【基礎編】より正確なフォーマットを作成する

土屋和人＝フリーライター

出典：日経PC21 2014年9月号（執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります）

　画面はExcel 2010です。Excel 2013と2007でもほぼ同じですが、操作の異なる場合は文中で解説しています。

　ここでは例として、Excel方眼紙を利用して図1のようなセミナーの申込書を作成してみよう。

「セミナー申込書」をExcel方眼紙で作成する

図1 Excel方眼紙を利用して作成した書類の例として、ここでは「セミナー申込書」を紹介する。「ページレイアウトビュー」を使用して、より印刷時に近いイメージで各要素を配置。さらに、セルの書式を駆使して、文字をバランス良く配置している

幅と高さは単位が異なる　合わせる鍵は「ピクセル」

　作例で使用しているExcelの機能を紹介しながら、方眼紙を活用するためのポイントや注意点について説明していこう。

　実際の作業に入る前に、ワークシートの高さと幅に関する予備知識を押さえておこう（図2）。行の高さの単位はフォントのサイズと同じ「ポイント」で、初期設定では13.5。これは、標準の11ポイントの文字が、余裕を持って収まるサイズになっている。一方、列の幅は、標準フォントの半角数字「0」の幅の何倍かを表す数値。標準の列幅は8.38で、これは0が8個、つまり8桁の数値が余裕を持って収まるサイズになっている。

センチメートル単位の表示で正確に

図2 標準ビューでは、セルの高さと幅は単位が異なるため、両方の数値を同じにしても、縦と横が同じサイズにはならない。ドラッグで行や列の幅を変更するときにカッコ内に表示される「ピクセル」は共通だが、いずれも環境によって変動する可能性がある

　要するに、セルの高さと幅の単位は異なっているわけだ。また、一方のサイズに合わせて単純に換算するのも難しい。高さと幅を揃えるには、ドラッグで列や行のサイズを変えているときカッコ内に表示される、ピクセル単位の数値を参考にするとよい。なお、「ピクセル」というのは、画面を構成する最小の点のことだ。

　いずれにしても、セルの高さや幅は、センチメートルのような我々になじみのある単位ではない。また、実際に印刷されるサイズも、プリンターなどの環境によって変わってしまうことがある。このため、技術的な設計図のように、位置やサイズを数値で指定し、そのまま正確に用紙に印刷するのは、実はExcelでは難しい。しかし、オフィスで用いるビジネス文書の用途としては、十分な精度を実現できる。