こんにちは！IGNITIONでディレクターをやっているスギです。

自社サービス系のWebディレクターをしていると、業務の1つとして利用規約やプライバシーポリシーの作成が含まれますよね。でも「どうやって作ればいいの？」と戸惑った経験はありませんか。そこで今回は、「利用規約」に焦点を絞り、作成時にやっておくべき4ステップを紹介します！

なぜ利用規約は必要なのか

4ステップに入る前に、まず大前提を整理します。大別するとユーザー観点と運営観点になります。どちらも当たり前のことですが、この前提を忘れないように作っていくことが大事なのでおさえておきましょう！

ユーザー観点

気持ちよくサイトを利用いただくため

Webサイトには、日々たくさんのユーザーが訪れ、様々な行動をします。その中には、極まれにサイトに好ましくない行動をするユーザーもいます。例えば、コミュニケーションサイトで他人IDを乗っ取るような行為ですね。そのような好ましくない行動を抑止する(抑止できない場合には利用を禁止する)ために作成します。

運営者観点

知的財産を守るため

Webサイトには、自分たちで作った様々な情報が含まれています。テキスト、写真、画像、裏側のプログラム、新たな技術などです。これらを第3者に勝手に使われないよう保護するために作成します。例えば、メディアサイトの場合は、記事や写真、画像が無断でコピーされ他のサイトで使われる行為ですね。そのような行為によって、不利益を被ることのないようにするためです。

このような前提があり利用規約は設けられています。それでは、具体的に4ステップを説明していきます。

簡単4ステップ

ステップ1 :参考資料の収集

まずは様々なWebサイトの利用規約を集めて一覧にする作業です。自分たちと同じ領域(BtoB、BtoCなど)、かつ同じジャンル(メディア、SNS、販売など)のサイトをピックアップして、項目(第○条などの見出し)を箇条書きにします！

ステップ2:項目名を統一する

様々なサイトの利用規約まとめると、内容が同じでも項目(第○条などの見出し)や言い回しが異なることが多々あります。ややこしいですね。そこで、そんなバラバラな項目を同じ単語に置き換えてまとめます!

ステップ3:項目の重要度を洗い出す

次に、必要な項目を洗い出す作業です。ステップ2で作った単語をピボットテーブルなどを利用し集計します。すると、相対的にどんな項目が書かれているのか、数値で整理できます。

上部の図を例にすると、上から7つ目の項目までは、今回集めた全てのサイトで書かれている内容となります。どのサイトも必要と判断した項目なので、自分のサイトでも必要になる可能性が高いです。

ステップ4:機能と照合

ステップ3までは外部の情報の整理をしました。今度は、その整理した情報と自分のサイトを照らし合わせ、過不足ないかを確認していきます。自分のサイトについては、サイトマップや遷移図、実装機能の一覧があれば、ページを1つ1つ確認するよりも簡単に照合できます。

上部の図では、遷移図データとまとめデータを照らし合わせたところ、自分のサイトにはRSS機能があるのに、利用規約にRSSについての項目がないことがわかります。

このようなステップを踏むことで、抜け漏れのない利用規約を作ることができます！

気をつけるコト

サービスによって必要な項目が変わる

メディア、掲示板、販売などサービス種類によって、必要な項目は異なります。自分のサイトの種類に応じた情報収集をしてくださいね。

自分だけで判断しない

最終的には、専門家によるリーガルチェックを必ず行ってください。自分では完璧と思っても、一言一句に適切なフィードバックを受けられます。

まとめ

ということで、利用規約をゼロから作成する際にやるべきことを紹介しました。ざっくりまとめると、外部サイトを参考にしながら、自分のサイトの実態と照らし合わせ抜け漏れのなく検討するということです！

利用規約の作り方というニッチなエントリーですが、Web上にあまり公開されていない情報と思い紹介させていただきました。これから新しいサイトを作る方、またこれまでの利用規約の見直しに迫られている方のお力になれると幸いです。

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