(cache) 3ステップ！Excelでプルダウンリストを作成する方法

エクセルでプルダウンリスト（又はドロップダウンメニュー）を作る機会は多いのではないでしょうか？

プルダウンメニューを作成するメリットは、

入力の間違いが起きなくなる（半角、全角、スペースの統一）
入力するキーワードを覚えておく必要がなくなる

などが挙げられます。特に、入力の間違いがあるとフィルタ機能で抽出したときに、正しい参照が出来なくなるので、プルダウンリストで選択したほうが確実でしょう。

ここでは、「データの入力規則」機能を使ったプルダウンリストの作り方をお伝えいたします。
※キャプチャはExcel2013で説明しますが、Excel2010以前でもほぼ操作は変わりません

プルダウンリストとは

プルダウンリストとは一般的には下記を指します。

GUIを使ったOSの操作画面もしくはWebページの画面上で項目を選択する方式の一つで、複数の選択肢の中から1つだけ選択できる。
タイトル上にマウスカーソルをあわせてボタンをクリックすることで、画面上の上から下へ引き出されるように選択項目の一覧が表示される。ドロップダウンメニューとも言う。
PIPED BITS

エクセルでいうと、セルの右側にある矢印を押すと入力候補の項目が一覧表示され、その中から選択して入力できるリストのことを言います。
ドロップダウンリストやプルダウンメニュー、ドロップダウンメニューとも言います。

プルダウンリストの例

プルダウンリストを使うと

入力作業を楽にできる
入力ミスが少なくなる
統一した書式で入力できる

といったメリットがあります。

プルダウンリストの作り方

プルダウンリストを作るセルに、「選択してください」とあらかじめ入力します。
※文言は何でも構いませんし、空でも大丈夫です

STEP1　データの入力規則を選択する

「データ」タブの、「データの入力規則」をクリックし、「データの入力規則(V)」を選択します。

STEP2　ダイアログボックス内のリストを選択する

すると「データの入力規則」のダイアログボックスが表示されますので、「すべての値」をクリックし、「リスト」を選択します。

以下のような画面になります。このとき、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認してください。そして、「元の値」が空になっていることも合わせて確認ください。

STEP3　元の値を入力する

「元の値」の入力ボックスに、プルダウンで選択するリストを入力します。今回は、[りんご,バナナ,みかん]と入力しました。
注意点として、キーワードとキーワードの間は半角のカンマでつなげて下さい。
完了したら「OK」ボタンをクリックします。

完成

選択してくださいのセルをクリックすると、セルの右側に矢印が表示されます。

右側の矢印をクリックすると、プルダウンリストが表示されました。目的の項目をクリックするとデータが入力されます。これで完了です。

元の値のデータをあらかじめ用意してプルダウンメニューを作る方法

先ほどは「元の値」を手入力して作成しましたが、あらかじめデータを用意して作る方法もあります。以下のように、別のセルにリストのデータを用意してください。

先に示した手順で、「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「元の値」が選択されている状態にします。

あらかじめ用意しておいたセルをドラッグして範囲指定します。

「元の値」に範囲指定した値が入りました。この場合、「$D2$2:$D$4」が入ります。「OK」ボタンをクリックし、完了です。

プルダウンメニューのリストを変更・修正する方法

変更したいプルダウンリストが設定されたセルを選択し、
「データ＞データの入力規則＞データの入力規則(V)」のダイアログボックスを開き、「元の値」を変更します。

「みかん」を「ミカン」に変更しました。

変更した内容がプルダウンメニューのリストに反映されました。

プルダウンメニューのリストを追加する方法

「元の値」にぶどうを追加しました。

プルダウンリストにも反映されました。

あらかじめデータを用意した場合は、追加したいキーワードをセルに入力します。

「元の値」の選択範囲を再設定して完了です。

プルダウンメニューのリストから削除したい場合も同じ要領で行ってください。

設定したプルダウンリストを解除・削除する方法

プルダウンリストを解除する方法は、対象のセルを選択して、「データ＞データの入力規則＞データの入力規則(V)」のダイアログボックス内の「すべてクリア」を選択してください。

以下のように、設定がデフォルト状態になるので「OK」ボタンをクリックし、完了です。ドロップダウンリストの矢印が削除され、通常のセルに戻ります。

別シートの情報をプルダウンリストで表示させる方法

上記までは、同じシート内の情報をプルダウンで表示させる方法でしたが、同じブックの別シートへ情報を入力し、その内容を別シートのプルダウンリストに表示させる方法があります。

STEP1　別シートに入力されている情報を範囲選択する

STEP2　「数式」タブの、「名前の定義」をクリックし、「名前の定義(D)」を選択します。

STEP3　「名前」に定義したい名前を入力します。

今回は「果物」と入力して「OK」をクリックします。

STEP4　プルダウンリストを表示させたいシートに移動し、「データの入力規則」を表示する

元の値に「=果物」と入力して「OK」をクリックします。

完成

Sheet2に入力した情報がSheet1にプルダウンリストとして表示できました。

プルダウンリストをマウスを使わずキーボードで操作する

プルダウンリストを使って入力するときに毎回セルの右側の矢印をクリックするのは大変ですね。
キーボードを使ったショートカットを覚えると簡単にリストを選択することができます。

プルダウンリストが設定されたセルでAlt+↓を押します。プルダウンリストが表示されました。

選択は↓または↑を押します。Homeを使うと一番上の項目を、Endを使うと、一番下の項目が選択されます。
確定するにはEnterを押します。選択したデータがアクティブセルに入力されます。

プルダウンリストで選択したセルを集計する

プルダウンリストで選択したセルを集計する方法をご紹介します。
例えば、タスク管理をエクセルで行う場合、タスクごとに「未着手・作業中・完了」というプルダウンリストを設定したとします。

単にプルダウンから選択している状態だとどれくらい未着手のタスクがあるのかがわかりづらいですね。
そこで各ステータスのものがいくつあるか数値で表示してみます。
D2に「=COUNTIF(B2:B11,”未着手”)」、
E2に「=COUNTIF(B2:B11,”作業中”)」、
F2に「=COUNTIF(B2:B11,”完了”)」
を入力します。D2、E2、F2に各ステータスがどれくらいあるか数値で表示されました。

該当のセルの個数を集計するのに「COUNTIF」関数を用いました。
「COUNTIF(範囲, 検索条件)」のように書くことで検索条件に一致するセルの個数を求めてくれます。

プルダウンリストに条件付きで色を付ける

プルダウンリストから選択した項目を色分けしたい時は「条件付き書式」を使用します。

「ホーム」タブの、「条件付き書式」をクリックし、「新しいルール」を選択します。

2番目の「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、「セルの値」を「特定の文字列」に変更します。

「次の値を含む」の隣にプルダウンリストの項目の中から色を指定したい文字を入力します。
今回は「完了」を入力してみます。

下にある「書式(F)」ボタンを押すと「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。
今回は背景色を変更してみました。

条件付き書式が設定されたセルではプルダウンリストから「完了」が選択された場合のみ背景色が変更されます。

プルダウンリストで選択した内容によって、別のプルダウンリストを連動させる

例えば地域名、都道府県のような連動性のある値を入力したい場合、地域に応じた都道府県のリストが選択できる方法をご紹介します。東北地方を選択すると、青森県や岩手県からといった東北地方のみのリストが表示されるように絞り込む方法です。

STEP1　別シートにリストの元になるデータを用意する

今回は、Sheet2に下記のような天気予報で使われそうな分類の仕方のデータを用意しました。

STEP2　最初のプルダウンリストに名前を付ける

最初のプルダウンリストで使用する地方名を選び（A1:J1）、「数式」タブの、「名前の定義」をクリックし、「名前の定義(D)」を選択します。名前を「地方」と入力します。

STEP3　選択範囲から名前を作成する

A1からJ10までのすべてのデータを選択し、「数式」タブの、「選択範囲から作成」をクリックします。「選択範囲から名前を作成」ダイアログが表示されたら、「上端行」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

STEP4　最初のプルダウンリストに設定した名前を指定する

Sheet1へ戻り、下記のようにA2に「地方」、B2に「都道府県」と入力します。

A3を選択した状態で、「データ」タブの、「データの入力規則」をクリックし、「データの入力規則(V)」を選択します。「データの入力規則」ダイアログが表示されたら、「入力値の種類」を「リスト」を変更し、「元の値」には「=地方」と入力し、「OK」をクリックします。

STEP5　連動するプルダウンリストにINDIRECT関数を使用する

STEP4同様に、B3を選択した状態で、「データの入力規則」ダイアログを表示させます。「入力値の種類」を「リスト」を変更し、「元の値」には「=INDIRECT(A3)」と入力し、「OK」をクリックします。

「元の値はエラーと判断されます。続けますか？」というアラートが表示されたら「はい」をクリックします。

STEP6　完成

A3のプルダウンリストで選択した内容によって、B3のプルダウンリストが連動するようになりました。

3ステップ！Excelでプルダウンリストを作成する方法

プルダウンリストとは