Inc.：人の成功の80%を決めているのは、すべての活動のうち20%にすぎない、という話を聞いたことがあると思います。つまり、残りの80%の活動は、まったくの時間の無駄とまではいわなくても、価値の低いものだと言えるでしょう。成功を勝ち取りたいのなら、選択肢は2つ、つまり1日の時間が増えるか、無駄な活動に費やしている時間を省くかです。

問題なのは、時間の無駄と言える活動の多くが習慣になっていて、無意識にやってしまということです。習慣というものは変えるのが難しいものですが、別の行動に置き換えることは可能です。悪しき習慣の代わりに、価値ある20%を占める活動を行うようにすれば、1週間、同じ時間を使って（あるいはもっと短い時間で）、より多くの成果を挙げることができるでしょう。

生活からきっぱり取り除くべき7つの習慣があります。これらは時間の無駄遣いです。

1. 絶えずメールをチェックすること

2013年の報告によると、アメリカの雇用者のなんと32%が、メールを受信してから15分以内に返信していました。さらに、30分以内に返信するという人は23%でした。しかし、返信が早いことはよいことなのでしょうか？　ひっきりなしにメールをチェックしていれば、貴重な時間が失われてしまいます。これを防ぐのに良い方法があります。重要なプロジェクトにかかわっている間は、メールソフトや通知機能をオフにしておくという習慣を作るのです。もしくは、新着メールを1日に2回しかチェックしないように決めてしまうのも良いのでしょう。こうすれば時間の節約になり、より多くの業務をこなせるようになります。

2. 完璧になるまで時間をかけること

残念ながら人は完璧主義に振り回されてしまいがちです。業務を効率的に行う代わりに、完璧に仕上げることにこだわり、次のステップへ移らないことは、結果的にとてつもない時間を無駄にすることになります。完璧を目指すあまり長々と時間を費やすことは、実は、先へ進むまずにぐずぐずと先延ばしにしているだけなのです。このような時間の無駄遣いはやめて、次へ進むのに「十分」なところで切り上げるようにしましょう。

3.マルチタスキング

マルチタスキングはアメリカ人の多くが陥っている悪い習慣の1つで、実際には、それにより生産性が悪化します。人の脳は一度に1つのことにしか集中できません。常に複数のタスクを処理しようと切り替え続けることで、実際は脳がどちらにも集中できない状態になってしまうのです。複数のタスクを行ったり来たりして、1つのことに腰を据えられないと感じたら、それは能率を下げ、時間の無駄遣いをしているということを認識しましょう。それよりも、1つのタスクに一定の時間集中して取り組み、そして次のタスクへと移るようにしましょう。

4. 気が散る要素を作り出す

気が散るような環境の中で仕事をしていませんか？　ある研究により、仕事中は11分ごとに気が散るということが証明されています。これでは何もできません！　何かに集中しようとしているのに、簡単なテキストメッセージを送信したり、メールをチェックしたりという行動を習慣的に行ってしまうことがあるでしょうが、そのような行動がどれほどあなたの仕事の邪魔になっているか、考えてみてください。

こうした行動をなくせば、もっと集中力を保つことができる上、気が散る要素を排除できるようになります。仕事の時間をはっきりと区切り、カレンダーには「取込中」と表示しましょう。仕事中はドアを閉めましょう。携帯の音も消して、周りの人には、別の時間を設けて話をする旨伝えましょう。

5. 整理整頓できない

デスクをこぎれいにしなくても、整理整頓の方法はたくさんあります。ほかの社員がファイルキャビネットを好んで利用する一方で、ZapposのCEO、Tony Hsieh氏は散らかったデスクを好みます。ともかく、混沌とした秩序のない環境で働く習慣は、多大な時間の無駄遣いを招きます。いつも大切な書類を紛失し、重要な情報を何度も聞き直し、期限ギリギリまでタスクを完了できないことは、すべて不必要な時間を割くことにつながるのです。きちんと整理整頓する習慣を身につけましょう。きっと役に立つはずです。

6. 人に任せることができない

何でも自分がやると言い張る人は多いですが、権限を譲渡しないことは逆効果でしかありません。自分が得意としないことを自分でやるのは時間の無駄です。代わりに、そのタスクをチームメートやアシスタント、バーチャルアシスタントなど、ほかの人に任せて、あなたは自分の専門分野のプロジェクトや責務に集中してください。自分の能力に見合わない、メールをふるい分けたり、調査をしたり、重要ではない職務など、小さなタスクはスケジュールに組み込まないようにしましょう。

7. 決してNOを言わない

時間のかかる作業にてこずらされるとわかっているのにNOと言えなければ、大切なプロジェクトを犠牲にすることになります。追加の仕事を振られたときや、生産的でない個人的な約束に対してNOと言う必要がある場合に大切なのは、きっちりと境界線を決めることです。重大なプロジェクトは業務時間内に完了させるようにして、プライベートな時間では、気分を新たにリフレッシュするようにしましょう。プライベートまたは仕事上のつながりを壊すことなく、はっきりとNOを言う簡単で効果的な方法はたくさんあります。

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Chad Halvorson（訳：コニャック）
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