すべての特集一覧
- 特集#001 :: 同窓会の会場探し 注意すべき10コのチェックポイント！ ⇐ いまここ :)
- 特集#002 :: 同窓会で気になる相手を振り向かせる4つのポイント
- 特集#003 :: 同窓会あるある33連発
- 特集#004 :: 同窓会で盛り上がる曲 世代別ベスト5
- 特集#005 :: ディズニー貸切同窓会 3780万円 内訳 (もしもシリーズ)
開催エリアは地元にすべき!? それとも集まり易いターミナル駅!?
会場は地元駅をオススメします！
- 何年かぶりに地元に帰ってくるメンバーが多い同窓会では、故郷を懐かしむ為にも、地元エリアでの開催が喜ばれます。
- もちろん参加人数によっては、地元駅に会場がない場合もありますので、その場合は地元駅に一番近い都心の駅を選択するのが良いでしょう。
- 大学の同窓会等、全国に散らばったメンバーを集める同窓会の場合は、東京や大阪の主要都市で、更に新幹線や飛行機でも来やすいエリアを選択すると良いでしょう。
同窓会の規模が大きい場合は、会場が多い地元よりの都心駅。
規模が小さい場合は、地元駅を選びましょう。
会場のグレードは!? 居酒屋かレストランか!? それとも高級ホテル!?
せっかくの同窓会！できるかぎり貸し切りで雰囲気も大事にしたいですね！
- 人数が多いと誰が誰だか分からないことも多々ある同窓会。特に大きい会は貸し切りで開催したいものです。
- 高級ホテルで開催すると、どうしても会費や会場予約費が高くなってしまうので、結婚式二次会で利用するようなレストランや中堅ホテルがオススメです。
- 会場選びの際は、開放感のある会場を選びましょう。天井が高いこと、窓があること、柱が多くないことは非常に重要です。
- 人数が少ないクラス会などの会や年齢層が若い同窓会の場合は、居酒屋開催も良いでしょう。
会場はできるかぎり貸し切りで予約して、
会場のグレードは年齢や人数によって、決めるのが良さそうですね。
形式はどうする!? 立食と着席どっちがいいの!?
形式は断然、立食ビュッフェ形式が一般的!!
- 一度に多くの懐かしい顔ぶれが集まる同窓会。着席形式で普段から顔を合わせる人とずっと話しているより、せっかくの機会なので、立食形式にして、まあまあ仲が良かったとか昔気になってた人とも積極的に交流を持てるようにしてあげましょう。
- 立食でもグループに分かれてしまいそうなら、テーブルをクラス毎や部活毎にに散らばせたりすると良いでしょう。
- 人数が少ない(20 人未満)会の場合は、全員と話しきれるので、着席式でも良いでしょう。
20人以上の会は立食が一般的なようです。
料理や飲み物は何か気をつけることってあるの!?
盛り上がる同窓会は、実は！あんまりみんな料理を食べなかったり・・・
- 同窓会が盛り上がれば盛り上がる程、話に夢中でほとんどみんな料理を食べるのを忘れてしまいます。なので、料理は量よりも質を求めましょう。女性が多い同窓会はデザート系を充実してさせたりすると喜ばれるでしょう。
- お酒の好みは様々なので、ビール以外にもワイン、焼酎、ウィスキー、日本酒、カクテル系は揃えたいところ。お酒を飲めない人や車の人もいるので、ソフトドリンクも数種類は用意しましょう。
- 地元で有名な地酒などがある場合は、持ち込むと盛り上がりますので、持ち込みO Kか会場に事前に確認しておきましょう。
料理は量より質！
飲み物は色々な人が満足できるよう、たくさん種類を用意しましょう。
人数予測が難しい・・・ 何人で予約すればいいの!?
赤字にだけはなりたくない・・・ 重要な人数予測と予約はどうすれば!?
- 同窓会の平均参加率は学年全体の同期会の場合で25%、クラス会で50 %と一般的には言われています。世代をまたがる同窓会やO B会の場合は参加率が10 %いけば良い方です。
- 大きな会場は予約の際、場合によっては最低保障額がありますので、最低参加人数が必ず最低保障額を上回っていることが重要です。
- 同窓会はドタキャンや飛び入り参加も多いので、人数は少なめ少なめに予測しておき、多くきたらラッキーぐらいに考えておきましょう。
- 同窓会を頻繁に開催している会場は人数が不安定なことも折り込み済みなので、そういった予約人数に対して柔軟な会場を利用するのが良いでしょう。
参加者は多く来て欲しいところですが、あまり大人数を期待しすぎると、
参加者が少なかった場合、赤字になってしまうので、手堅く予約をしましょう。
会場のレイアウトや席次はどうしよう!? 決まりとかあるの!?
レイアウトは人数に合わせて考えましょう。
- ステージや司会台が設置できる会場では、参加者から中心が分かり一体感が生まれ易いので、設置するようにしましょう。
- 先生方が来られる場合は、ステージ近くに席を用意しましょう。立食形式の場合も、先生方には、イスを用意しましょう。
- 受付やクロークは出来る限り会場外に用意し、貴重品以外の荷物置き場は会場内入り口付近にテーブル等を用意しましょう。
- ビュッフェ台は移動のし易さや集合写真が取り易いように、センタービュッフェより、サイドに設置するのが良いでしょう。
レイアウトは一体感が生まれるレイアウトにしましょう！
先生方の席やビュッフェ台の位置にも気を遣いましょう！
音響や照明はどこまで気を遣うもの!? 事前に確認が必要なのは!?
音響や照明は事前に確認しておきましょう！
- BGMはせっかくなら、当時流行った音楽を流したいものですよね。会場によっては、MDやCDしか使用できなかったり、iPodやiPhone、PC出力もできたりする会場もありますので、会場予約の際に、事前に確認しておきましょう。
- 照明は簡単に暗くしたりできるか、スポット照明があるか等、必要に応じて確認しておきましょう。
- 当日、会場のスタッフが音響や照明を担当してくれるのか、それとも自分たちで担当しなくてはならないのかをよく確認しておきましょう。
会場によって、音響や照明のスペックは様々ですので、事前に確認しておきましょう。
当日スタッフを出してくれるかも要チェック!!
マイク・プロジェクターなどの備品は普通あるもの!?
当日使用するかもしれない、備品チェックも忘れずに!!
- 当日スライドショーや映像上映をする場合、プロジェクター及びモニターかスクリーンが必要になります。
- プロジェクター接続時の端子の確認もするようにしましょう。(macだと自分で端子を用意しなければばらない会場が多いです。)
- マイクは本数と、ワイヤレスか有線マイクかを確認しましょう。
- その他に、司会台やステージ、看板(会場内看板が基本有料なとこが多いです。)、DVDプレーヤーなども確認すると良いでしょう。
- 会場の備品貸出料が高い場合や用意がない場合、自分で持ち込み出来る会場もありますので、相談してみても良いかもしれません。
利用する予定の備品は、必ず予約前に費用を含めて確認しましょう！
駐車場や喫煙所・授乳室・控え室などの細かい点も忘れずにチェック!!
会場設備も抜かりなくチェックしておきましょう！
- 会場の立地によっては車で来られる方もいるので、駐車場の収容台数や無料券が出せるか等も確認しておきましょう。
- 同窓会は完全禁煙で行うことが一般的になっていますが、喫煙スペースが会場の近くにあるかどうかも確認しましょう。
- 小さいお子さんを連れてくる可能性がある同窓会では、授乳室やオムツ替えスペース、またベビーシッターを用意する場合は、宴会場の近くに控え室が用意出来るかも確認しましょう。
- その他チェックポイントは、クローク、お釣り準備が可能か、支払いはカードでできるかなども聞いておくと良いかもしれません。
確認事項は意外とありますね！
抜かりなくチェックしておきましょう！
二次会って普通やるの!? 何人来るんだろう!?
当日は時間があっという間に過ぎてしまいます。二次会も必ず準備しましょう!!
- 一般的な同窓会は2時間～3時間ですが、人数が多い同窓会だと、とてもじゃないけど時間が足りません。一次会の30 分後ぐらいに二次会も準備しておきましょう。二次会からしか来れないメンバーも合流してくるはずです。
- 二次会は一次会よりリーズナブルで着席スタイルで語れる会場がオススメです。
- 二次会会場は途中参加や終電駆け込みをし易いように、一次会会場の近且つ、駅近で開催しましょう。
- 開催日時にもよりますが、一般的には一次会の6～7割が二次会に参加すると言われています。一次会の人数がある程度読めてきたら、二次会の会場を抑えましょう。抑える際は、一次会会場の予約同様、少なめな予測で幅で予約するようにしましょう。
当日バタバタしないように、二次会会場も事前に予約しておきましょう！
幹事さんは不安かもしれませんが、一次会の6～7割の参加者が参加しますよ！