(cache) あなたのメールが無視され続ける12の理由

ライフハッカー編集部 - コミュニケーション,ツール,メール,仕事術 09:00 PM

あなたのメールが無視され続ける12の理由

MakeUseOf：緊急のメールを送っているのに返信が遅いのは不愉快です。しかし、問題はメールを受け取った相手にあるとは限りません。あなたのメッセージの出し方に問題があるのかもしれません。

メーリングリストのより多くのメンバーにメールを開いて、内容を読んでもらい、メールの中のリンクをクリックしてもらう方法ついては、研究によって多くのことが明らかにされてきました。それに比べて個人的、もしくは仕事上のメールで同様の結果を出すことに関する情報は多くありません。

仕事で緊急の課題があったとき、影響力のある人に自己紹介をしたいとき、会議を開くとき、どうしたらすぐに返信メールをもらえるでしょうか。

なぜあなたのメールへの返信が遅いのか、もしくは全くもらえない状態が続くのか、その原因を以下に一覧で紹介します。これらのありがちな間違いやヒントに注意すれば、より早く、より着実にあなたのメールに対して返信が来るようになるでしょう。

1. 返信をもらいたい相手をCCに入れて送信している

CCでメールを受け取った場合、単に情報共有のためにメールを受け取ったと見なす人が多いのです。彼らは自分宛てにメールが送られていると思わないので、彼らから返信が来る可能性は下がります。全員から返信が必要な場合はCC機能を使うのは避けましょう。理想を言えば、1人ずつ個別にメールを出すべきです。CCを使わなければならない場合は、CCに入っている人を含め全員からの返信が必要だとメールの冒頭でその旨をはっきり記しておきましょう。

2. タイトルがつまらない

読み手に、至急返事が必要だと理解させるようなうまい件名を考える必要があります。件名に「大至急」といった、感じの悪い文言を入れる以上に効果があります。それは、詳細を件名に書き込むということではありません。

たとえば、「Stevoさん、明日までにこの決断を下さないといけません」というようなシンプルなもので良いのです。まず、その個人を宛先に入れます。すると相手は自分の責任を認識します。次に、件名は緊急性を感じさせ、なおかつ好奇心そそるものにします。そうすることですぐにメールを開いてもらえる可能性が高くなります。

3. 要件をすぐに切り出していない

メールが簡潔であるべきなのは誰もが知るところですが、メールが短く、数項目で納まりきらない場合は、自分の要件を冒頭で明らかにしておかないと見過ごされる恐れがあります。

つまり、必要なことを初めの1、2文目で丁寧に伝えるということです。詳細についてはあとで述べれば良いですが、あなたが必要としていることのポイントは初めに提示しする必要があります。

4. メッセージがつまらない

あなたのメッセージは退屈で、要領を得ないもので、専門用語に溢れ、細かすぎると皆が思っている場合、彼らはあなたのメールを開くのを億劫に感じるでしょう。

そうならないように、あなたからのメールを皆が楽しみに待つように工夫してみましょう。ユーモアを駆使し相手に個人的に語りかけるようにして、堅苦しい表現の使用は避けましょう。文章を短くしてパンチを効かせましょう。おもしろい画像（GIF）を入れましょう。誰かに何かをお願いする場合でも相手の1日を明るくしてあげることができるのです。

5. 期限を設けていない

何かを必要としている場合、それがいつまでに必要なのか、はっきりと送信相手に伝えましょう。返信を「できるだけ早く」とか「すぐ」と頼まれることが多々ありますが、これは相手にその期限の判断を委ねることになります。「この質問への回答は本日午後4時までにどうかお願いします」と言えば曖昧さが入る余地はなくなります。

6. 代替案を提示していない

上記の例の続きになりますが、相手がどうしても4時までに返事ができない場合もあります。その可能性も考慮して以下のようにそのメールには追加の内容を加えておくと良いでしょう。

「この質問への回答は本日午後4時までにどうかお願いします。もし不可能であれば正午までにその旨お知らせいただければ別途調整いたします」

7. メールの重要度が高くない

あなたのメッセージの発信が本当に緊急を要するのものであるならば、あるメールソフトを使用すると、それが一目でわかるようにしてメールを作成することが可能です。Microsoft OutlookとApple Mailはメールの重要度の設定が可能です。残念ながらGmailではできないので件名に「大至急」と入れ、その重要度を明確にすることが一番良い手段でしょう。

これは、本当に緊急の場合のみ使用します。やりすぎるとこの方法は効果がなくなります。

8. 威嚇していない

聞こえは悪いですが、実際はそうでもありません。送信相手に対し、もし期限までに返信がなければそれなりの結果が伴うことを伝えましょう。たとえば、「午後2時までにお返事がない場合、問題はないと見なし、請負業者に1万ドルを送ります」など。

その上で依頼を無視することを選ぶのであれば、彼らの意見抜きで物事が進んでいくことを、彼らは明確に理解しているということになります。意見を聞いてほしいのであれば、すぐに返事をする必要があるということです。

9. 相手が返事をしやすい内容にする

あなたの要求が非常に漠然としている場合、受け手は必要以上に細かい返事を書かなければならないと考えがちです。単に「はい」か「いいえ」で返事が済むのなら、そのように相手に伝えましょう。会議を設定するのであれば、とりあえず都合の良い時間を3つ4つ提示しましょう。相手にメールの返信で負担を掛けないようにできることをしましょう。

10. メールを送信するタイミングが悪い

上司が木曜日の午後はいつも仕事に追われていることを知っているのなら、火曜日のうち送ることが可能なメールは木曜の朝まで待たずに送ってしまいましょう。同僚が、毎朝山のようなメールを抱えているのを知っているなら、彼らの受信箱が空になった頃を見計らってメールを送りましょう。そうすればあなたのメールが埋もれてしまうことが少なくなります。