次のビジネス書2冊はいずれも「署名機能によく使う定型文を登録、必要に応じ呼び出す」を業務効率化の手法に上げてます。
アプリケーションキー(又は右クリック)で登録パターンの切り替え簡単だし、署名機能の活用は手軽な割に効率化の即効性高いと思うんですが、確かに意外と使ってる人いないよなーと思ったので、「署名機能を使ったメール3割増活用術」をTIPS5選を紹介してみました。ビジネスメールのぷちライフハック術です。
なおメール設定で、署名を編集するのはこちら、Outlookのページにてご確認くださいー。
1.普通の署名にひと手間。
普通であれば署名欄のサインは、
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三森書店 東京都oo区oo町303
担当:三森雪(みもり ゆき)
tell:xxx-xxxx-xxxx
mail:xxx@xxx.ne.jp
位だと思います。これを、
お世話になっております。三森書店の三森です。
(本文)
よろしくお願いいたします。
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署名
で登録しておけば、あとはメールの件名を入れて(本文)に本題を書くだけです。「お世話になっています」と「よろしくお願いします。」て、ビジネスマン人生でものすごい回数、入力するフレーズですよねー。一度登録すれば半永久モノの時短術。
2.出さないよりは良いと思うから、お手軽お礼メール。
お礼メールはテンプレート化してます、といったら先輩にドン引きされましたが、出さないよりは良いと思うんですよ、お礼メール。以下は飲み会のお礼メールですが「仕事を手伝ってくれたとき」用お礼メールも作ってます。
先般は大変ありがとうございました。
いつかお話ししたいなーと思っていたので、昨日は幸運にも色々お話伺えてとても嬉しかったです。
(エピソード)
また飲み会などご一緒できる機会があれば、ぜひよろしくお願いします!
良かったら、ランチなどでも。
それでは今日もよろしくお願いします。
取り急ぎ昨日のお礼まで。
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三森書店 三森
忙しいときは(エピソード)も省略して送信です。このテンプレがあるだけで、お礼メールを送信するハードルがグンと下がります。
3.すぐ返信が難しい場合のメール
今忙しくて手が離せない、これから打ち合わせで席を外す、調べるのに時間がかかる、という場合も一報入れておいた方が心証がいいのは確実。というわけで、すぐの返信が難しいビジネスメール(特に外部)に対しては、取り急ぎご一報メールで返信して時間稼ぎ。
お世話になっております。三森です。
以下メールのご用件、内容承知しました。
ただ申し訳ございません、(これから会議で席を外すため、戻り次第対応させていただければと思います。)(確認に時間が必要となるため●●までお待ちください。)
取り急ぎメールの受領についてご連絡です。
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三森書店 三森
4.過去5人の上司を唸らせた速攻議事メモ術
打合せ(MTG)後、上司がタバコを吸って席に戻ってくるまでに議事録・議事メモを作成できるのが密かな特技。署名機能に↓を登録しているから、書く内容は最小限ですみます。
お時間ありがとうございました。先ほどの打ち合わせメモを展開します。誤りあれば訂正返信願います。
議題:
日時:
場所:
参加者:
先方(●)
当方(△)
決定事項:
持ち越し:
議事概要:
MTGは意義をはっきりさせてから臨みたい派なので、議題と参加者と決定事項はMTG前に入力しておきます。MTGでその決定に至らない場合は、舌打ちしながら決定事項を修正。
5.明日の私へ引き継ぎメール
帰る直前、明日の自分宛に「やることリスト」メールの送信を習慣にしてます。エビングハウスの忘却曲線が示す通り、人は忘れる生き物なので記録は必須。日報の大切さはこの本から学んで、結構長く続いてます。
PDCAサイクルというほど立派ではないですが、今やっていることを文章化して把握し直すのって頭の整理の意味でも効果あり。ちなみに、社畜的ブラック企業ではないですが、何かあった時用として、残業時間の記録も兼ねてます。
- 当面の目標:
- 朝イチやること:(頭の体操系)
- 午前中にやること:(その日の最重要課題)
- その日中にやること:(緊急性の高いものから順に)
- そのうちやること:(長期的課題)
- 飽きたらやること:(すきまタスク)
- 覚えておくこと:(部下に頼んだことや、案件の〆切)
「朝イチやること」と「飽きたらやること」は頭を使わない仕事で、ちょっと気分転換になりそうな、5分10分で終わるファイリングや机の整理です。だらだら仕事を進めても捗らないので、頭の休憩はこまめに。
これ以外では、イベントの出欠確認、電話伝言メモもメールでテンプレート化してるんですが、あまり汎用性はないので省略。
他に便利なメール活用術があれば教えてくださいー。