Home    >   経営・起業    >   組織 > 【議事録作成者必見！】議事録を作成する際に気を付けたい書き方・マナー
NEXT:

【議事録作成者必見！】議事録を作成する際に気を付けたい書き方・マナー

0

by simon.carr
　社内ミーティング、グループの打ち合わせや、外部を招く会議など、ビジネスマンが議事録を作成するシーンは多いと思います。議事録は上司に承認してもらう重要な記録。ここでは、良くある2つのパターンを例に、それぞれの議事録の書き方、作成者としてのマナーなどを解説していきましょう。

会議で何かを決める・確認する会議の議事録の書き方

議事録の目的

・決定・確認事項の忘備録として
・後から振り返れるようにするため

記載内容

　会議で決定・確認した内容を具体的に記載します。「誰が・何を・いつまで」の、3点を押さえることが重要なポイント。議事録を作成する上でのマナーとして、誰が見ても分かりやすい議事録に書き上げましょう。

　作成タイミングとしては、会議や打ち合わせをしながらメモを取り、その日のうちに議事録を作成することが重要。直後に内容を打ち合わせ相手（上司など）に確認してもらい、承認印をもらうようにしましょう。後から「言った・言わない」のトラブルを避けるために、相手の確認印を「その日のうち」にもらうことが大切なマナーといえます。

報告会・連絡会の議事録の書き方

議事録の目的

・報告、連絡内容を出席者以外にも周知する

記載内容

　報告内容の詳細は、予め別途資料が配布されることが多いため、報告連絡の内容を要約することが重要です。また、報告会・連絡会に出席した上司や幹部の見解やアドバイスなども忘れずに記載することがマナー。

　作成のタイミングは、会議のあったその日のうちに草案を作成し、出席者に事前に内容を確認してもらい、指摘事項を修正した後に配布することが議事録作成者としてのマナーです。

議事録の共通記載事項として

　会社既定のフォーマットや会議目的によって異なると思いますが、共通記載事項として次の内容が挙げられます。

1.議題○○○○
2.出席者（複数社の会議の場合、会社ごとに出席者名・欠席者名を記載）
3.開催日時（○月○日○曜日開始時間～終了時間）
4.場所（○○会社○○会議室など）
5.配布先（議事録の配布先を記載。外部を招く会議の場合は、相手先企業にPDFに変換してメールで添付。内部出席者と欠席者には確認印をもらった後各自にコピーを配布）

議事録の書き方のポイント

　その日のうちに議事録を作成するためには、会議内容をボイスレコーダーなどで録音しておくことをおすすめします。スマホのアプリなどにもボイスレコーダーが入っているので活用すると便利です。会議終了後、録音を聴きながら議事録を作成しますが、話し言葉にならないように注意しましょう。出席者以外にも分かりやすいように変換することがポイント。


　会議の後、議事録を作成するには時間がかかります。会議にはそれぞれ目的があり、目的達成を助けるような議事録を作ることが議事録の本来の目的。今回ご紹介した内容を参考にして、良い議事録を作成するマナーやコツを掴んで下さい。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
！この記事を報告する

この記事の関連キーワード

「テクニック」「評価」「上司」に関連する記事

チームを作るのはリーダーだけじゃない。組織を向上させる「フォロワーシップ」の心得

0
  • 2015/01/03
  • 38659views
  • 0fav
  • ryoka

by joansorolla Creative Commons site

　組織には「リーダー」と「リーダーについていく人＝フォロワー」がいる。多くの場合チームワークの中で取り上げられるのは「リーダーシップ」だが、良い組織作りに必要なのは、本当にリーダーの力だけなのだろうか。

チームに不可欠な「フォロワーの力」

　様々な場面や時代の流れによって、多様なリーダー像が生まれている一方で、リーダーについていく「フォロワーシップ」こそが大事だ、と考える動きが生まれてきている。

　確かに組織を率いていくのはリーダーだが、チームはリーダーとフォロワーの相互的なコミュニケーションから成立するため、リーダーシップだけで組織を良くしていくのでは不完全だ。また、「こうした組織にしていきたい」という思いをそれぞれが持っているならば、リーダーだけがそれに対して働きかけるのではなく、全員が能動的に働きかける方がより良い組織作りに効果的である。

良いフォロワーの心得

　では、「良いフォロワー」になるためには、どのようなことに気をつければ良いのだろうか。

信じることを諦めない

　リーダーに対して、不満や不安がつのることもあるだろう。しかし、そこで投げ出してしまっては良いフォロワーにはなれない。自分がついていくと決めたリーダーに対して、最後まで自分ができることに取り組み、組織に貢献していこうとする気持ちが大事である。

伝えることをためらわない

　不満や不安に耐えて黙ってリーダーについていけばいいというわけではない。不満や不安を、リーダーに随時伝えていくことが非常に大事になる。リーダーに間違いがあれば指摘する、リーダーの意見をより良いものにする。これらはフォロワーが積極的にコミュニケーションを取ることで果たすべき役割である。

エネルギーを傾ける　

　上記２つの項目にも通じるが、チームに所属する以上、自分に割り振られた仕事にしっかりと取り組み、チームの前進に貢献する必要がある。チーム全員が「自分がこのチームを前進させていくんだ」と思うことが強い組織の形成につながる。


　フォロワーを動かすのはリーダーの仕事だが、リーダーの仕事の価値をさらに高めるのはフォロワーの仕事でもある。チームにおいて、良い組織作りはどんな時もチームの誰であっても人任せにすべき部分ではないのだ。フォロワーシップを意識して、組織を向上させられるフォロワーになろう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
！この記事を報告する

この記事の関連キーワード

「コミュニケーション」「仕事」「人間関係」「成果」に関連する記事

あなたの優しさがチームを好転させる。次世代のビジネスリーダー像「コンパッショネイトリーダー」

1
  • 2014/12/14
  • 47138views
  • 1fav
  • ryoka

　
　一般的に「多くの人を率いるリーダー」というと、元気よく周りを引っ張っていく人や、カリスマ性のある人を思い浮かべるのではないか。しかし今注目されているのは、それらのリーダー像からは少し離れたリーダー像だ。「コンパッショネイトリーダー」。聞きなれない言葉だが、今後の組織を引っ張っていくのは、この「コンパッショネイトリーダー」と呼ばれるような人たちかもしれない。　

次世代のリーダー「コンパッショネイトリーダー」とは

　コンパッショネイトリーダーとは、株式会社コミュニカの山元賢治氏が提唱している次世代のリーダー像である。「コンパッショネイト」という言葉の意味は「思いやり」や「優しさ」。コンパッショネイトリーダーとは、「フォロワーに対して思いやりを持って接していくリーダー」のことだという。

　今までのリーダーが「ビジョンを掲げること」「決断力」など、周りを牽引していくような素質が必要とされていたのに対し、フォロワーの気持ちを察するような素質が求められているのが特徴的である。

なぜ今、リーダーに「思いやり」が求められるのか

　今、コンパッショネイトリーダーが求められる理由は大きく分けて2つある。

希薄になっている人間関係に働きかける人物が必要

　近年、私達の生活において、仕事ではPCに向かう時間が増え、プライベートではSNSでのやりとりが増えた。それによって、人と直接向き合ってコミュニケーションをとる機会が減り、人間関係が希薄になっていることが危惧されている。

　そのような状況の中で、直接的な人間関係に働きかけることができる「思いやり」や「やさしさ」を持ったリーダーが必要とされている。

技術の進化に合わせて高まる「やさしさ」の価値

　優しさや思いやりが必要なのは、チーム内だけではない。技術の進化によって業務の効率化や組織の活性化などを可能にする仕組みをつくれるようになったとしても、それを実施する上で適切なコミュニケーションが成立していなければ効果は発揮できないのである。

　技術が進化すればするほど、その技術の効果を高める「思いやり」や「優しさ」といった、人の心に訴えかけるコミュニケーションをとれる人物が必要になってくるのだ。

コンパッショネイトリーダーはチームを活気づける

　「思いやり」や「やさしさ」を意識してリーダーシップをとることには大きく分けて２つの利点がある。

チーム内のリスクに早く気づくことができる。

　部下に声をかけ、気遣い、思いやりを心がければ、部下のモチベーションの低下や、チーム内の空気の変化に早急に気づくことができる。また、チームのリスクに早期に対応することも可能だ。

部下がイキイキと働ける環境をつくりやすくなる。

　リーダーが部下の気持ちを気遣いながらコミュニケーションを取ることで、親密な関係性を築ける。親密な関係性の下で、部下は自分らしくイキイキと働くことが出来るだろう。　

決して難しくはない「コンパッショネイトリーダーへの道」

　今までと違うリーダーだからと言って、コンパッショネイトリーダーになることは難しいことではない。

　すぐにでも部下の表情から気持ちを推し量ってみたり、部下には積極的に話しかけてみたりするなど、些細な事でフォロワーに「思いやり」「優しさ」を示すことは可能だ。いつも声をかけるか迷う相手に思い切って声をかけてみる、といった事から始めるのも良いだろう。

　コンパッショネイトリーダーになるために大事なのは「周りへの好奇心」。これは、何か習得に時間がかかるような特別なスキルではない。少しの意識ですぐに、コンパッショネイトリーダーへの道は開かれていくだろう。


　リーダーシップにおいてなかなか注目されることがなかった「思いやり」や「やさしさ」。しかしこれからの時代において、思いやりを持ったコンパッショネイトリーダーはますます注目を集める可能性が高い。今まで牽引型のリーダーシップを発揮してきた人も、「コンパッショネイトリーダー」から学ぶべき点は大いにあるのではないだろうか？

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
！この記事を報告する

この記事の関連キーワード

「ビジネス」「仕事」に関連する記事

リーダーだけでは成り立たない、調整役が果たす３つの役割

3
  • 2014/11/21
  • 166996views
  • 3fav
  • a.s

出典：www.photo-ac.com

　仕事をしていれば、チームで動かなければならない場面はたくさんあります。チームのメンバーがそれぞれの力を100％発揮する為には、「良いチームワーク」が必要です。では、良いチームワークには何が必要でしょうか？　みんなを引っ張る強いリーダー？　優秀なチームメンバー？　もちろんそれも大切ですが、それだけでは不完全です。

リーダーとメンバーをつなぐ存在

プロ野球を見ても、イチロー選手がオリックスに在籍した９２年から２０００年の間でリーグ優勝できたのは２回だけ。突出した個がいても、チームとして強くなければ勝ち続けることはできません。

出典：チームワークの名言 厳選集 - 名言DB

　チームで仕事をする際、優秀な人材やリーダー的な存在はもちろん必要です。しかし、個々が秀でていても、違う方向を向いていたり連携がうまくいかなかったりすると、パフォーマンスも半減してしまいます。

　そこで重宝されるのが、リーダーとメンバーをうまく噛み合わせ、潤滑油の役割を果たす調整役です。調整役は、メンバーが凹んでいたらフォローしたり、リーダーに適切な選択肢を示したりすることで、チームをうまく機能させます。

チームの調整役は３つのものを配っている

　チームの調整役をこなしている人は、視野が広くチーム全体をよく見渡しています。そのために必要な要素を「目配り」「気配り」「心配り」の３つに分けて紹介していきましょう。

観察することで相手を理解する「目配り」

　目配りとは、周囲の人の行動を観察することです。自分のことに集中すると人のことが見えなくなる、というのはよくあることです。しかし、それでは周囲の人が何を考え、どう行動しているのかという情報が一切入ってきません。

　目配りをすると、今まで見えていなかった、一人一人の考えが見えてきます。自分とは違う意見を持っている人が、なぜそう考えるのかを理解することができれば、状況を適切に判断できるようになるので、自分のとるべき行動がより明確になります。

発生しうる問題を予測し、行動する「気配り」

　気配りとは、チームがの中で発生しうる問題を予想して、事前に対処することです。対応が遅れそうな部分や、思うように結果が出ないことに対して、善後策を打っておける人が居ると、たとえ問題が発生しても、被害が大きくなる前に修正することができます。

チームのモチベーションをあげる「心配り」

　心配りとは、チームのモチベーションを高める行動をすることです。例えば、リーダーとメンバーの意見が合わず、互いに衝突してしまったとします。こんなとき、チームのモチベーションは下がってしまいがち。しかし、これは単にお互いの意図が伝わっていないだけかもしれません。そのときに、調整役がメンバーとリーダー双方の意見を聞いて橋渡しをすると、お互いの考えを理解し合うことができるので、チームメンバーのモチベーションを取り戻すことができます。

　このように、調整役はリーダーにとっては「背中を任せられる相手」、メンバーにとっては「頼れる存在」になることで、リーダーやメンバーの力を引き出す役目を果たします。


　チームで仕事をしていると、ついつい目立つリーダーや、頭のキレる優秀なメンバーなどに目がいってしまいがちです。しかし、彼らの力も調整役なしには十分に発揮できません。チームでより良い成果を出すには、調整役の存在が不可欠なのです。

　「チームでの仕事がなかなかうまくいかないな」と思ったら、まずは周りの人を気にかけてみる、そんなことから始めてみてはいかがでしょうか。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
！この記事を報告する

この記事の関連キーワード

「人間関係」「コミュニケーション」「仕事」に関連する記事