(cache) 個人情報を記録したUSBメモリの紛失事案について

個人情報を記録したUSBメモリの紛失事案について

最終更新日: 平成27年2月12日
ページID: 005806

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主な質問

関わった職員の年代、性別、職種(教諭か)は
＜教育長＞
花巻幼稚園の教諭。40代女性です。

何人分の個人情報か。資料の数値を足した分と理解してよいか
＜教育長＞
316件(人分)です。

外部に持ち出したデータ(情報)は、持ち出し自由ということだったのか
＜教育長＞
情報セキュリティ対策では、基本的に外部へ持ち出したり、コピーしたりしてはならないとなっているものです。

USBメモリはパスワード保護などされているものではなかったのか
＜教育長＞
情報を持ち出した際、USBメモリはパスワードによる保護はしておりませんでした。

園のUSBメモリはパスワードによる保護がされていたのか
＜教育長＞
データだけではなく、個人情報を活用する際は本来管理職の許可を得て活用することになっていますが、本事案については管理職が用務で席を外していたために、今回のようなデータの取り扱いとなってしまったとのことです。

現在、個人情報が流出している状況はあるか
＜教育長＞
紛失したUSBメモリからの情報流出の事実や被害は未だありませんが、今後そのような事態も想定されることから、連絡をいただきながら迅速に対応することとしているほか、場合によっては警察機関の協力も視野に入れて考えております。

USBメモリをポーチに入れたかどうかはっきりしないということか
＜教育長＞
本人に状況確認した際には大分混乱していたが、データをコピーしたことははっきり覚えており、ポーチに入れたと思うと話しているほか、その周辺にUSBメモリも見当たらないことから間違いはないだろうと推測しているところです。

ポーチごと紛失したということか
＜教育長＞
そうです。

ポーチの大きさは
＜教育長＞
これぐらい(15cm程度)の大きさのガマグチ型ということです。

ポーチの中身はUSBメモリのみか
＜教育長＞
はい、私物は入っていなかったとのことです。

探したのか
＜教育長＞
本人も、園の職員、教育委員会の我々も心当たりのあるところを中心に探してみたが、発見には至っておりません。

家で仕事をしようということで今回のことが起きているが、この職員を含め園内の状況は
＜教育長＞
パソコンを使って業務をするときは園内で行うのが原則ですが、保護者へのお便りを作成する等で自宅で業務をすることがあったそうです。

この職員以外にも自宅で業務をすることがあるのか
＜教育長＞
詳細はまだ確認しておりませんが、この職員だけではなかったようです。

ほかの職員も同じようにデータをコピーして持っているのか
＜教育長＞
確認したところ、コピーはしておりませんが他にも個人用のUSBメモリを持っていた職員がいたので、回収いたしました。

自宅で仕事をしていたという事に関してはどのように考えているか
＜教育長＞
本来、職場内で行うべきと考えますが、季節柄多少時間をかけて構想を練りたいとか、どのような書式だったのかということで家に持ち帰っていたのだろうと思われます。この職員に限らず他にもあったと考えられます。

情報セキュリティの実態については
＜教育長＞
職員全体の確認はしておりませんが、職場内で業務を遂行できる環境をつくる必要があると感じております。

資料の中で、USBメモリ「職員個人用」という表記がされているが、幼稚園から職員に貸与される形で個人専用ということなのか、完全に職員が量販店等で買ってきて使っているということなのか、どちらか
＜教育長＞
今回の場合は後者(私物)です。

一般的には(私物の)使用自体が規制されている中で、花巻市ではこの辺りの扱いはどのようになっていたのか
＜教育長＞
情報セキュリティの面では、USBメモリ等の使用は禁止されている。こういった形で個人で使われていたということは、正直驚いているところです。職務の実態としてこのような状況になっているということについては、非常に大きな課題です。

(園の)USBメモリに保存していたデータをコピーしたということだが、そもそも保育台帳を使ってやる作業は何、なぜだったのか。どうして家に持ち帰ってまでやらなければならなかったのか。どういったものを作る目的で持ち帰ったのか
＜教育長＞
本人は、これからの指導計画の構想を練りたい、保護者向けの文書を準備したいという思いがありました。実際には、そういった前例や園の書式等があるが、実際には個別に確認するのが本来でありますが、時間的な制約からそういったものをすべてコピーしたと思われます。

USBメモリによる持ち出しが禁じられているという説明であったが、それは市教委の規定か
＜教育長＞
市の情報セキュリティの規定により禁止されております。

データのコピーとか具体的な内容は
＜教育長＞
データそのものを職務でコピーする必要があれば致し方ありませんが、本来、データを持ち出すということと、個人的なメモリでもって作業するということは、大きな問題だと考えております。

個人的私物のUSBメモリにデータをコピーして自宅へ持ち出すことが禁じられていることは、本人は認識があったのか
＜教育長＞
様々な研修を通じてそれについては意識されていたと思います。時間的な制約や仕事の準備などでやむを得ずというところがあったと思われます。

これまでのデータはすべてUSBメモリに保存されていたものなのか
＜教育長＞
以前は、紙媒体。
ある程度職場も電子化が進み、バックデータを残しておくというのがここ数年前からのことで、その保存用のバックデータの媒体がUSBメモリであったということです。

最近の市内の園はすべてそのような形をとっているのか
＜教育長＞
花巻幼稚園の場合はそういったことをやっていたということですが、他の保育所あるいは幼稚園においては規模にもよりますがほとんどが紙媒体となっています。

今現在の花巻幼稚園の入所状況は
＜教育長＞
園児数は110名。

今後、またこういった個人用USBメモリにデータを保存すると同じような事案が出る可能性があるが、今後の予防策についてはどのように考えているか
＜教育長＞
バックアップデータが必要かどうかということもありますが、ハードの部分でのきちんとした記録の仕方については、パスワードでブロックをかけるなどしっかりした対策はできると思います。バックアップデータとしてUSBメモリの使用はしないことにします。

今現在、園児のデータにアクセスするときに、パソコンでのアクセス時にはパスワード等は入っているか
＜教育長＞
入っています。

パソコンには入っていても、USBメモリに関しては入っていないということは、USBメモリに保存すれば見ることができるということか
＜教育長＞
そうです。

USBメモリが2個あったとあるが、1つには修了台帳と園児名簿が入っていて、もう1つに短期指導計画が入っていたということか
＜教育長＞
個人ごとの短期指導計画については全く個人用で、常々自分で計画を作るときに使っていたものです。それからもう1つは今回修了台帳等についてコピーするために準備したものです。

コピーしたものは修了台帳と園児名簿の2つについてか
＜教育長＞
そのほかにも様々なものが入っております。ただ、個人情報の取り扱いに反するものについては台帳と名簿。あとは年間指導計画や様々な書式です。

ポーチに2つ（USBメモリが）入っていて、コピーしたのはそのうちの1つなんですね。もう1つはもともと入っていたとかそういうことで、（園で保存していた情報を）コピーしたのではなく短期指導計画が入っていたということか
＜教育長＞
ポーチの中に自分が作成した短期指導計画（を入れたUSBメモリ）が入っていたということです。

今の、学習予定だと思うんですが、園で考えたものではなく、個人的に園児一人一人に関しての考え方とかをまとめたものを計画として入れていたということか
＜教育長＞
園では（保育期間の2年を）8期に分ける。いわゆる中期的な数か月単位の指導計画を立てながら、それの共通理解を図って、個別の指導に役立てている。それをいわゆる短期の指導計画という呼び方をしています。

それを常々持ち歩いていたということか
＜教育長＞
毎日か、自分で園の中のどこかに置いていたかについては確認しておりません。

もし、職員個人のUSBメモリに、今回必要だった書式というか過去のデータみたいなものだけ、資料を作成するために必要なものだけをきちっとコピーしていれば特に問題なかったという認識でよいか。たまたま全部を一括で持ち出してしまったので個人情報が入ったUSBメモリになってしまい、それを紛失してしまったという認識でよいか
＜教育長＞
本来であれば副園長、管理職のもとでこの書式について見たい、あるいは欲しいということであれば、それを閲覧できたり打ち出したものを参考としたりできるというシステムでとなっております。

保護者説明会というのは今日開催するのか
＜教育長＞
そうです。

そのときに保護者の方から何か意見とかはあったのか
＜教育長＞
その説明会については園のほうで主催して、先程までやっていたため、その情報はまだ入っておりません。

紛失した可能性のある個人情報という風に書いてあるが、このほかにも何か含まれる可能性はあるか
＜教育長＞
書式や園の指導計画など含まれ、それらは園の大切なものではありますが、悪用されるという観点では個人情報に比べてリスクが低いと考えられます。