この記事は仕事効率化アンバサダー 堀江 賢司さんによる寄稿です。
みなさん。仕事で FAX はつかっていますか？
最近は「いまさら FAX？」と言われる方も多いようですが、まだまだ受発注業務の中心が FAX という人はまだまだ多いと思います。
自分自身も印刷業の東京営業所としてノマドスタイルで営業活動をしています。
愛知の本社とはメールより FAX の方がやりとりしやすかったり、仕入メーカーさんへの発注や確認は FAX が必須の場合が多いです。仕事など相手のいる場合は相手の環境にあわせて仕事をすることがスムーズに仕事をする上ですごく重要だなと思います。
そこで、普段実践している、Evernote を FAX 受信箱としてインターネット FAX を使う方法を紹介します。
インターネット FAX とは？
インターネット FAX は、今までの電話回線を使って送るのではなくインターネット回線を使って FAX のやりとりができるようにしてくれるサービスです。電話回線をひかなくても、FAX 専用の電話番号がもらえ、メールベースで FAX の送受信ができます。
インターネット FAX の特徴
- 電話回線をひかなくても FAX 専用の FAX 番号が持てる→名刺や取引の登録に FAX が必要な場合は多いので持っておくと便利です。
- 複数のメールアドレスで受信ができる→PC やスマホだけでなく Evernote への投稿アドレスも登録できます。
- PDF やエクセル、ワードなどを紙で出力しなくても FAX できる→紙切れやインク切れの心配もなく出先でも送受信できます。
- リーズナブルな価格→回線費用もなく、基本使用料も安いです。
「インターネット FAX」で調べるといろいろなサービスが出てくるので、基本料／受信料／送信料／無料送受信数／もらえる FAX 番号の市外局番などの条件を比較してみて自分に一番あう FAX サービスを探してみてください。
Evernote を FAX 受信箱として使う
基本的に届いた FAX はメールで届きます。送信の場合も添付ファイルとして送ることができレターヘッドなどはメール本文に書くなど、若干のサービスごとに操作感はかわりますが、どうしても見づらいです。FAX は後から見返したりすることも多いので、メールで探すより Evernote のほうが探しやすいので FAX の受信箱として Evernote を使うとすごく便利になります。
難しい設定はほとんどありません。Evernote にはアカウント専用の投稿用の Evernote メールアドレスがあります。
インターネット FAX の送信アドレスに Evernote メールアドレスを設定するだけで完了です。
ざっと一覧表示に内容がでてくるので、閲覧性が高いので検索しなくても探しだすことも可能です。送信元の FAX 番号はメール本文に記載されているのでその番号を元に検索したりタグ付けもできるので、皆さんの使いやすいようにカスタムするとどんどん便利になります。
すごく重要な FAX や今後も使うものはタイトルを変更したりしています。
受信した FAX に Skitch を使って返信する
FAX で来た資料にコメントしたり修正することも簡単です。
Evernote には Skitch というすごく使いやすい画像編集アプリもありますし、Evernote 上でノートブック内から受信 FAX にコメント・追記がすぐできます。
参考: MacやWindowsなどプラットフォーム別のSkitch使い方ガイド
Skitch は白フチ文字が使えるので、白黒で送信した時にも文字が重なって見えづらくなることがありません。コメントをいれて完成したら画像をダウンロードしてメール添付します。送信用の画像を保存したら、あとはインターネット FAX の送信アドレスに添付して送信するだけです。
Evernote にも変更した履歴のノートブックはそのまま残っているので、送信した FAX の記録もなくなりません。
仕事場に依存しないためにクラウドを活用する
ノマドスタイルで営業をすることができれば、急な出張や外出時でも普段と変わらないパフォーマンスで仕事が出来ます。
さすがに郵便物や宅配の荷物などは受け取れませんが、それ以外に場所に縛られるインプットの手段を切り替えることが可能になります。「今出先なので、会社に帰ったら FAX を確認します」とか事務の人に FAX を探してもらう手間も要らなくなります。
そしてリアルな接点を Evernote に集めて集約することで、メールでは検索が面倒なものも簡単に検索できたり、FAX をタグ付けしたり、違うノートブックに入れたり、いままでにない活用方法が生まれてきます。
ぜひ一度試してみてください。
堀江賢司さんのブログ、東京ノマド営業所｜クラウドを使えば仕事が加速する。では、他にも Evernote の使い方をご紹介いただいています。Twitterは@kenji904。