Inc.：たった60秒という短い時間が、大きな違いを生み出してしまうことがあります。仕事をクビになったり、投資家を激怒させたり、同僚にイラつかれたり、恋人と別れたりすることもあります。逆に、クライアントやビジネスパートナーに好印象を与えたり、馬鹿だと思われなくて済んだりすることもあります。このように、たった60秒で相手との関係は変わります。
人から好印象を得るために「メール」を送るときにも、60秒を意識した方が良いのです。今回はメールを送る際に、意識するべき「60秒ルール」について紹介します。
60秒ルールとは
メールを書いたら、どんなメールでも送信ボタンをクリックする前に60秒で内容を再度、確認します。休暇に関する短いメールでも、会社全体に送る長いメールでも同じです。送信する前の60秒間に、以下の項目が間違っていないかを確認します。
メールの内容
メールのトーン
宛先
確認手順は以下のとおりです。
60秒ルールの手順
まず最初に、メールを書いたらすべてを読み直して、最終チェックをします。送ろうとしているメールが一画面に収まらないほど長い場合は、きちんとまとめたドキュメントファイルを作成し、メールに添付して送りましょう。かなり長いメールは相手に嫌われますが、添付書類ならまだ理解してくれるでしょう。
また、誤字脱字や、文法的におかしなところがないかも確認しましょう。きちんとした文章で効率よく意思疎通ができるようにします。60秒間で、このメールはまだ送信しない方がいいと思ったら、送信するのはやめて、必要に応じて内容をふくらませたり、言葉を書き換えたりします。
あとは、社会人らしい書き方になっているかを簡単にチェックします。相手を怒らせるようなトゲのある書き方をしている箇所があれば、削除するか書き直しましょう。ほんの数行のメールでも、そっけない書き方になっていないかを常にチェックします。言葉のトーンや選び方、間違いを簡単にチェックするだけなら、メール1通につき30秒もかかりません。
次に、送信相手が間違っていないかを確認します。同僚数名をCCに入れたり、BCCを使ったりしている場合、間違って上司に送っていないかもダブルチェックしましょう。すべてのメールで送信相手の確認は、必ずします。そうすることで、恥ずかしい思いや、取り返しのつかない事態は避けられます。
以上です。メールの文章と送信相手のチェックが終わったら、送信ボタンをクリックしましょう。
ただ、あなたにとって、このような手順は面倒なことかもしれません。長い間メールを利用してきた人にとっては、矢継ぎ早にメールに対応することに慣れているかもしれません。しかし、60秒ルールは自分のためのものです。本当のメール上手になるために設計されたルールです。
「60秒ルール」が役に立つ理由
メールは今やコミュニケーションの基本です。私は以前、できればメールではないコミュニケーションが良いと不満を言っていましたが、これが現在のビジネスでの現実です。携帯でもタブレットでもすぐにメールが打てるというのもまた、すばらしい現実です。しかし、たくさんのメールを立て続けに送ることも簡単な時代なので、メールで自分をよく見せようとするのを忘れがちです。「60秒ルール」は、説得力のあるやり方で、きちんと言いたいことを伝えることができ、あなたの印象を良くするのに役立ちます。
また、このルールは保険のようなものでもあります。60秒という短い時間で、落ち着いて冷静になることができ、怒りにまかせたメールを送らないための方法です。Gmailの送信取り消し機能や、Outlookの取り消しメッセージ機能を使っていても、自分のメールを読み直すことは役に立ちます。このルールをすることで、別の視点からメールを冷静に判断できますし、頭に血が上っている状態でメールを送らず、常に明晰な状態で正しい相手にメールを送りましょう。
これからの数時間、もしくは何通かのメールで、この「60秒ルール」を試してみて、コミュニケーションに違いが出るかを感じてください。最初は60秒間待つのがじれったく感じるかもしれませんが、すぐに慣れるはずです。
The 60-Second Rule for Every Email｜Inc.
John Brandon（訳：的野裕子）
Photo by Shutterstock.
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