エクセルは罫線ワープロじゃない
なんでエクセルをこんな使い方するのだろう？
毎回、毎回、会議のたびにおなじような資料作って、もう疲れました。
データとして管理するなら１件のデータを横一列に入力して、縦向きに連続してデータを繰り返して管理しないといけません。
ここでやってはいけないこと
１．横に長くなるからといって、見やすいように１件のデータを２行で入力する。
２．見やすいように、月ごとに１月度、２月度とシートを分ける。
ワークシートのサイズは、最大1,048,576 行、16,384 列なので、どんなに増えても大丈夫です。 しかし、取扱うデータ量としては１万件以下のデータだと思います。
１件のデータが横に長いと編集しにくい
フォーム入力機能
エクセルには、上のようなフォーム入力機能があります。これがなんと中途半端なことが。ただ項目が縦に並ぶだけで最大項目数は32項目、使えない！
それで私は、20項目／40項目／60項目／80項目／100項目編集画面を用意しました。
▼20項目画面
▼60項目画面
▼100項目画面
データベース
データは、データベースとして縦に連続して管理することが基本です。
データベースのメリット
・フィルタ機能を使って抽出できる
・並べ替えができる
印刷はどうするの？
こうすると印刷書式を設定するのが面倒です。
それで、印刷ボタンを押すと編集画面のデータを下のような印刷作業領域にコピーするような仕組みにしました。
印刷時は、編集画面のデータを印刷作業領域にコピーして印刷するので印刷用のシートはいつものようにエクセルの罫線機能で作成できます。
計算式は、下画面のようになります。
どんなレイアウトの印刷書式も、印刷作業領域のデータを印刷するように設定すればプログラムがデータをコピーして印刷を行うので、いつものエクセルで作っている罫線設定と同じ労力で可能です。
こんなデータ管理をすれば、もっともっとエクセルをデータ管理ツールとして利用できると思いませんか。