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二次会
二次会幹事を任されたら？幹事がやることリスト
二次会の準備は、想像以上にやることが多くて初めての方は「どこから手をつけていいのか分からない！」という方も少なくありません。大切な親友の結婚式であればあるほど、幹事を任されたときにより良い二次会にしたいと思うものですよね。今回は、初めて二次会幹事を任された人のために、知っておきたい二次会準備の流れを特集してご紹介します。
会場手配・プランニング
幹事を依頼されたら、まず手配したいのが会場です。人数やパーティースタイルなどから探したい会場の条件を、いくつか絞っておくと会場探しがスムーズに進みます。
探したい条件から候補が見つかったら、実際に会場を見ながら二次会パーティーが行えるかをチェックします。会場を決定するときは、キャンセル料金や内金が発生するのかをチェックしておくと安心です。
会場選びと同時に行っておきたいのが、二次会の進行表の作成です。2時間～3時間の全体進行表を作ることで、幹事それぞれの役割分担や準備しなければいけない物を明確にすることができます。進行表のプランニングでは、歓談時間を多めに取っておくことで当日の時間調整もしやすくなります。
会場を探す前に、下記の条件を整理しておきます。日時・場所・人数・雰囲気・料理/ドリンク・パーティスタイル・必要な設備
イベントを詰め込み過ぎて、当日、大幅に時間を延長してしまったり、用意していたイベントが出来なかったり、という事態は避けたいところです。
準備・打ち合わせ・ご案内
次に行いたいのが、会場や新郎新婦との打ち合わせです。会場からのサポートが受けられるよう円滑に打合せを行っていくのも幹事の大切な仕事のひとつです。
新郎新婦とは、時間や会場など行き違いのないようコミュニケーションをとっておくと安心です打合せが終わったら、二次会の時間や進行など、会場当日の進行に必要な品物の作成や準備を行いましょう。
複数幹事がいる場合は、進行に必要な品物の買出しや作成など分担して行うようにしましょう。
どういう二次会にするのか、しっかりと分かってもらいましょう。そして、自分たち幹事の考えに固執せずに新郎新婦の意見に耳を傾ける事が大切です。
幹事と会場スタッフが一体となって初めて二次会は円滑に進行できます。事前の打合せで考え違いが無いように、しっかりと話をしておきましょう。
ご案内・荷造り・搬入
予算や会費が決定した後は出席者に案内状を送ります。会場や会費・時間など間違いのないよう複数の幹事でチェックするようにしましょう。
進行に必要なものが事前に搬入できる場合は、事前に持ち込んでおくと当日の手荷物を軽くすることができるのでお店に相談してみるのがおすすめ。忘れ物がないよう、誰が何を持っていくのかリスト表にして、確認しながら作業を行うようにしましょう。
当日は準備や進行で忙しくなりますから、荷物は会場入りしてすぐチェックしておくと安心です。
開始時間と場所はくれぐれも間違いのないように何度も見直すようにしましょう。
会場側と決めた時間を守って会場に行くようにしましょう。
当日準備
二次会当日は、幹事揃って最終確認を行います。会場の飾り付けやテーブル配置などイメージどおりになっているかをチェックし、受付でスムーズに会費の回収や出欠が取れるよう設営準備をしておきましょう。
また、司会進行やBGMなどを担当する幹事はマイクや音響の大きさ・位置・動作確認をチェックするのも忘れずに行っておきたいポイントです。
最後は、進行チェックや導線などを確認できるようリハーサルを行っておくと安心です。
三次会の準備も
早い時間に二次会がすんでしまった場合を考えて三次会を行う場所も考慮しておくといざとなってもあわてないですみますよね。 たとえば、あらかじめ二次会の会場近くにある程度の人数が入れるカラオケ店などを探しておけば、準備OKです。
いかがでしたか？今回は、二次会幹事を頼まれたときに知っておきたい準備の流れをご紹介しました。流れが多くて大変そうに思えるかもしれませんが、二次会プランがある会場を選んだり、新郎新婦の協力を得ることで、よりスムーズに準備を行うことができます。新郎新婦や参加者にとって思い出に残る二次会になるよう頑張ってください。
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本記事は、2014年06月18日公開時点の情報です。
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you2hina20代 女性 主婦 結婚前はウェディング関連の仕事をしていました。現在は、料理・読書が趣味の専業主婦です。
