだけわかる省略語を作っておく

自分用メモの時間が格段に減るし、間違いません。
アルファベット表記にして母音を抜くというのがあります。会議（MEETING) を「MTG」と書くとかが有名です。
私は会議の内容や構成メンバーで、頭文字を書いていました。例えば重役会議ならJK（Jyuuyaku Kaigi）とか。
吹き出した人は「重役会議」と漢字四文字書くのと「JK」とアルファベット２文字書くの、どちらが楽か試してみてください。

５・自分専用の電話応対メモを作っておく

オペレーターの仕事をしてる方向きのアイディアです。
あらかじめどんな案件の電話がかかってくるか、リスト化します。
特定の部署からかかってくることが多い場合、その部署もリストに入れます。
あとは電話の内容に沿って、丸やチェックをつけ、不足事項をメモするような「電話応対メモ」のフォーマットを作っておくと楽です。
私は一時、クレーマー対応も行っていたのですが、その時はどのようなクレームが来るかわからないため、受電内容を「メモ帳」にひらがなでベタ打ちしていました。

６・例えばこんな電話メモはいかがでしょう？

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A社のBさんCさん、同じ職場のD課のEさんFさん、G課のHさんから電話がかかってくることが多い場合のテンプレートを考えてみました。
「担当○○」の部分は、自分の名前を入れると、書く時間が省略できます。
自分専用のテンプレートを一度作ってしまうと、後の仕事がとても楽になります！
ちなみに大してExcelが操作できない私でも、このレベルなら3分で作れました。文字を打つだけなので簡単！印刷しても5分かかりません。楽チン！