大きい！重い！エクセルファイルの直し方

 

妙にサイズが大きいエクセルファイルってありますね。ファイルを開くのに時間もかかるし、下手すりゃフリーズすることもある。メールで送ろうとしても社内のサイズ制限にひっかかってしまう。じゃあ圧縮して送ろうと思っても、簡単にファイルを見てもらいにくくなるのであまり圧縮はしたくない。

そんなファイルサイズが大きくて重いエクセルファイルに遭遇したらどうするのか。自分はこんな方法でエクセルファイルを小さくしています。

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貼り付けの図や写真を圧縮する

デジカメ写真をそのままぺタリと貼ってある場合などは、巨大なエクセルファイルになりがちです。まずはそんな画像を小さくします。

1. 問題の写真や図を右クリック
2. 図の書式設定→図（タブ）→圧縮
3. 解像度をＷｅｂ/画面 解像度96ｄｐｉ トリミングなどのオプションにもチェック

こうすることで画像が小さくなります。

図や写真をファイルから挿入する

問題の図や写真が少ないようなら、再度貼りなおします。

1. 挿入→図→ファイルから
2. 貼り付ける図や写真を選んで張り込む

エクセルファイルに画像を張り込む場合、ついコピーアンドペーストしてしまいますが、お手軽だけどファイルサイズは大きくなってしまいます。ファイルの挿入メニューから貼り付けるとファイルサイズは小さいままなんです。できるだけこのひと手間を忘れないようにしたいです。

 

隠れたシートがないか確認する

元データや使われていないシートが隠れている場合もあります。

1. 書式（O）→シート（H)→再表示（U)
2. 出てきたシートが不要ならば削除します
   

空白行を削除する

CVSデータを読み込んだ元データシートなどによくあるパターンです。たとえばデータは１００行程度なのに、空白スペースがその後の行にも入っていたり、ずっと飛んだ最下行にぽつんとデータが入力されていたりすることもあります。

1. Ctr＋End または、編集（E）→ジャンプ（G）→セル選択（S)→最後のセル（S)で最後のセルを確認
2. そのセルまで必要でなかったら、必要でない行を選択して削除。
3. 上書き保存するとファイルサイズが小さくなります。
   

隠れたオブジェクトを消去する

グラフや図形などをたくさん使ったフォーマットを使いまわす場合、つい全セルを選択して削除をしてしまいませんか？セルの数値や数式は削除できますが、グラフや図形などのオブジェクトは実はそのまま残っています。高さ、幅がゼロのまま一番上の行にくっついているんです。どんなにいじっても小さくならないときはたいていこのパターンが多いです。

1. 編集（E）→ジャンプ（G）→セル選択（S)→オブジェクト（B)
2. 見えないオブジェクトが選択されます！問題なければそのままDelキーで削除

このオブジェクトが一番やっかいで、エクセルがなかなか開かない場合に調べてみると、こうした見えないオブジェクトがたくさんある・・・そんなファイルによく遭遇します。

式を値で上書きする

グラフや数式を更新することがなければ、思いきって式を値で上書きします。

1. 元データなど式の入ったシートを全選択してコピー
2. 形式を選択して貼り付け→値で貼り付け

VlookupとかIndexとかで所属や名前を引っ張り出してる場合には、数式も長くなりがちです。オリジナルを手元に残しておいて、配布用は思い切って値で上書き！ですよ。

最新のエクセルで上書きする

ファイルを保存するときに、旧バージョン互換で保存するとファイルは倍近くに膨れ上がります。新しいエクセルでも古いエクセルでも開けられるようにとの設定ですが、これも新しいのだけで大丈夫です。よっぽどなことがないかぎり、ファイルが開かないことはないですからね。

1. 名前をつけて保存
2. ファイルの種類が「Microsoft Excel 97-2002 および 5.0/95ブック」になっていたら、「Microsoft Excel ブック」に直す
   

こんなツールを使ってみる その１

こうしたチェックを簡単にやってくれるエクセルマクロがあります。

エクセル ワークブック診断
http://hp.vector.co.jp/authors/VA016119/shindan.html

ファイルを起動して、チェックしたいエクセルを選び、診断ボタンを押します。調べてくれるのはこんな項目です。

• ファイルサイズ
• ワークシート数
• 名前の定義数
• 外部リンク
• シートの下の空白行
• 非表示オブジェクト
• などなど
  

問題の解決方法も丁寧に解説してくれるし、問題削除用マクロもついています。空白行や非表示オブジェクトの存在と問題はこのシートで知りました。非常に便利なエクセルマクロソフトです。エクセル問題が生じたら、まずこれを使ってます！オススメです！

 

こんなツールを使ってみる その２

もうひとつ便利なツールです。巨大なPowerPointファイルを圧縮してくれるソフトが、今度のバージョンアップでWord,Excelにも対応しました。

NXPowerLite 5 デスクトップエディション ダウンロード版 [ダウンロード]
http://www.nxpowerlite.jp/

使い方はパワーポイントと同じ。ファイルをアイコン上にドラッグするか、ファイルを右クリックででてくるメニューを選ぶかです。

普段から便利に使っています。写真や図があきらかに多いエクセルはこのソフトで修正するのが簡単だと思います。

巨大化するパワーポイントを小さくする方法：おとうさんのつれづれLifhack
http://otou-no.cocolog-nifty.com/lifehack/2006/10/post_65e2.html

 

まとめ

ファイルをあとから小さくするのは結構大変です。なら最初から小さく作りたい。そのほうがストレスもなくちゃんと見てもらえるし、資料も活用してくれるはず。

自分がエクセルで資料作成にあたって気をつけているポイントは以下、こんな感じです。まとめとして参考になればと思います。

• 元データと集計ピポットは切り離し
• まとめの表からグラフを作る
  
• 必要ない式は値で貼り付ける
  
• 画像はファイルから挿入する
• 印刷するシートをシート名に「印刷用～」として明確にする
• 印刷シートはシンプル、わかりやすく作る

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