「ビジネスマンがオフィスで探し物をする時間は年間で6週間にのぼる」米ウォールストリートジャーナル誌にはかつてこのような記事が掲載されました。これが本当であれば1年のうち1ヶ月半分の給料は「探しもの」代ということになります。これでは一流のビジネスマンにはなれませんよね。
毎日の探しもの時間を減らすにはとにもかくにもデスク周りの整理から。ここではデスク周りを機能的にするためのマインドセットを紹介します。

「整理」の本当の意味、ご存知ですか？

「整理」を辞書で引くといくつか意味がありますが、たいていはじめの2つは「乱れた状態のものを整えること」と「無駄なもの、不要なものを処分すること」です。私たちは「整理」と聞くとこのうちの前者ばかりを思い浮かべますが、デスク周りを機能的にするためには後者の意味がとても重要になります。見た目をいくらきれいにしたとこで、物の絶対量を減らさなくては何の解決にもならないのです。

まずはスペースのゾーニング

整理を始めるときに、デスク周りを「机の上」「机の下」「引き出しの中」などに分割しましょう。大まかに分割することで、場所ごとの役割をイメージします。例えば、机の上は今日作業するもの、机の下は保存するもの、引き出しの中は週に１回以上つかう仕事道具、といったようなイメージでしょうか。

出す→分ける→捨てる→入れるのサイクル

「外に一度出すメリットは、全体量を把握できること」と”かたづけ士”小松易氏は言います。例えば引き出しの最上段と最下段に1本ずつハサミが入っていたとか、消しゴムが3つも4つもあるといった状況を目の当たりにすれば「いつの間にこんなに溜め込んだんだ」ということが実感できるというわけです。
必要以上にストックがあるものや「これいつからあるっけ？」と思うような使用頻度が皆無のものは直ちに「捨てる」に分類。使用頻度が高い精鋭だけを「残す」に分類しましょう。捨てるべき物を捨てたあとは、一旦必要なものだけを元の場所に戻します。これで「無駄なもの、不要なものを処分すること」ができます。

「捨てられない」ものは期間を決めて

整理のステップで最も難しいのは「捨てる決断」。そもそもこれが日常的にできていれば物は溜まらないのです。ポイントは期間を決めること。文房具なら1ヶ月使っていないものは捨てる、書類は半年見ていなければシュレッダーにかけるといった明確な基準を定めましょう。一番ダメなのは「いつか使うから置いておこう」。「いつかはいつまで経ってもこない」と肝に銘じて、捨てる決断を下しましょう。

整理ができたら次は整頓です。整頓とはものの定位置を決めること。文房具は引き出しの一番上以外にはない、書類は一番下の引き出し以外には入っていない、という状況をつくります。こうすれば「書類Aは机の上にあるけど、書類Bは引き出しの中、書類Cは・・・どこだっけ？」という問題は起こり得ません。
また位置を決める際には「理由のない配置はしない」よう心がけましょう。「書類Aが書類Bよりも手前にあるのは、使用頻度が書類Aのほうが高いから」など、なぜその場所なのかを考えて配置を決めれば、自ずと最も機能的な配置決めが実現できるはずです。

もちろん一度整理整頓したからと言っても、再び物を増やしたり、決めた場所に戻さなかったりすれば再びデスク周りは散らかり始めます。これを防ぐにはたった1つのルールを守ればOK。それは「定物定位置」、つまり「決められたものを決められた場所に」というルールです。とは言っても物が増えたり、「この配置はちょっと不便かも」と思う場合もあるでしょう。その場合は再び整理→整頓の手順を踏み、常に自分のデスク周りを最適化する作業が必要です。

こうして日々の探し物の時間を大幅に削減すれば、それまでしていた探しものの時間が浮きます。空いた時間は、セミナーなどに参加して自分に投資するもよし、早くに帰って自分の時間を大切にするもよし、もちろん新たなプロジェクトの企画を考える時間に使ってもOK。デスク周りを機能的にするだけで仕事だけでなく私生活にまで良い影響が期待できます。さあ、あなたはいつからオフィス断捨離、はじめますか？