契約書を送付する時に気を付けなければならないマナー
- 2014/02/07
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- 藍原 優
契約書は相手方、取引先との契約を締結する際に必要とする書類ですので、相手のことも考慮しなければなりません。契約書に同封する送付状の書き方や返送が必要な場合の契約書の取り扱いについて、捺印する場所の明示の仕方など、郵便で送付する際の最低限のマナーなどを紹介します。
契約書を送付する際に注意しなければならないこと
契約書には取引契約書や売買契約書、賃貸借契約書といった様々な契約書が存在します。相手や取引先の存在があって初めて成立することですので、一方的な送付の仕方ではトラブルが起こりかねません。相手方や取引先に分かりやすく、かつ、返送する場合には手間を取らせない最低限のマナーを示すことで、しっかりした会社だという印象を与えることができます。
まず、契約書を送付する際には、契約書はもちろんですが、送付状も同封しなければなりません。契約書だけ入った封筒が届いても、受け取った人は何の書類だろうと分からないことがありますので、どのような契約書で担当者は誰なのかを明確にして送付します。
契約書を直接相手に手渡しする場合はその場で受け渡しの確認ができますが、郵送する場合は相手にきちんと届いているかを確認するため、原則として簡易書留や配達記録郵便にて送付するのが一般的です。郵送する前に電話で簡易書留か配達記録でお送り致します旨の連絡を添えておくと良いでしょう。
契約書の捺印の順番
契約書は双方の署名捺印があって契約締結となります。特に企業の契約書では2通作成の上、双方が1通ずつ持つということがよくあります。この場合、誰から印鑑を押せばよいかということが問題になりますが、一般的には、金銭の授受がある場合、金銭を受け取る側が先に捺印します。
例えば、ある契約によってお金を払う側のA社と、お金を受け取る側のB社があるとして、契約書をA社が作成し契約を交わそうとします。その場合、A社は署名捺印をせずに2通の契約書をB社に送り、B社は受け取った契約書に署名捺印の上2通とも返送、最後にA社が署名捺印の上1通をB社に送付するという少々複雑な手順を踏むことがあります。これは金銭を払う側が契約を交わす際のリスクが高いためです。
金銭の授受がない場合（NDAなど）、対等な契約の場合は作成した側が先に印を押し送付して、1通を返送してもらうのが一般的です。
自分が契約書を作成した側であれば、押すべき印鑑の種類と、押す箇所を明記した上で、スムーズに契約書を取り交わせるようにすることが重要です。
契約書を返送してもらう場合の取り扱い
契約書は双方が保持しなければなりませんので、郵送の場合は返送用の封筒を同封しなければなりません。また、返送も簡易書留で返送してもらうことが望ましいですから、送付の連絡をする際に、返送を簡易書留でしてもらえるよう、お願いしておくのが良いでしょう。
些細なことでも、事前に断りを入れておくことで、良い関係を築くことに繋がりますので、最低限のマナーに気をつけながら、契約書の取り扱い一つで本人や会社の心象の良し悪しが出ることにもなります。
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「ビジネスマナー」「マナー」に関連する記事
見落としがちな「内訳」と「備考欄」に気をつけて！請求書の作成注意点
- 2014/06/13
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- ichiba hideki
請求書のフォーマットにはこれといった決まりはありません。ですから、記載するべき内容が書いてあれば用紙の大きさや使い方など、どんな風に作成しても構わないのです。
ですが、請求書に記載するべき内容が漏れていると、入金までの処理に時間がかかってしまう恐れがありますので、請求書を作成する際に特に注意しておきたいポイントについて紹介します。
1. 請求書は正確に漏れなく
請求書に記載する内容は「請求書番号」「作成日」「宛先」「作成者」「合計金額」「明細」「備考」です。請求書は相手に対して支払いをお願いする正式な文書ですので、訂正がないように作成することが大切です。
請求書に訂正が見つかった場合、二重線で訂正などではなく正しい請求書を再発行することが一般的です。では、ここでよく訂正の見つかる内訳と備考欄について説明したいと思います。
2. 内訳について
請求書には合計金額のほかに、何にどれだけかかったのかという内訳を記載する必要があります。内訳に書くべき内容が少ない場合はともかく、記載する内容が膨大な場合でもまとめたりせずに請求金額の根拠を明らかにしなければ、相手を納得させることができません。
特に都度方式ではなく掛売方式の場合は、相手が納品から時間がたっているので忘れている場合もありますから、曖昧な表現も使わないようにし、できるだけ明確に数字を示すことが大切です。
3. 備考欄について
支払の締切日や支払方法、振込手数料の負担についてなど、曖昧な部分があると思い込みで行動してしまったり確認に時間がかかったりして、トラブルの原因になるおそれがあります。
直接会って説明したから大丈夫だとは思わずに、支払に対して相手に望んでいることはきちんと備考欄に書いておきましょう。
今回は、請求書の項目の中でも、「内訳」と「備考欄」にスポットを当てて紹介しました。請求書は相手に代金を支払ってもらうためのものですから、こちらの希望を伝えることはもちろん、相手の視線に立って経理処理の際に必要になる最低限の情報は必ず記載しましょう。
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仕事のミスはその後が肝心！誠意が伝わる謝罪文に必要な3つの要素
- 2015/03/10
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- Takeshi Sugiuchi
仕事でミスをしたときに、大切なのは謝罪の気持ちを表すことです。そこで有効な方法の一つが謝罪文です。しかし、謝罪文の書き方を皆さんは知っていますか？
謝罪文に必要なのは、「1. 謝罪の文章」「2. ミスの原因の説明」「3. 今後の対応策」の3つです。それぞれをどのように書けばいいのか、見てみましょう。
1. 謝罪の文章
一番最初には、ミスに対する謝罪の文章を書くべきです。例えば、「このたび、○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」「このたびは、当方の不手際により御社に多大なご迷惑をおかけしました事を、深くお詫び申し上げます」などです。ミスの内容や重大性、そして相手との関係性を考えて、冒頭の謝罪文を考える必要があります。
最初に謝罪の気持ちを書かないと、何を書いても相手は「言い訳をしている」と受け取る可能性があります。まず最初に謝罪の文章を書く事で、誠意を伝えるのです。
2. ミスの原因の説明
冒頭の謝罪の文に続いて、ミスが起きた原因などの事情説明を書きます。文例としては「私が○○を怠ったのが原因で、××といった事が起きてしまい、このような結果を引き起こしてしまいました。」「当方で原因を調査をしたところ、○○という事が発覚し、その結果遺憾ながら、××という事が生じてしまいました。」があります。
ただ「私のミスです」というだけでは、不十分です。なぜミスが起こったのか、具体的な原因を記述しましょう。原因が分からなければ、相手が納得してくれることはありません。
3. 今後の対応策
説明の文章の後には、ミスに対する対応策を書きます。文例としては「今後このようなミスが起きませんよう、△△を導入し、予防に努めたいと考えている所存であります。」「今後当社ではこのようなミスの発生を防ぐため△△に取り組みたいと考え、一層努めていきたい所存です」などです。謝罪文のなかでも非常に重要な部分です。
対応策次第で、謝罪相手はこの先もともに仕事を続けるかどうかを決定することもあるので、慎重に書かなければいけません。
以上が謝罪文に必要な要素です。また、謝罪文の最後に「今後も変わらぬご指導をよろしくお願いします。」のようなむすびの文を書く事も忘れないでください。
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「仕事」「新入社員」「ミス」に関連する記事
どっちがふさわしいの？「弊社」と「当社」の場面別での使い分け方
- 2014/05/27
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- Kazuhiko Tanabe
自分の所属する会社のことを言い表す場合「弊社」と「当社」という二つの言い方が思い浮かびます。実はこの二つは全く異なる用法で使われる言葉であり、場面によっても適切な使い方は異なります。
「弊社」と言うべき場面で「当社」といってしまっては言葉の使い方として、間違っていることになります。今回は「弊社」と「当社」の場面の適切な使い分けの例について解説します。
「弊社」と「当社」の違い
「弊社」と「当社」ともに同じ意味だと考えている人も多そうですが、この両者は全く異なる言葉です。社会人としては二つの言葉の違いに注意してきちんと使い分けをしたいものです。
「弊社」も「当社」も自分たちの会社を指す言葉として使われる言葉です。両者の大きな違いは敬意表現の違いです。「弊社」の方が「当社」よりもへりくだった表現となっています。
また「弊社」の方が「当社」よりもより丁寧な言い方になります。相手に敬意を払わなくてはいけない場面では「当社」ではなく「弊社」を使用したほうが適切な使い方となります。
「弊社」と「当社」の使い分け方
「弊社」と「当社」の違いが敬意表現にあることはわかりましたが、具体的にはどうやって使い分ければいいのでしょうか。日本のビジネスマナーでは、外部の相手に対してはへりくだった表現を用いて敬意を示すのが一般的なマナーです。
取引相手の企業や顧客とのやり取りの中で自社のことを指し示すときは、敬意表現である「弊社」を用いるのが適切な使用方法です。
それに対して「当社」は「弊社」よりも敬意が低くより日常的な言い方となっています。グループ企業とのやり取りや対等な立場での交渉の時は「当社」を用いるのが一般的です。
また、相手に対して強く出たいときも敬意表現を含まない「当社」を使うことが一般的です。クレームや講義の文書では、立場の違いに関わらずあえて敬意表現を含む「弊社」ではなくより強いニュアンスを含む「当社」を用いましょう。
「弊社」と「当社」は同じ意味なので使い分けの判断が難しい言葉です。ビジネスの中で使い分けの基準がわからないときは、とりあえず敬意表現を含んでいる「弊社」を使用しておきましょう。
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