私は人に何かを伝える時に余計な情報まで伝えたくなってしまう人なのですが、シンプルに伝えるのって大切だなぁと思ったので今回のエントリー。

 

必要な情報を必要な分だけ

何か仕事を頼みたい際に、どの程度の情報を提供すればいいかは仕事を頼む側が考えておく必要があります。私も大学時代には後輩に何かを頼む際にどのように伝えるべきか悩んだものです。後輩の知識や性格を検討して必要最低限の情報を伝えるべきでしたが、考えるのが面倒なので一から十まで伝えてしまうことも多くありましたし、逆に情報量が少なすぎることもありました。

どの程度の情報が必要かは受け取る側によって変わります。情報量が足りないと受け取った側はうまく仕事ができませんし、伝える側も何度も質問され自分の作業に集中できませんよね。また、情報量が多すぎると頼まれた側は何も考えない作業になってしまいます。相手のモチベーションと効率のためにも、仕事を頼む側がシンプルに伝える必要性は高いのです。

 

本当に必要な情報はそんなに多くない

何かを伝えたり頼んだりしたい時に、その真意を伝えるために必要な情報は思っているよりも少ないのかもしれません。ただ自分の理解不足などもあり、必要以上の情報を与えてしまうこともあるでしょう。受け取る側も一度に大量の情報を理解することは難しいものです。情報過多は双方に利益のないことなのです。

人は情報量が7個以上になると短期間に記憶できなくなるそうです。つまり幾つもの情報を伝えるとその分だけ何かが伝わらないことになります。もしその伝わっていなかった部分がもっとも重要な情報だったらどうでしょう。何かを伝える際に必要な情報は7つもないことがほとんどなので、何を伝えるべきか考えて伝える必要がありそうですね。

 

伝え方次第で白にも黒にもなる

皆さんは「メラビアンの法則」というものをご存知でしょうか。

メラビアンの法則は好意・反感などの態度や感情のコミュニケーションについてを扱う実験結果である。感情や態度について矛盾したメッセージが発せられたときの人の受けとめ方について、人の行動が他人にどのように影響を及ぼすかというと、話の内容などの言語情報が7%、口調や話の早さなどの聴覚情報が38%、見た目などの視覚情報が55%の割合であった。この割合から「7-38-55のルール」とも言われる。「言語情報＝Verbal」「聴覚情報＝Vocal」「視覚情報＝Visual」の頭文字を取って「3Vの法則」ともいわれている。(Wikipedia参照)

よくプレゼンの際に表情や身振り手振り、話し方などが重要だとする根拠に使われる法則ですが、正しくには話の内容と表情が矛盾している時の受け止め方についての実験結果なので、プレゼンの時は関係ないです。

私の上司が朝礼の時にドヤ顔で間違った知識を語っていて、真剣に指摘するか悩みました。

 

気の弱い部下にミスの指摘をする際に少しでも和やかにしようと笑顔で伝えてしまうと、聞き手には話の内容より「笑顔だった」という印象が強くなり、ミスの指摘が上手くいかないなんてこともあるわけです。逆に褒めたい際にはしっかりと笑顔で褒めてあげないと、真顔で褒められても褒められた気にならないのです。

伝え方の中には表情も重要な役割をしていることは事実です。あなたが伝えたかったこととは違った伝わり方をしてしまうかもしれません。

 

おわりに

「シンプル」という言葉が好きです。追求すればするほど人生を合理的にできると思います。これからもシンプルを題材になにか書くかもしれません。