チームでのタスク管理が上手くいかない…。どのタスク管理ツールを使っていいかわからない…。そんなお悩みを持ったそこのあなたに！巷に溢れるタスク管理サービスを本気で試してみた私が厳選した、チーム・コラボレーションに適していると思われるタスク管理系Webサービスを4つ紹介したいと思います！
タスク管理系Webサービスに求められることといえば、入力が簡単、期日を指定できる、詳細を追加できる、並べ替えができる、マルチデバイス対応、使っていて気持ちいい…といったものがあります。これらを最低条件とし、私がチーム・コラボレーションとしてのタスク管理Webサービスに求めることは、次の6つです。
タスク管理Webサービスに求めること
- 1. 他人にタスクを振ることができ、そのタスクを監視できる。
- 2. タスクにコメントをつけることができ、タスク単位でディスカッションができる。
- 3. 自分や特定の人の全タスクをすぐに把握することができる。
- 4. 様々なプラットフォーム・デバイスに対応している。
- 5. 共有の範囲を選択することができる。
- 6. 基本無料。(スタートアップなのでお金がないのです)
そして、今回15個以上のサービスから選ばれた4つのタスク管理系Webサービスがこちら！
- ・Trello（トレロ）
- ・Asana（エイサナ）
- ・Producteev（プロダクティーヴ）
- ・Todoist（トゥドゥイスト）
では、それぞれ紹介していきたいと思います。
1. Trello
アジャイル開発やカンバン・フローでタスクを管理できるチームなら、Trelloがオススメです。Trelloは「ボード」という大きなグループがあり、その中に「リスト」を作ることができます。「リスト」にはタスクを登録する「カード」をつけることができ、カードを移動・編集することでタスクを管理します。
ここで、私がチーム・コラボレーションで試した１ボード内のリストの使い方を紹介します。タスクの状況によってカードを移動させて使いました。
Trelloの使い方例
・Tasks：タスクリスト(アサインと期日が定まっていないタスク)
・Todo：やることリスト(アサインと期日が定まったタスク, 優先順位を手動で並べ替える)
・Today：今日やることリスト
・Doing：作業中のタスク
・In review：他人がレビュー中のタスク(アサインをレビュー者に変更！)
・Done：完了したタスク
ボードの分け方は、「メンバー単位」「プロジェクト単位」の２つを試してみましたが、「プロジェクト単位」で分けるほうが良さそうです。ただし、メンバーが５人以上になると「Tasks」や「Todo」リスト内が混沌とし、タスクの見落としが発生する可能性があるので工夫が必要だと思いました。
Trelloにはデフォルトではアクティブになっていませんが、とても便利な機能があります。特に、下記はやっておいて損はないです！
便利な機能
・Power-Upsの「Votes」を導入する：タスクに「いいね！」をつけてモチベーションアップ。
・Power-Upsの「Card Aging」を導入する：Pirate Modeにすると、放置されたタスクカードが腐っていく。
・Power-Upsの「Calendar」を導入する：タスクをカレンダー表示で確認することができる。
・Chrome拡張機能の「Scrum for Trello」を導入する：タスクに工数を付けることができる。
こんなチームにおすすめ
1プロジェクト5人程度で、アジャイル方式のタスク管理が適しているチーム。
2. Asana
Trelloの次に試したのが「Asana」です。Trelloとは違い、１プロジェクト１リストで管理します。チュートリアル動画が秀逸で、コンテキストごとにどうやってAsanaを使えばいいかがわかります。タスクの表示方法もリストとカレンダーがあり、ソート機能も充実しています。ユーザーアイコンをクリックすれば、その人の全タスクを見ることができるので、チームメンバーの今日のタスクやどれくらい忙しいかを一瞬で把握することができます。
特に良いと思った点は、「セクション」という考え方です。リスト内にセクションという区切りを設けることができます。これによって、プロジェクト-タグ-セクションという３つの軸でタスクを区別することができるのです！また、ファイル添付にGoogleDriveやDropboxの選択肢もあり、感動した私は『Asanaって最強じゃないか！さっそくチームに導入しよう！』と思いました。
しかし、導入直後に「日本語入力中にバグが発生する」という致命的な事象が発生しました(2014/05/12現在)。詳しくは、
1. タスクへのコメント入力時、漢字変換をゆっくりやっていると勝手に確定される(たぶん自動リアルタイム同期が原因では)
2. リストのNew>「New Section」からセクションを日本語で入力しようとすると重複入力される。
という不具合です。
試用段階では全く気がつきませんでした。というのも、1. 入力は速い方なので気づかなかった。 2. Newからではなくコマンドショートカットを使って入力していたからです。弊社チームではボツになりましたが、入力が速い人たちのみor英語で使用する人には本当にオススメのWebサービスです！
こんなチームにオススメ
漢字変換を爆速で行うor英語で仕事をしているチーム。
3. Producteev
asanaと同時期に試していたのが「Producteev」です。asanaとほぼ同じことができ、落ち着いたUIがasanaよりも好みで気に入ってます。私が普段使用しているカレンダーアプリ「Sunrise」やタイムトラッカー「Toggl」とAPI連携していて、プライベートでも使いたいと思ったサービスです。asanaもProducteevも、Trelloと違ってタスク単位で見積もり工数を入力できませんが、Togglがあれば実際の工数は記録できます。ここで、Producteevとasanaを比較してみました。
Producteevがasanaよりも優れていると思う点
・クライアントアプリが豊富。
・日本語のバグがない。
・リマインダー機能がある。
Producteevがasanaに劣っていると思う点
・カレンダー表示ができない。
・タスクを手動で並べ替えることができない。
・ユーザーアイコンが小さい&丸型なため、パッと見で違いがわからない。
こんなチームにオススメ
asanaは好きだが、日本語で仕事をするためならカレンダー表示とタスクの手動並べ替えは我慢できるチーム。
4. Todoist
私が今いちばん惚れ込んでいるサービスが「Todoist」です。私がタスク管理サービスに求めるほぼ全ての条件を満たしています。構造や機能としてはasanaに近く、ProducteevよりさらにシンプルなUIになっています。動作も軽快で、タスクのバックアップやオフラインでの利用もできます。最強です。
Todoistの大きな特徴の1つはユニバーサルデザインで様々なデバイスに対応している点ですが、特に強力なのがChrome用の2つの拡張機能です。1つは、ブラウザに常駐しウェブサイトをタスクとして追加することができる機能です。工夫すれば「あとで読む」や「ブックマーク機能」として使ったり、「○○さん、このサイト面白いから見ておいて！」と他人にタスクを簡単に追加できます。Todoist上でタスク名をクリックすれば、ウェブサイトを開くことができます。
もう1つは、Gmailに常駐しメールをタスクとして追加することができる機能です。この拡張機能を導入し、ChromeブラウザでGmailを開けば、右下にTodoistが表示されます。メールを開いた状態でTodoistを開き「メールをタスクとして追加」を押すと、メールの件名がタスクとして追加されます。Todoist上でタスク名をクリックすると、指定したメールを開くことができます。
もちろん、どちらもTodoistに遷移することなく他のタスクを管理することができます。これはスゴい。最初は感動しました。『使うツールが増えるのは嫌だ！』という上司にも、これなら文句は言われないことでしょう。
また、他のタスク管理サービスにはなかった「ルーティンタスク」を登録できる点も素晴らしいです。
ただ、Todoistもチームコラボレーションという意味では、まだまだ万能ではありません。
Todoistにもう少し頑張ってほしい点
・フィルタ機能がもう少し多機能になってほしい。
・チーム共有を重視したものではないため、プロジェクトを新たに作ったときの共有設定が面倒。
・特定のメンバーの全タスクを簡単に見ることはできない。
・カレンダー表示できない。
・工数入力ができない、Togglと連携できない。(GTDフロー対応と謳っているなら工数は入力したい)
・サービスが落ちた時はソーシャルアカウントですぐに第一報を流してほしい
ただ、上記の頑張ってほしい点を忘れさせるくらい便利で素晴らしいサービスです。上記は任意でカスタマイズできるようになったらいいな、という願望です。
私はTodoistをプレミアム登録しました。メモ機能とファイル添付機能が使えるようになり、これで年間¥2,999はとても安く感じます。
こんなチームにオススメ
10人程度で、メンバーそれぞれがセルフ・タスクマネジメントでき、様々なデバイス・アプリを使っているチーム。
以上、チーム・コレボレーションを促進するタスク管理系Webサービス4選でした。
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