この度、2016シーズンユニフォームをメールにてお申込みいただいた方へ、受付完了メールを送信させていただいた際に、一部の方へ個人情報を漏えいしてしまいました。つきましては、下記にご報告をさせていただきますとともに、深くお詫びを申し上げます。
(1)発生日時
2015年12月9日 17時頃
(2)漏えいした情報
お申し込みをいただいた1名のお客様（Ａ様）の個人情報（お名前、ご住所、電話番号、メールアドレス）
(3)状況
メールにてユニフォームをご注文いただいた18名のお客様へ、受付完了のメールを送信する際にＡ様の個人情報を添付したままメールを送信。Ａ様の個人情報が18名の方へ漏えい。
上記メールを受信したお客様からのご指摘で発覚。
(4)対応
1. Ａ様へ経過報告とお詫びを申し上げ、今後の対策についてご説明をさせていただきました。
2. 18名のお客様へメールにてお詫びをさせていただきました。
(5)原因
受付完了メールを担当者が送信する際に、Ａ様のメールを利用して、Ａ様の個人情報を削除せずに別のお客様へ転送にて対応を行ってしまった。
(6)再発防止の対策
1. 今後の作業では、返信の際に個人情報を添付せずに返信する。
2. メール転送を行わず、いただいたメールへ直接「返信」で対応する。
※尚、引き続きシステム変更を含め、根本的な原因解決へ向けて進めてまいります。
個人情報漏えいにより、お客様へ多大なるご迷惑とご心労をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
弊社では、これまで以上に個人情報の取り扱い、情報管理の徹底に努めてまいるとともに、二度とこのような事態を引き起こさないよう業務にあたり、再発防止に全力で取り組んでまいります。
また、本件のご報告が大変遅くなりましたこと、併せてお詫び申し上げます。
2015年12月25日
株式会社ギラヴァンツ北九州
代表取締役社長 横手敏夫