これまで Evernote 日本語ブログでは、たくさんのユーザーの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回はジェネラル・マネジャーである井上 健の活用法をご紹介します。
「名前を思い出せない人と再会したときなどに、Evernote でみつけたりしています」
――さっそくですが、井上さんの主な使い方を教えていただけますか。
井上「Evernote Business のノートは 6,000 くらいあります。個人のノートも 6,000 ほどありますが、そのうち 2,000 くらいは名刺ですね。で、ウェブクリッピングが1,000くらい。Evernote を使い始めたとき、過去にとっておいた名刺を Evernote に突っ込みました。それ以降は定期的にやっていますよ。出先から会社に戻ると、まずそれをやることにしています。習慣付けしていますね。実は、最初に名刺を取り込むのは少し躊躇したんですよ」
――それはまたなぜですか？
井上「名刺交換したその日のうちに Evernote にきちんと入れていれば、日付や場所など、名刺そのものの以外にも参考になる情報がノートに溜まっていきますよね。しかし、過去の名刺を一気に入れた場合は、それはできないわけです。途中から始めることで損をした感覚があって、悔しかったんですね（笑）。流行りものに乗り遅れてしまったみたいな感じかな」
――わかります。しかし、その後は入れるようにしたわけですよね。
井上「そう。今になってみるとすごく便利で、名前を思い出せない人と再会したときなどには、Evernote でみつけたりしています（笑）。名前が分からなくても社名や場所、その他のキーワードで検索すればたいていヒットします。Evernote のOCR（文字認識）も完璧じゃないけど、複数方法で検索できるので、実用的には問題を感じていません。本当に完璧を目指そうと思ったら、手打ちで入力していくしかないでしょう。でも私はやりません。そもそも完璧は必要ないと思っているので、目指していないのです。もちろん、名刺の情報が生命線となる職種もあるでしょうけどね」
――Evernote 社内では Evernote Business も使われていますよね。名刺は Business で社員と共有されるのですか？
井上「名刺は転職前からの物もあるし、個人資産だという考え方です。ですので、Evernote Business には入れていません。そこもすべて分類してもいいのですが、やはり面倒なんですよね。会社によっては名刺の取り扱いルールがあるでしょうし、そのポリシーに従えばいいと思います」
――それはやはり「名刺」などのタグをつけて管理されるのでしょうか。
井上「タグはまったく使いません。もちろん、時代別とか場所とか、タグづけした方が便利だとは思います。やはり面倒なのでやっていないのですが、それでも実用的には問題を感じていません」
「位置情報を使ってノートを検索しています」
――続いてウェブクリッピングについても、どう使われているか教えてください。
井上「ウェブクリッピングに関しては Web クリッパーを使います。あと、最新版の Evernote for iPhone では、Safari から直接 Evernote へのクリップができるようになったんですよ。仕事の延長でクリッピングするので、Evernote が取り上げられた記事やマーケティングの事例、セキュリティに関する記事などが多いですね。これはクリッピングというノートブックに入れています。何かを探そうとしたときに、ウェブの記事だったかどうかくらいは思い出せるでしょうし」
――そうやってクリッピングした記事を後から読み返したりも？
井上「ほとんど読まないかな。後で読もうと思った未読記事も、読んで面白いと思った既読記事も、一緒に入れちゃってるんですよ。で、結局読まないものも多い。消していい記事もたくさんあるんだけど、整理は面倒だからやってないですね」
――基本的にあまり整理はせず、検索で対応されているのですね。
井上「そうなんですよ。ただ、あまり整理していないと、検索したときに関係ないものまで色々引っかかりますよね。それを防ぐために、位置情報を使うこともあります」
――ノートの位置情報ですか？
井上「そうです。仮に記憶が曖昧でも、意外と”このへん”っていう場所は覚えていたりするんですよ。もちろん、オフィスのように頻繁にノートを作成する場所については効果は薄れますが、たまに行く場所や出張時のノートなどを後から検索するときは、特に使えます。何でもいいのでノートを作るだけで、そこにいたという記録ができます。たとえば、あのイベントの会場はどこだったかな、というときに地図から探せるわけです。また、打ち合わせのたびにノートを作っておけば、その場所に過去何回行ったのかなどもわかるんですよ」
――――なるほど！ これは、営業先での議事録ノートの検索など、様々に応用できそうな技ですね。Evernote Business についても使い方を教えていただけますか。
「Evernote Business を使うことで、業務の連続性を保つことができます」
井上「人に見せるものは一箇所にあった方が効率が良いので、会議で使った PowerPoint やメモ、スプレッドシート、PDF などは Evernote Business に入れていますね。シェアしたいものは Evernote Business、シェアしないものは個人の Evernote という使い分けです」
――複数人でのシェアですと、オンラインストレージなどもありますが、Evernote Business の優れているところは？
井上「もちろん、社員が必ず読むべきルールや通知を入れておくと便利ですが、”あえて伝えるほどではないもの”でも気兼ねなく入れておけること、そしてそれらが後々にとても便利なのが Evernote のいいところかな。オンラインストレージやメールで他人とシェアする場合って、どちらかといえば”今シェアする必要があるもの”じゃないですか。だけど、Evernote Business では、今シェアしなきゃいけないってわけではなく、後々検索できると便利だろうくらいのものでも気軽に入れられるんです。これは、業務の引き継ぎなどでも便利です。たとえば今年、消費税が改訂になりましたよね。その際の対応のやり方などを入れておくと、来年また消費税の改訂があった際、新しい人が担当しても検索すれば出てくるわけです。このように、Evernote Business は過去の情報を共有するのに非常に便利なのです」
――なるほど。過去に自分が担当していた業務のやり方を思い出すよりも、そのとき入れておいたノートを見てもらう方がスムーズですよね。
井上「担当替え、権限移譲、業務フローの変更など、どのような引き継ぎであっても、Evernote Business を使うことで情報や業務の連続性が保たれるわけです。これは、便利です」
――最後に、井上さんのプライベートでの活用法も教えていただけますか。
井上「一番よく使うのは、「食」に関連する情報ですね。Food というノートブックを作って、そこにレシピであれレストラン情報であれ、何でも入れています。お店で撮った写真や食べログ評点の画面のスクリーンショット、クックパッドのレシピのクリッピングなど。実家に残された秘伝レシピをスマホで撮影したものなども、何でも突っ込んでいます。Evernote が自動的に地図にピンを落としてくれるのが便利ですね。おいしかった店はまた行くことがあるかもしれないので、細かい情報まで入れなくても、だいたいの場所を覚えていれば地図情報から探せます」
「あとは旅行ですね。一覧できるような旅程表を作って、そこから各種ノートにノートリンクします。何時の電車に乗って、どこへ行って、訪問先の観光名所の歴史背景はこうなっていて、地元の名物はこれ、名店はここで……など、予定をまとめておきます。行く前にも、ここに行きたいとか、こうした方がいいなどの情報は、同行者と Evernote でシェアするようにしています。この使い方は、仕事の出張でも使っています（※上のスクリーンショットは出張の際の旅程表です）」