Inc.：週のうちどれだけの時間を、必要のない会議に取られていますか？　この記事では、会議のムダをなくして自分の時間をもっと生産的なことに使える戦略をご紹介します。

必要もないのに会議を開くのは、昨今の職場の忌まわしい悪習のひとつです。職場のカルチャーの大部分はコミュニケーションとコラボレーションを軸に形成されるため、役員や管理職は、できるだけ会議を開いてチームを集め、共通の問題について徹底的に論じようとします。もちろん、たまには本当に有意義な会議や、どうしても不可欠な会議も存在するわけですが、ほとんどの会議は、開くこと自体が目的になってしまっています。そんな会議に出ても、貴重な時間をムダにするだけです。

「必要のない会議」といっても、2種類に分けられます。「まったく実施の必要のないもの」と、「開く必要自体はあるけれど、あなたが出席する必要はないもの」です。どちらの会議も、うまい戦略を使えば避けられます。あなたの貴重な時間をムダにせず、目前のもっと重要なタスクに集中するチャンスを確保しましょう。

説明のために、ここでは次のようなありがちなシナリオで、新しい会議が招集されたとします。事前の根回しなしに突然、会議の案内メールが送られてきたのです。

返事を保留にする

一般的なオフィスワーカーならば、新しい会議の案内を読んだら、何も考えずに参加の返事をしてしまいます。その会議が何に関するものか、なぜあなたの参加が必要なのか、よくわからない時でも、です。こうした盲従こそが、必要のない会議につながる、最初の、そして決定的な誤りなのです。

とはいえ、不参加の返事を出すのには及び腰になってしまう人もいるでしょう。そんなことをしたら、指示に従う気がないとか、真っ向から刃向かっていると誤解されるおそれがありますからね。そこで第3の選択肢、「保留」です。いったん返事を棚上げしておいて、その間に会議の詳細を確認するのです。この選択肢はあまり使われていない印象ですが、もっと利用を考えても良いと思います。

詳細を問い合わせる

会議の詳細は、出欠を判断するうえで重要です。会議の案内として受け取った文面に、議題のわかるようなタイトルがついていたり、会議を開く意味や、そこで何を決めたいかについて短く説明してあったりする場合もありますが、一般的な職場では、そこまで書かれた案内にはめったにお目にかかれません。

ありがちなケースだと、会議の案内が根回しなく突然に舞い込んできて、しかも議題はろくに説明されません。この場合は、自分で動いて詳細を確認する必要があります。案内の発信者を突き止めて、その会議の目的や役割について問い合わせましょう。これはおかしなことではありません。詳しい情報を求めているだけのことです。

その会議が必要かどうかを判断する

これは主観的な判断となります。決めるのはあなた自身です。判断の基準となるのは、事前に得られた情報と、「これまでの会議が効率良く行われてきたかどうか」です。

「今回の会議の実質的な論点は何か？」「明確な到達目標はあるのか？」「一緒に何か作業することになるのか、それともただ喋るだけか？」「メールで進捗状況を知らせることが、その会議の代わりにならないか？」...こうした問いはどれも、その会議が必要不可欠か不要かを判断するのに役立つ、重要なものです。

もしその会議が必要でないと判断したなら、その意見を口にするのはあなたの務めです。

その会議にあなたが必要かどうかを判断する

会議自体は必要なものだとしても、会議をつつがなく行ううえであなたの存在がどうしても必要、というわけではないことは、よくあります。会議案内を送る相手の追加はクリックひとつでできるので、その結果、案内の送信先リストには、充分な検討もなしに多くの人が加えられてしまいます。その会議で自分のできることがなく、仕事の役に立たず、そこで出る新しい情報を知りたいとも思わないのなら、どう考えても、あなたはその会議にとって必要ではありません。

自分がその会議にとって必要とは思えないのならば、その意見を口にしましょう。

反対するのではなく、対案を出す

会議を招集した人に対して、自分は出席を見合わせたいと申し出る場合は、「対案を提示する」という形で自分の意見を言いましょう。やみくもに反対してはいけません。会議の論点を批判したり、文句を言ったりするのはやめましょう。出席者ひとりひとりの拘束時間を考えたなら、もっと有意義な時間の使い方ができるはず。相手がそこに思い至れるよう、サポートする気持ちで対案を出しましょう。

たとえば、「私はこの会議に出る必要を感じません」と言うのではなく、こう言ってみましょう。「今日の午後はそれよりも、別のプロジェクトの仕上げにかかった方が、もっと生産的ではないかと思うのですが」あるいは、「この会議は不必要です」と言う代わりに、こう言ってみましょう。「メールで詳細な最新情報を報告すれば充分ではないかと思うのですが」

開催を止められないなら、会議の質の向上を：議題一覧を出してもらう

時には、会議を開くこと自体はどうしても止められない場合もあります。その場合には、会議をできるだけ効率良く行うために、できることをやってみましょう。会議を招集した人がどうしてもやる気なら、あらかじめ詳細な議題一覧を出してもらいましょう。議題一覧があれば会議の論点と目的が明確になるので、会議が行われている間、出席者全員が集中を切らさずにいられます。それに、出席者が会議の前に議題一覧を見てあらかじめ準備してきてくれたら、いっそう有益な議論ができるはずですね。

開催を止められないなら、会議の質の向上を：建設的なフィードバックをする

もうひとつ、会議の開催自体は止められない場合にすべきなのは、会議が終わったあとで、進行を評価し、招集した人にフィードバックを返すことです。「会議を通して目標は達成されたか？」「私が出席した意味は実際にあったか？」「議論が脇へそれることはなかったか？」「全員が議論に参加していたか？」「別のやり方はなかったか？」...こうした問いに答える形で自分の意見をまとめ、招集した人に伝えましょう。そして、次回の会議がもっと生産的なものになるように協力しましょう。

こうした戦略をうまく活用すれば、必要もない会議をすべて避けて通ることはできないにしても、会議に依存した職場のカルチャーを少しは良い方向に変えられるはずです。出欠の回答を保留にして会議の詳細を確認するのを繰り返していけば、職場の人たちも、手当たり次第に案内を送るのをやめて、よく考えてから会議を招集するようになるでしょう。廃止できない会議については、対案やフィードバックを示すことで、生産性を飛躍的に向上させられるでしょう。できることなら、同僚を巻き込んで同じことをしてもらえば、そのうちに職場全体が会議のスリム化と効率化に向かうようになり、会議への参加がそれほど苦痛ではなくなるかもしれません。

Jayson Demers（原文／訳：江藤千夏／ガリレオ）