7 月 11・12 日の 2 日間にわたり「Evernote Days 2014 Tokyo」をお台場の日本科学未来館で開催しました。Evernote が日本で開催するイベントとしては過去最大規模。各業界の第一線で活躍する多彩なゲストやスピーカーを迎えて、「記憶の未来」をテーマにさまざまなセッションが行われました。
これまでに以下のセッションをレポートしてきました。
- 脳科学者・茂木健一郎氏が語る「イノベーションの起こし方」
- 投資の世界で勝ち残るにはどうすればいいのか——投資家・藤野英人氏が語る記憶の未来とは
- ライフハッカー、ハフィントン・ポスト、WIREDの現役編集長が語ったウェブメディアの現状と将来
- 写真で振り返る Evernote Days アンバサダーセッション
- 東大寺が1200年の歴史で受け継いできたものとは——東大寺住職・森本公穣氏が語る「記憶の未来」
- 「未来へと記憶を伝えるために大切なのはビジョンを持つこと」——MIT メディアラボ副所長 石井裕 氏が語る記憶の未来
- デジタルレシピ研究家・花岡貴子さんと声優のほたかけるさんが、女性にオススメの Evernote 活用法を伝授
- Evernote はなぜ「モノ」を売り始めたのか。井上ジェネラル・マネジャーが語る、Evernote の未来。
今回は Evernote 積田英明と、au損害保険株式会社 柳保幸 氏によるセッション「Evernote Business が作る新しいワークスペース – au損保に見る業務革新の条件」をレポートします。
「蓄積」「発見」「協力」「伝達」が Evernote の4つの軸
まずセッションに登壇したのは、Evernote の積田英明。自身も Evernote ユーザーとして、仕事で気になったアイデアや提案書、プライベートの様々な情報を蓄積しているという積田は、Evernote を 4 つの軸に分けて解説します。
・蓄積（知識・情報を蓄積）
・発見（強力な検索機能）
・協力（ノートブックの共有）
・伝達（プレゼンテーションモード）
この 4 項目こそが、仕事を効率的に進める上で Evernote が重要なツールとなる理由だと積田は語ります。
「社内の打ち合わせなのに、Keynote や PowerPoint で資料を作成したりしていませんか？ そうした時間を有効活用するために、Evernote では蓄積した情報を美しく表示することを可能にしています」
そうした「仕事における Evernote」をさらに推し進めたものが、Evernote Business です。個人のアカウントをそのまま利用できる Evernote Business は、現在 1 万 4,000 社以上の企業で導入いただいており、ビジネスを加速するお手伝いをしています。
事例を挙げましょう。
日本全国に 40 店舗を展開するバイク用品メーカー「KUSHITANI」では、各店舗の情報を効率よく共有するためのサービスを求めており、Evernote Business を導入いただきました。
「KUSHITANI では、Evernote Business を導入する前、紙ベースのカタログを各店舗に配布していました。今はそういったカタログを蓄積し、Evernote Business と iPad を使うことで、お客様にすぐ見せられるようにしているそうです」
また、リサイクルによって鞄などを製作する「FREITAG（フライタグ）」では、各社員が持っている知識や情報がバラバラで、デザイン工程におけるやりとりや情報をオープンに共有する仕組みがないという課題を解決するために、Evernote Business を導入いただきました。
「Evernote Business は自由度が高く、組織で簡単に情報を共有する仕組みを持っています。すべての情報を一元管理し、そこから知識を蓄積していき、共同作業を行う下地を構築できます」
その結果、FREITAG では、ナレッジベースの構築やデザインプロセスとなる下地の作成、写真、ウェブ、手書きノートなどの蓄積が可能になり、デザインプロセスの明確化や会議の活性化が実現できたといいます。
Evernote を導入して業務革新が起きた au損保
ここでセッションは、au損害保険株式会社の専務取締役・柳保幸 氏にバトンタッチ。Evernote Business を導入したことでどういった業務革新が起きたのかをご説明いただきました。
au損害保険株式会社は、2011年に MS&AD インシュアランスグループの新しい損保として誕生した会社です。社員は 100 名程度と、同業他社に比べてかなり少なめ。その理由として柳さんは、「代理店が募集するのではなく、モバイルで募集するから」だと語ります。
モバイルを通じ、リーズナブルな価格で手軽に加入できる保険を提供する——そのために au損害保険株式会社が選んだのは、徹底的なペーパーレス化というやり方でした。
「外部の方から提案を受ける機会が多いのですが、皆さん紙のカラーコピーで資料を作ってこられるんです。カラーコピーって、高いんですよ。今日の午前中も 2 社とお会いしましたが、24 枚くらいの資料を A4 で 11 セット。それで、今日は言いました。次回からは Evernote に入れてください。いただいたら、iPad で見るか、なんだったらプロジェクタで映しましょうと。いずれにしても紙はもうごめんです、と」
Evernote Business を導入したことでコピー枚数が激減
柳さんも、もともと紙の資料が嫌いで、ご自身では一切持つことがないといいます。そんな柳さんが主導して Evernote Business を導入した結果、どんな業務革新が起きたのでしょうか。
「Evernote Business を導入した狙いは 4 つあります。ひとつはコミュニケーションの強化、そして個々の役割明確化とスキルアップ。Evernote Business に資料を入れると、社内の皆が見ることができるので、変な資料は入れられないという効果があり、結果的に人材育成につながったのです。また、社内外のワークスペースを拡大することができました。出張もありますし、机の前に座るスタイルだけじゃないでしょう、と。最後に諸課題の決定スピードの迅速化です。保険会社って、すぐに商品ができるわけじゃないんです。金融庁から認可を受けてシステムを開発するので、商品は年間 2 つくらいが限度。そのためにも決定のスピードは迅速化していかないといけません」
Evernote Business を導入した結果、狙い通りに商品開発の速度がアップ。2013 年 9 月には画期的な自転車保険（Bycle）を、そして 2014 年 3 月には損害保険としてペットの医療保険の販売認可を取得できたのだと柳さんは話します。
「会議をするために紙で資料を作ることが、業務の停滞につながっていたのです。私自身、2011 年の 12 月から個人で Evernote を利用していたのですが、2012 年 4 月の au損害保険株式会社着任後は個人利用の延長として業務でも活用を始めました。その後、一部部署で利用を開始し、現在は全社展開しています」
また、柳さんが目指すペーパーレス化に関しても一定の成果が出ているといいます。
「2012 年度のコピー枚数が 356,500 枚で、2013 年度のコピー枚数が 334,000 枚でした。同じ年度で従業員数が 36％ 増加していることを考えると、かなりのコストを削減できたといえます」
仕事だけでなく、プライベートでも Evernote が手放せないという柳さん。「Evernote で人生が充実しています」と笑顔で語ってくれました。
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