郵便局に行かずに済む！PCで見積書・請求書を作成して郵送代行してくれるクラウドペーパー

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• 2014年10月15日

フリーランス・一人会社の皆さん、見積もり書・請求書の発行・郵送はどうされてますか？

起業するにあたり、事務書類などの原稿はエクセルやワードのテンプレートをネット上などから見つけて利用されているのではないでしょうか？

近年は、見積もり書・請求書の発行・管理をネット上でできるWebサービスが、Misoca（みそか）や会計ソフトfreee（フリー）を筆頭に世に出回っております。

そんな中、業界最安値で見積書・請求書の郵送代行をしてくれるWebサービスが登場！

見積もり書・請求書の作成・郵送作業ってめちゃくめちゃ面倒臭い

お仕事だからこんな事言ったら怒られそうですが、できる事なら時間短縮したい事。

私は、スキャンした印鑑データを請求書のデータに貼り付け、PDFにてメールでクライアントに送っておりますが、書類の証拠能力は、まだまだデータよりも現物の方が強い！アナログ体質な方々の為に郵送作業コストを取られるのもなんとも面倒臭い訳で…。
※信頼されていたり、クライアントの理解をいただければメール添付でも可能。

ネットが不得意な人や会社の方針などで、原本を郵送しなくてはならない事もあります。
見積もり書・請求書を作る時間、封筒詰めする時間、郵便局やポストへ行く時間、送料など、少しではあるのですがコストがかかる。このコストに対しても報酬が欲しいくらいなのですが、ようやく見積もり書・請求書の代行郵送ができる素敵なWebサービスを発見しました。

事務手続きの手間やコストを短縮しれくれるWebサービスが「クラウドペーパー（CloudPaper）」です。
運営元は福岡の会社のようで不思議と好感を持ちますw

見積もり書・請求書の作成・管理がWeb上でできて、１通170円で郵送までしてくれます。これはとっても便利！
170円なんて、書類の封筒詰めや郵便局やポストへに行かずに済むんだったら安すぎますw

って事で、フリーランス・一人会社の社長さんにおすすめの見積書・請求書が作成・郵送できるクラウドペーパーの使い方をさくっと紹介したいと思います。

初期設定さえしてしまえば、後はらくらく。
送料以外は全て無料です。ありがたや♪

見積書・請求書作成・郵送 Cloud Paperでできる事

○ 社ロゴや印影付きの見積書・請求書の作成・管理が簡単。
○ 作成した見積書・請求書はPDFで保存。メールに添付可能。
○ 作成した見積書・請求書の状況を把握できます。
○ 業界最安値の1通170円で郵送処理を代行。翌日発送。
○ 見積請求書に連動して、発注書・納品書・領収書も発行可能。
○ 繰り返し請求、データエクスポート（バックアップ）、売上レポート、窓付き封筒対応、他。

クラウドペーパーの会員登録！

１、まずはクラウドペーパーの公式サイトへアクセスします。
⇒ クラウドで見積書・請求書を管理｜Cloud Paper

２、画面上部の「無料登録」もしくは画面中央の「今すぐ無料ではじめる」ボタンをクリック！

３、”無料登録フォーム”画面に遷移するので、”会社・屋号名”と”メールアドレス”を入力し、利用規約に同意なら「同意して無料登録」ボタンをクリックしましょう。
登録するメールアドレスは、普段お仕事で利用しているメアドが良いでしょう。郵送手続きをした時など、受付報告メールが送られてきます。

４、「同意して無料登録」ボタンをクリックしたら登録したメールアドレスに「本人確認のためのメール」が届きます。
———–
CloudPaperへのお申し込みありがとうございます。
アカウント登録にあたり、下記ボタンをクリックして、本人確認のためのメール認証を行なってください。
———–
メール内の「メール認証」のボタンをクリックしましょう。

５、メール認証が済んだら、「CloudPaperへのアカウント登録が完了いたしました。」というメールが、「パスワード」と共に送られてきますので、再びメールを確認しましょう。

以上がクラウドペーパーへの登録手続きの流れです。
ログインはクラウドペーパー公式ページ上部の「ログイン」ボタンから可能です。

クラウドペーパーのダッシュボード

上の画面はログインした時に最初に表示される「ダッシュボード」画面です。
下記内容を確認できます。

・ 設定ボタン各種
・ 進行中のプロジェクト
・ 入金予定
・ 郵送状況
・ 運営からのお知らせ

クラウドペーパーの初期設定

初期設定としては、上の画像の赤枠の項目を編集します。

・ 自社情報を設定
会社・屋号の情報、請求振込先口座情報、パスワードの変更などができます。

・ ロゴ・印鑑を設定
自社ロゴと印鑑を登録して表示することができます。

・ 窓付き封筒・税金の設定
窓付き封筒の選択、消費税・源泉徴収税適用の選択、メールマガジン・お知らせメールの受信設定が可能。

クラウドペーパーで請求書を作成してみよう！

でわ、実際に請求書を作成してみましょう。

その前に、書類を作成するには、「クライアントを登録」をしなくてはなりません。
ダッシュボードの「クライアントを登録」ボタンをクリックし、クライアント情報を登録していきましょう。
※説明も要らないくらい、とっても見やすくわかりやすUIです。

クライアントの登録が済んだら、ダッシュボードの「請求書を作成」ボタンをクリックします（上の画像のような画面が表示されます）

請求内容の項目など、商品名・サービス名などは１つずつ設定できます。単価・数量を入力でき、自動で合計額を表示してくれます。
項目は「行を追加する」ボタンで増やしていけますす、並び替えもできます。20行までとの事。

お振込先など忘れずに登録しましょう！

作成した請求書の管理画面でできること！

作成した請求書の確認は、ダッシュボード画面左の「請求書」ボタンをクリックしたら確認できます。

「請求書の詳細」では下記の事ができます。

○ メール送信
クライアントを指定してメール送信ができます。

○ コピー
請求書をコピーできます。データ引き継ぎで新しい請求書を作成できます。

○ PDF
請求書のPDFデータをダウンロード・保存できます。

○ プレビュー
請求書の書式を確認できます。

○ 郵送
郵送依頼や状況確認ができます。

○ 領収書
領収書を確認できます。

○ 納品書
納品書を確認できます。

○ ログ
作業ログを確認できます。いつ郵送手続きをしたか、いつ発送準備に移ったか、いつ投函されたかなども確認できます。

○ 書類の削除
画面右下に「削除」ボタンがあるので、不要な書類は削除できます。

↑請求書のプレビュー画面。勿論、PDFとしてダウンロード・保存可能。

作成した請求書を郵送してみよう！

クラウドペーパーを使う最大のメリット！？
1通170円(切手・封筒代含む)で、作成した書類の郵送代行！

早速作成した請求書をクライアントに送りつけたいと思いますw

「郵送」するには、”請求書の詳細”画面の「郵送」ボタンをクリックします！

「郵送」ボタンをクリックすると上の画面へ遷移します。

郵送機能の主な注意事項は下記（公式サイトから引用）。
● お支払いはクレジットカードのみとなります。Visa、MasterCard、American Express、Diner’s Club、JCBがご利用いただけます。
● お支払い後の郵送キャンセルはできません。また返金も行っておりませんのでご注意ください。
● 最短で翌営業日（土日祝のぞく平日）の発送となり、およそ1〜2日で配達が行われます。
● 機械操作のため、宛名、住所等の確認は行っておりません。

郵送代行費はクレジットカード決済のみですので、クレジットカード情報を登録して、「カード決済後、郵送する」ボタンで、手続き完了です！

請求書を送る前、送った後、クライアントには「請求書を郵送」した旨のフォローメールは送っておきましょう。

郵送の状況は、ダッシュボードや請求書の詳細画面などで確認できます。
「郵送受付」「発送準備中」「投函」など、テキストアイコンが表示されます。

クラウドペーパーは事務手続の時間をフォローしてくれる！

一通りのクラウドペーパーの手続きの流れでしたが、いかがでしたでしょうか？

UIもとってもわかりやすいし、サイトの動作も早いしで、とっても好感を持ちました。
改善する点などもあるとは思いますが、今から使いだしても全然問題の無い便利Webサービスです。

書類作成・郵送作業の時間を大幅短縮！面倒臭さからの解放w

皆さん、どんどん活用していきましょう！

クラウドペーパー（CloudPaper）、フリーランス・一人会社の社長さん方へおすすめのWebサービスです！
⇒ クラウドで見積書・請求書を管理｜Cloud Paper

今後、契約書の作成管理・郵送サービスも出てくればいいですね？法的にも強い管理の元でw

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