大学生や新社会人になるとよくみるファイルに「.pdf」というものがあります。テキストや図、写真などがレイアウトされているのにとても軽いファイルだけど、どうして Word (ワード) や PowerPoint (パワーポイント) でなく「.pdf」が使われるのか? そもそも PDF とはどういうファイルなのか使い方やその存在価値についてあまり知られていないという場合も多いようです。ここでは、「.pdf」の基本的な情報と、扱い方を解説しましょう。
そもそも PDF って?
メールに添付されていたり、ダウンロードして入手したりと、さまざまな方法で見かけることが多いのが拡張子に「.pdf」とついたファイルです。論文やパンフレット、案内状、製品の説明書など、ファイルの中でも文章や図、画像などがきちんとレイアウトされたものによく使われています。
この「.pdf」という形式のファイルは、「Portable Document Format」の略で「PDF ファイル」と呼ばれます。PDF は、アドビシステムズ社が開発したもので、ハードウェアや OS の違いなど、ファイルを開く環境に依存せず、オリジナルと変わらない内容が閲覧できるという特長があります。
たとえば、アップルの iOS と Windows と OS の違う環境でも、同じ見た目のファイルを閲覧することができます。このメリットにより、PDF ファイルは世界標準として使われるようになり、現在でもグローバル スタンダードのファイルとして幅広く使われています。
PDF ファイルを開くには、専用のソフトウェア「Adobe® Acrobat Reader® DC」が必要です。無料で配布されており、事前に PC やタブレット PC へインストールしておく必要があります。ほかにも対応するソフトウェア、たとえば Word (ワード) などでもファイルを開き内容を閲覧することができます。
PDF ファイルは閲覧には向いていますが、専用のリーダーでは、文章を修正したり、画像配置を変更したりする操作はできず、注釈やコメントの挿入ができるだけです。PDF ファイルを編集するには有償の専用ソフトが必要になるため、場合によっては不便を感じるケースもあるかもしれません。
Word 2013 からの新機能! PDF ファイルの編集が可能に
しかし、Word 2013 から PDF ファイルの編集が可能となりました!
直接 Word (ワード) から PDF を開けば、通常の文章として、あらゆる編集を行えます。ここでは、いくつかの例をご紹介しましょう。
Word 2013 で PDF ファイルを編集しよう
(1) まず、開きたい PDF ファイルの保存場所を確認しましょう。
(2) Word 2013 を起動して、ファイルを「開く」から場所を指定します。
(3) PDF ファイルを開こうとすると変換作業をするというダイアログが表示されますので「OK」を押してください。
(4) Word 2013 で PDF ファイルが開けました。
あとは自由に編集するだけです。
ここでは、旅行の期間を入れ忘れているので新規挿入してみます。
(5) PDF ファイルを編集します。
テキスト「期日: 6 月 13 日、14 日」挿入後、文字をボールドにし、サイズも大きくしてみました。
編集のポイント
PDF を Word (ワード) で開いた時、既存テキストは以下図にある赤色のようにひとつひとつの単語、または記号毎、1 行ずつなど都度読み込まれる度に編集できるテキスト ボックスが変わってきます。
日付、または電話番号のみを変更する場合はレイアウトを崩さずに編集できますが、文章自体を変更する場合は、まず不要な文章部分のテキスト ボックスを削除してから新規挿入すると綺麗に編集できます。
(6) 修正したファイルを Windows 8 標準のビューワーで確認します。
では、開いた PDF ファイルに上書き保存してビューワーで確認してみましょう。
ビューワーで見ても追記事項が確認できました。これで PDF ファイルの編集、保存が完了です。
PDF ファイル + Word 2013 で簡単便利なファイル操作が可能
グローバル スタンダードの PDF ファイルと、編集可能な Word 2013 の組み合わせは、扱いやすさや便利さからいっても最高の組み合わせです。Word (ワード) で編集した PDF ファイルを再度 PDF ファイルとして保存すれば、再配布も簡単です。
PDF ファイルとして保存したい場合は、「名前を付けて保存」の「ファイルの種類」を「PDF」に選択して「保存」するだけで手軽に PDF ファイルを作成できます。
さらに、タブレット PC では、タブレットならではの見やすいレイアウトやページ送り表示が可能です。
Windows 8 標準のビューワーとタブレット PC なら、ページ送りや拡大といった操作はすべて指先で感覚的におこなえます。
文字サイズが小さい場合は指先ひとつで簡単に拡大と縮小でき、ページ数が多くても左右にページ送りのアイコンが表示されるため、まるでデジタル書籍を読んでいるかのように読み進めることも可能です。
※タブレットでタッチ パネル操作ができない場合は、「タッチ/マウス モードの切り替え」で、指アイコンのタッチを選択すれば、タッチ操作が可能となります。
さいごに
Word 2013 で PDF ファイルが編集できることをご紹介しましたが、ひとつの注意点としては、元の PDF ファイルのレイアウトを完全に再現できない場合もあるということです。PDF ファイルの元データはさまざまなソフトウェアで作られます。Word 2013 では、レイアウトを再現するよりも、編集可能にすることが優先されるため、完全に元データと同じデザインにはならない場合があることをご理解ください。
しかし、いままで有償でないと編集できなかった PDF が使い慣れた Word (ワード) で編集ができるのはたいへん便利な機能です。PDF ファイルにしか存在しない図や表、コメントなどが簡単に再利用できるので、学生生活やビジネスの場でも大いに役立つと言えます。今後さらに PDF ファイルと Word (ワード) がグッと身近になってくることでしょう。