Inc.：1日に何百通ものメールを受け取る日がありますが、本当に嫌になります。何が1番辛いかと言えば、重要なメールは山ほどあるのに、すべて返信するのは物理的に不可能なことです。

メールは、ストレスを溜めた「One Month Rails（筆者が共同創業者でありCEOでもあるオンラインビデオラーニングプラットフォーム）」の生徒からの相談だったり、私の投稿した記事を読んで会いたいと言ってくる人、あとは友人からです。

自分のポリシーとして、受信したメールにはすべて目を通すことにしています。ですから、毎日少なくとも1時間はメールに目を通して、すぐに返信が必要な緊急のメールと、そうでないものを仕分けるための時間を割かなければなりません。でも、メールを送ってくる人たちが、余計なことを書かないようにしてくれると、私の時間も少しは節約できます。

今回は日頃から大量にメールを受け取っている人にメールを書く時に気をつけたい5つのTIPSをご紹介しましょう。

1．できるだけ短くする

2〜3文以内のメールを書けば、すぐに読んでもらえますが、1〜2段落以上の長いメールだと、読むのを後回しにされて、返信をもらうのも遅くなります。

これは私が最近受け取った長いメールです。すべてきちんと読む必要はありません、ザッと流し読みしてください。

Mattanさま

私は◯◯◯（名前）と申します。カリフォルニア州出身で、最近学校を卒業して、今は△△△（地名）に住んで、仕事を探しています。会計学の学位を持っていますが、その分野の仕事を探しているわけではなく、率直に言ってこれから会計士として仕事をしようか悩んでいます。会計士のスキルというのは、若い起業家の目には留まりにくい能力だと思っていたので、学校に通っていることから、いつもどうしようかと悩んでいました。

今日は、□□□（都市名）の複数の会社がコーダーを探しているという情報を見ました。私はずっとコーディングに興味があったのですが、ほとんど経験がありません。マイクロソフトのエクセルのVBAでマクロをいくつか作成したことがあって、その時にとても楽しかったのです。

求人広告を見た時に、これが自分のやりたいことなんじゃないかと思いました。これから勉強するにはどこから始めればいいのか、アドバイスをもらえたらと思っています。これがWebサイトに載っていた求人情報です。

最低条件の中で、これが自分に欠けていると思います。

• 開発の経験
• 以下のうち少なくとも1つはどれかの言語や関数に精通していること（C/C++, Java, Javascript, C#, Python, Ruby, Haskell, Scala, F#, Clojure など）
• ループ、変数、機能、潜在的なオブジェクトやクラスのような、基本的なコントロール構造やプログラム要素に対する理解

この条件を見てすぐに「コードの書き方」をYouTubeで検索し、あなたの「コーディングを独学する方法」のビデオを見つけました。このビデオのアドバイスが今でも有効で、Railsをやった方がいいとしたら、あなたが私だったら何から始めるかをアドバイスしていただけたらと思います。それから、私のパソコンはカリフォルニアに置いてきていて、今のところchromebookしかありません。最初はこれでも十分ですか？　それともちゃんとしたOSの入っているパソコンを買った方がいいでしょうか？

初歩的な内容の長々としたメールを失礼しました。
メールを読んで返信をいただけたら幸いです。

ビデオの内容はとても参考になりました。ありがとうございました。
ビデオで話していた詳細な内容にこれからすぐに没頭するつもりです。

ニューヨークの雪がすぐに溶けますように！

ちょっと、これは長過ぎで読むのが大変です。この内容は、次のように簡単な3つの文章にまとめられます。

Mattanさま

私はちょうど Internet Week で話していた「コーディングを独学する方法」のビデオを見たところですが、これは約2年前のものですよね。このビデオのアドバイスは今でも有効なのでしょうか？

もし有効であれば、Chromebookでも大丈夫ですか？　それとももっときちんとしたOSの入ったパソコンを買った方がいいでしょうか？

これで良くなりました。送り手の個人的な背景に関する情報はほとんどなくなりましたが、人は読み手が必要とする以上の情報を提供しがちなので、これで十分です。

2．読みやすくわかりやすいフォーマットにする

メールは、長い1つの段落よりも、1〜2文のいくつかの段落にわけられている方が読みやすいです。これは最近私が受け取った読みにくいメールです。

Mattanさま
私は4月にあなたのskillshare omrailsのクラスを受けました。今私は、あなたのアドバイスに従ってHartlのチュートリアルをやっています。質問がありますので、お知恵を拝借できればと思っています。iPhoneのアプリを開発するのにHartl's Railsのチュートリアルと同等のものはありますか？　私の目標は、妻のジュエリーの仕事のWebサイトをRailsでつくることで、一緒にiPhoneアプリもつくれればと思っています。ご協力に心から感謝します。ありがとうございます！

これがどれほど読みにくいかわかってもらえましたか？　相手が何を言いたいのかを把握するのに、いちいち読み込まなければならず、ザッと目を通すことができません。このメールは次のように変えると良いと思います。

Mattanさま

「One Month Rails」のクラスを受けました。ありがとうございました！
今アドバイスに従って、 Michael Hartl Ruby on Rails Tutorialをやっています。

ちょっと質問です。
Hartl TutorialのようなiPhoneアプリのためのクラスはご存知ですか？

後者のメールは読みやすく、相手が聞きたいことがはっきりとわかります。段落を分け、一文を短くして、相手の行動を促す部分を分け、協調したい部分は太字やイタリックを使って、大事な部分に目が行くようにしましょう。

3．相手に求めていることを明確に

一番頭に来るのが、メールを送ってきた人が、あれこれとたくさんの情報を書いているのに、何をして欲しいのか書いていない時です。すぐに「一体私に何をして欲しいんですか？」と返信したことが何度もあります。

誰かを紹介して欲しいのか、ブログを読んで感想を言って欲しいのか、イベントに参加できるかどうかの返事が欲しいのか、はっきりとわかりやすく書きましょう。

これは最近私が受け取った、何が言いたいのかわからないメールです。

ちょうどあなたのコンピュータプログラミングのプレゼンビデオを見終わったところです。私は14歳で、自分のやりたいことを学びたいと思っています。できれば何か助けてもらえませんか？　本当にお返事待っています。

こちらに行動を呼びかける言葉は「助けて」しかありません。しかし、何を助ければいいのか、どう返事を書けばいいのかサッパリわかりませんでした。もう少し具体的にこのように書いた方がいいでしょう。

Mattanさま

私は14歳で、プログラミングを勉強したいと思っています。一番おすすめのリソースは何ですか？

他にも色々と情報を入れた長いメールを送らなければならない場合は、最初に相手に求めている行動が何かを入れましょう。たとえば「以下のイベントに参加してもらえないかとおもい、メールを送っています。参加の可否についてだけお返事をください」など。

また、このような書き方をすれば、他の人に仕事を振ったり委任したりする際に、そのメールを転送すべきかを読み手が判断しやすくなります。

4．要求はほどほどに

最近は、返信するのに1時間もかかりそうなメールを、30秒で簡単に出すことができます。

お願いですから、「自分の立ち上げたWebサイトを見て、感想や意見を聞かせてくれ」と言わないでください。あなたの作った製品やWebサイトについて、有用な感想や分析を提供するのは、かなりの労力がかかります。

2分以内に返答できそうなものであれば、私はすぐに返信します。何に対するフィードバックが欲しいのですか？　ビジネスモデル？　ボタンの色？　それとも文章？　要求は具体的に、そしてほどほどにしてください。

これは私がよく頼まれるかなり面倒な依頼のメールです。

Mattanさま

◯◯◯（名前）と申します。私のことはご存知ないでしょうが、あなたがHacker News（ベンチャーキャピタルであるYコンビネータが運営するサイト）に投稿した記事を読んで、今まさにやる気が出ました。

私もYコンビネータに応募したところですが（非技術系のファウンダーとして）、あなただったらわたしの応募にどんな感想を持つか気になりました。これはまだ却下されていません。私の会社は「Popular Mechanics」（添付参照）や「Fox Business」（リンク参照）でも取り上げられたことがあり、300人以上の顧客がいます。私はうまくいくと信じていますが、Yコンビネータ卒業生の意見を聞ければかなり参考になるのではないかと思っています。

（それに1000ワード以上の添付書類あり）

人に意見を求める時は、具体的に数分以内で答えられることを聞きましょう。お願いですから、読み手が何を求められているのか把握するために、労力をかけなければならないような聞き方をしないでください。それは送り手の怠慢です。「顧客をもっと増やすに何をすればいいと思いますか？」と聞かないように。

同じようなことですが、「何かアイデアをください」というようなことをメールで聞かないこと。

私と共同創業者と、ランチかディナーを一緒にいかがでしょうか？　私たちの会社が今後どうすればいいのか、お知恵を拝借できればと思っています。

「お知恵を拝借の会」なんて、大した具体的な目標もなく、その目標を見つけるために大半の時間を使うので、どっと疲れるだけです。何をして欲しいのかはっきりとわからないメールを書いているのに、実際に会いたいと言っているメールは大体そういうものです。

以下が、そういうメールをもらった時の私が返信に使う定型文です。

申し訳ありません。
お役に立ちたいとは思っていますが、直接お会いすることはできません。質問がある時はいつでもメールしてください。
「私の状況はこんな感じですが、どう思いますか？」というようなザックリした質問は苦手なので、具体的な質問でお願いします。

私が人からのコンタクトに対応する時の優先順位と作業量はこのような感じです。

1. 短い返信：「ありがとう（^ ^）」「そう言ってもらえて光栄です」
2. 具体的な質問の回答：2分以内でできるもの
3. クイック電話（SkypeやGoogle ハングアウト含む）：約15分程度
4. 実際に会ってお茶：約45分程度

相手が実際に会ってお茶をしたいと言っても、Skypeで十分だと思ったら、私はそっちを優先させます。

5．時間を使ってでも助けたいと思わせる

ちょっと厳しいと思うかもしれませんが、正直に言ってこれが1番大事です。

昔は、メールをくれた人全員に会おうとしていました。お茶やランチに誘われれば行き、長い話を聞き、自分で考えられるそれなりのアドバイスをしました。でも、そうしているうちに、相手が私のアドバイスを聞かない、もしくは私の方が間違っていると言って議論したがることに、どうしても腹が立ってきました。そうでありながら、1〜2カ月後に戻ってきて、同じ質問をする人もいます。あれはデジャヴかと思います。

最近では、自分が助けられそうだと思う人に優先順位をつけることにしています。過去に何か素晴らしい功績をあげている人は、将来的にも何か素晴らしいことを成し遂げそうなので、1番わかりやすいです。

メールを受け取った時に、相手のSNSのプロフィールをチェックするのもよくやります。FacebookやLinkedInを見れば、勤めている会社や卒業した学校、どういう仕事をしてきたかがわかります。

経験がまだ何もない場合は、自分がやろうとしていることを盛り込んだ、良い感じのWebサイトをつくりましょう（内容を盛る必要はありません）。

How to get a busy person to respond to your email｜Inc.

Unsplash（訳：的野裕子）