Thunderbird で受信トレイに溜まったメールを、毎回手動でフォルダに振り分けていくのは面倒ですよね。
そこで今回は、下記のように自分で決めた様々な条件によって、受信メールを自動振り分けする方法を詳しくご紹介します。
- ○○さんからのメールは××フォルダに振り分ける
- 件名に△△を含むメールは■■フォルダに振り分ける
Thunderbird の「メッセージフィルタ」を使えば、とても簡単に自動振り分けできるので是非活用してください。
初心者でも分かるように説明するので、さっそく始めましょう。
※迷惑メールの自動振り分け方法は、別記事の「Thunderbirdで迷惑メールを迷惑メールフォルダに自動振り分けする方法」で詳しく説明しているので参考にしてください。
目次
１．メール振り分けの設定方法
２．メール振り分けの設定を追加
３．メール振り分けの設定を編集
４．メール振り分けの設定を削除・無効化
１．メール振り分けの設定方法
まずは、以下の手順に沿ってメールの振り分け先のフォルダを作成しておきます。
１．まず、メイン画面で、「ファイル」→「新規作成」→「フォルダ」をクリックします。
既に作成済みのフォルダにメールを振り分ける場合は、ここでのフォルダ作成は不要です。
※もしくは「メニューボタン」→「新規作成の右の三角」
→「フォルダ」でもOKです。
２．表示されたウィンドウに、以下を入力し、「フォルダを作成」をクリックます。
①フォルダ名
ここでは、田中さんからのメールを自動振り分けするので、フォルダ名を「田中さん」としました。
②作成先
今回フォルダを作る親フォルダを指定します。
３．これで、振り分け先のフォルダが作成できました。
フォルダが作成できたら、早速、このフォルダへのメール自動振り分け設定をしましょう。
４．まず、「メニューボタン」→「メッセージフィルタ」をクリックします。
※もしくは、メニューバーの「ツール」→「メッセージフィルタ」でもOKです。
５．表示されたメッセージフィルタ画面で、自動振り分けの設定をしたい「対象アカウント」を選択します。
６．次に、「新規」をクリックします。
７．自分が分かりやすい「フィルタ名」を入力します。
※今回は例として、田中さんから送信されたメールを振り分けるので「田中さん」とします。フィルタ名は自分が分かればOKです。
８．次に、「フィルタを適応するタイミング」で「新着メール受信時」にチェックを入れて、
※ここにチェックを入れると、メールの受信と同時に自動で振り分けられます。
「手動で実行する」を選択した場合は、メール受信時に自動で振り分けされません。自分でメールを確認した後に手動でフィルタを実行して振り分けます。
プルダウンから「迷惑メール分類後に実行」を選択します。
「迷惑メール分類前に実行」 …… 迷惑メールフィルタより先に実行します。
「迷惑メール分類後に実行」 …… 迷惑メールフィルタの実行後に実行します。
９．次に、振り分けの条件を指定します。
以下のように様々な条件が用意されています。ここから目的に合った条件を選択していきます。
フィルタの条件一覧
今回は、田中さん（example11234@gmail.com）からのメールを振り分けしたいので、「差出人」を選択し、田中さんのメールアドレス「example11234@gmail.com」を入力します。
そして、「すべての条件に一致」を選択します。
「いずれかの条件に一致」を選択すると、複数ある条件のうち１つでも合致すると振り分けされます。
※右端の「＋」をクリックすると、条件を増やせます。条件を削除したいときは、削除したい条件の右端の「－」をクリックすると削除されます。
７．そして、「メッセージを移動する」を選択し、振り分け先のフォルダを指定します。
ここでは、先ほど作成したフォルダ「田中さん」を指定します。
振り分けの条件設定の例
フィルタの設定方法によって、様々な振り分けの使い方があります。
例１ : A社から来たメールは、フォルダ「A社」へ振り分けたい
差出人にA社の人を全て指定して、「いずれかの条件に一致」を選択すると、A社の誰からメールが来ても指定したフォルダに振り分けされます。
例２ : ある案件（案件名：abc案件）に関するメールは、フォルダ「abc案件」へ振り分けたい
案件に関するメールは件名か本文に案件名が入っていることが多いと思うので、件名と本文にそれぞれ「abc案件」を指定して、「いずれかの 条件に一致」を選択すると、件名か本文のどちらか一方にでも「abc案件」が含まれるメールを指定したフォルダに振り分けできます。
例３ : 返信済みのメールは受信トレイに残さず、フォルダ「返信済み」へ振り分けたい
フィルタを実行するタイミングは「手動で実行する」にチェックを入れ、振り分け条件は「状態」の「返信済み」を選択し、「すべての条件に一致」を選択して、手動でフィルタを実行すると、返信済みのメールをフォルダに振り分けできます。
８．設定が完了したら、「OK」をクリックします。
これで、フィルタが設定されました。
９．「有効」にチェックが入っていると、このフィルタは有効になっています。
そして、このウィンドウは「×」で閉じます。
※すでに受信済みのメールも振り分けたい場合は、「今すぐ実行」をクリックすると、振り分けされます。
１０．これ以降に届くメールの中から、条件に合致したメールが振り分けされます。
このように田中さんから来たメールはフォルダ「田中さん」に振り分けられました。
※「手動で実行」を選択した場合は、自動で振り分けられないので、まず振り分けたいメールを選択して、
「ツール」→「メッセージにフィルタを適用」を選択すると振り分けできます。
「ツール」→「フォルダにフィルタを適用」を選択すると、開いているフォルダ全体にフィルタがかかります。
２．メール振り分けの設定を追加
別の条件のフィルタを追加したい場合は、以下の手順で追加しましょう。
１．まず、「メニューボタン」→「メッセージフィルタ」をクリックします。
※もしくは、メニューバーの「ツール」→「メッセージフィルタ」でもOKです。
２．次に、「新規」をクリックして、
３．条件を入力し、「OK」をクリックします。
４．この画面で表示されているフィルタが上から優先的に実行されます。
つまり、１つのメールに複数のフィルタの条件が当てはまった場合、一番上のフィルタが適用されます。
３．メール振り分けの設定を編集
振り分けの設定を変更したり、編集したい場合は、以下の手順で進めてください。
１．まず、「メニューボタン」→「メッセージフィルタ」をクリックします。
※もしくは、メニューバーの「ツール」→「メッセージフィルタ」でもOKです。
２．そして、編集したいフィルタを選択し、「編集」をクリックします。
３．編集が完了したら「OK」をクリックします。
４．メール振り分けの設定を削除・無効化
振り分けの設定を削除または無効化したい場合は、以下の手順で進めてください。
１．まず、「メニューボタン」→「メッセージフィルタ」をクリックします。
※もしくは、メニューバーの「ツール」→「メッセージフィルタ」でもOKです。
２．そして、削除したいフィルタを選択し、「削除」をクリックすると、削除できます。
もしくは、削除するのではなく、「無効」にする方法もあります。
「無効」にすると、設定内容は残ったままなので、再度フィルタが必要になったときに有効に変えるだけでいいので便利です。
３．「無効」にするには、このチェックマークを外します。
これで、チェックを外したフィルタは無効になり、再度チェックを入れるまでは実行されません。
まとめ
メッセージフィルタでは、細かく条件が設定できるので、求めている振り分けが設定出来ると思います。
活用すると、仕事の効率UPの繋がるのでぜひ設定してみてください。
メッセージフィルタの設定は、
「メニューボタン」→「メッセージフィルタ」
で出来るので覚えておきましょう。