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どう違うの？「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」

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　ビジネス上で、「分かりました」という意味合いで使われる言葉に「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」などがありますね。皆さんはその意味と使い分け方を理解できていますか？いざという時に、どれを使ったらいいのだろう？と悩んでしまうことはありませんか？ここでは、「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」の違いとビジネスシーンでの使い分け方をお伝えしていきたいと思います。

了解しました

　「了解しました」は、同僚もしくは目下に対して使う言葉です。「了解しました」というのは、「了解」に「しました」をつけることで丁寧語になりますが、尊敬語ではないため、お客様や目上に対して使うのは失礼にあたります。

承知しました

　「承知しました」は尊敬語になりますので、お役様や目上の人に対して使うのに適切と言えます。ビジネスシーンでも使う頻度は大変多いため、覚えておきましょう。

了承しました

　「了承しました」は、何かを「承諾」したときに使います。「それでいいですよ」という意味合いになりますので、目上が目下に使うのが正しい使い方となります。お客様や目上の人に使ってはいけません。この場合、お客様へは「承りました」目上の人へは、「承知しました」が正しい使い方です。

かしこまりました

　「かしこまりました」、は「承知しました」と同様、お客様や目上の人に使えます。

　覚えておくべきは「かしこまりました」と「承知しました（承りました）」上記のように、「かしこまりました」「承知しました（承りました）」は、目上の人やお客様に対して使える言葉となります。この２つはビジネスシーンにおいても非常によく使われますので覚えておきましょう。

「かしこまりました」「承知しました（承りました）」使用例

× 打ち合わせの件、了解しました。
○ 打ち合わせの件、承知しました。

×（上司に対して）鈴木様（お客様）への連絡の件、了解しました
○（上司に対して）鈴木様（お客様）への連絡の件、かしこまりました

×（お客様に対して）ご依頼いただきました○○の件、了承いたしました。
○（お客様に対して）ご依頼いただきました○○の件、承りました。

　「かしこまりました」「承知しました」の違いはあるの？普段使う敬語として、「かしこまりました」「承知しました」の２つが良いというのはわかったけれど、その２つの違いは？というのは以下のような違いがあります。

「かしこまりました」は、「理解して受ける」という意味があります。

「承知しました」は「目上の人の命令などをうけたまわる」という意味があります。

上記のニュアンスの違いを覚えておくと、普段からより敬語を使い分けやすくなると思いますので、覚えておくと良いでしょう。

おわりに

　社会人になると、まず初めに身につけなければいけないマナーが正しい言葉遣いです。しかし日本語の敬語は難しいものです。ビジネス面での正しい言葉遣いをしっかりと身に着けるためにも、普段から常に意識していくことが大切です。


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新入社員が最低限意識すべきビジネスメールの書き方のポイント

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by tipiro
　学生の頃は友人とのカジュアルなメールなどが殆どで、社会人になってからのビジネスメールに多少の堅苦しさや難しさを感じる新入社員も多いことでしょう。しかし、印象が重要なビジネスの世界においては、しっかりとしたビジネスメールを作成することが、その後の信頼にも繋がっていくのです。

　面識のない人や取引先、目上の人など、ビジネスでメールを送る機会はたとえ新入社員であっても数えきれない程あります。そこで今回は、新入社員が最低押さえるべきビジネスメールの書き方について紹介していきます。

1. 件名である程度内容の伝わる書き方をする

　ビジネスでは緊急に返信が必要な案件やそうでないものが存在していますが、それはあなたの案件に限らず、至るところであることです。したがって、相手も同様に様々な案件を抱えているので、仕事の効率を考えた際の優先順位によってメールの対応をプランニングしています。

　そこで、件名に期限や緊急度、また返信の有無などを書くことで、相手にも伝わりやすく、また緊急であればすぐに返信をもらいやすくなります。件名は一目見た際に、ある程度の内容が把握できるような書き方にしましょう。

2. 本文は整理し読みやすくする

　ずっと文字が連なっているものや、改行のないメールだと、読んでいる内に疲れてしまい、本当に伝えたい内容が伝わらない事態も想定できます。相手側のことも考えた書き方をすると、メールの本文は整理し、読みやすい状態で送ることが必要でしょう。

　レイアウトはしっかりと左寄せで統一し、段落で改行をすること。また、一つの行の文字数が30文字程度であれば、大抵の人が一目で理解することが出来ます。そして、本文の最後にはしっかりと結論をまとめることも大切です。必要があれば、重要な部分は箇条書きで見やすくするなど、相手のことを考えたメールを作成することで、相手にも伝わりやすくなり、また好印象を与えることも出来ます。

3. 言葉づかいを学ぶ

　普段使っているような言葉とは別に、ビジネスの世界で使用する言葉はたくさんあります。新入社員のころはこれが少し難しく、煩わしく感じることもあるかもしれませんが、今後も引き続き重要になるので、早めに覚えて活用していくようにしましょう。

　例えば、物品や書類を受け取るという意味の「査収」や受け取ることを謙って言う「拝受」など、カジュアルなメールで使うとちょっと変な言葉でも、ビジネスメールではよく使う言葉です。そういった書き方を覚えることで、メールの作成時間短縮にも繋がり、仕事に余裕も出てくることでしょう。

4. まとめ

　今回は、新入社員が最低限押さえるべきビジネスメールの書き方について紹介しました。この他にも、相手の状況に合わせた気の利くメールを送れるようになることで、あなたの印象は現状よりもずっと良くなることでしょう。そうすることで、今後の仕事も良い関係でスムーズに進められるようになってくるので、新入社員の方は早めに慣れるようにしましょう。今回の記事を参考に、ビジネスメールのポイントを押さえ、自分なりの気の利いた書き方を見つけて下さい。

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ちょっとした工夫で読んだ人が中身を読みたくなる！ビジネスメールの件名の書き方

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by dan taylor
　ビジネスメールを出すとき、1番気を遣わなくてはならないのは件名ではないでしょうか？件名がしっかりと付けられていないと、相手はメールを読むことすらしない場合があります。ここでは、相手に読む気を持たせるためにビジネスメールの件名の付け方を紹介します。

内容を簡潔に件名に示す

　まず大切なのが、内容が件名を見るだけである程度わかるということです。「お知らせ」「○○の件」というメールのタイトルでは相手もどのようなメールかはわかりません。しっかりと内容を示すようにしましょう。

相手へどのような行動をして欲しいのかを書く

　相手にどのような行動をして欲しいのかを書くこともテクニックの1つです。「◯月◯日の会議出席のお願い」などというふうに、相手にどのような要求をするのかをタイトルに織り込むといいでしょう。「【要返信】」のようにしておくのも同じ効果が得られます。

文字数はなるべく少なくする

　文字数が多いと、メールのソフトによっては、途中が省略されてしまう場合がありますし、また、タイトルを読むだけでも苦労してしまうと相手は感じてしまうでしょう。具体的に簡潔なタイトルを心がけることで、件名は短くまとめましょう。


　ここでは相手に読む気を持たせるためのメールのタイトルの付け方を紹介しました。メールのタイトルを具体的かつ簡潔にすることで、より開封してもらえる確率も高まります。是非参考にしてみてください。

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