Evernote 社員は個人で Evernote を使うのはもちろん、会社全体として Evernote Business を使っています。
元はといえばわたしたちのような中小ビジネスが使うと便利なツールとして生まれた Evernote Business。
今回は私たち自身がどのように Evernote Business を使っているのかをご紹介します。
導入の目的
Evernote 社も成長に伴い中小ビジネスによくある課題が出てきていました。解決したいけれどなかば諦めているこんな悩みはありませんか？Evernote Business を使うことで、こういったイライラを減らすことができます。
- 必要な情報がどこにあるのかわからない、膨大な紙資料を検索できるようにしたい、社外からも最新情報を入手したい: チャットやメールで連絡したり、共同作業に Google Docs や Dropbox とクラウドを取り入れたは良いものの、タスクごとに違うソフトやサービスを使うため、情報が分散して探すのに一苦労。最新版がどれだかわかりにくい。本社や別の支社で既に似た資料が用意してあるのを知らず、作りなおして時間を無駄にしてしまった
- 属人的な情報管理で引き継ぎが大変: 小さなチームだった時は口頭で説明していたが、スタッフが増えてきて崩壊しつつある。新入社員や外注が入った時に担当者の手が空いていないと引き継げないし、詳しい人が辞めたら情報も消えてしまう可能性がある
- 誰が何の担当なのかわからない、他の部署が何をしているのかわからない: 社員数が激増し、担当が変わることも増えたため、誰に何を聞けば良いのかわからなくて困る
運用のコツ
複数の人が使うので、ある程度の運用ルールを決めておくと楽です。細かく決めずにノートブック命名方法とどのノートブックにどんなものを入れるかザックリ決めるだけ。使っていくうちに増やしても良いですが、複雑にすると守るのが難しくなるので可能な限りシンプルにしましょう。
Evernote Japan の場合は、こんな感じ:
- ノートブック名に日本語は使わない
- マーケティングで使うノートブックは頭に”Marketing”と付け「Marketing 〇〇」と命名する
- 頻繁に使い、探す手間を省きたいノートには「!よく使う」というタグを付ける
情報がある程度たまってきたら、ノートをマージしたりノートリンクを取り入れると使いやすくなります。
ビジネスライブラリーに保存している情報
みんなが知っておくべき情報、会社全体で共有したい情報を蓄積。興味があったので自主的にリサーチした情報や、面白い業界ニュース、参考になる統計や効果的な宣伝の例などを入れておくのもオススメです。
出張が多くて社内の新企画の情報がイマイチつかめていない、別の部署で以前行ったキャンペーンを参考にしたい時、ライブラリ内を検索すればわざわざ担当者に相談しなくても、場所や時間に関わらず確認できます。
会社自体やオフィス、機材についての総務的資料
絶対に読んでおいてほしいノートブック、例えば設備の利用方法や福利厚生などの入った「〇〇」と会社概要の入った「▲▲」ノートブックだけは必ず参加してもらうように。他は興味のあるノートブック、自分の部署に役立ちそうなノートブックなどに任意で参加してもらうと良いでしょう。
Evernote Japan の場合は、こんな感じ:
- 基本情報: PC やツールなどの各種設定方法、業務用携帯電話端末購入方法、経費清算や福利厚生情報からゴミの分別まで
- オフィス情報: オフィスの間取り、オフィスまで最寄りの駅からの行き方、よく使うタクシーや配送業者と連絡先
- マニュアル: 社内にあるガジェット・ツールの取扱説明書や配布資料スキャン
- 海外とのやり取り用: 時差表、国際電話のかけ方
マーケティングや広報に関する情報
Evernote Business なら、スマホで撮った写真やイラストレーターのファイル、Photoshop 画像から Excel、PDF、Word から音声や短い映像まで様々な形式のデータが蓄積でき、OCR 処理されるので画像も書類もいっぺんに検索できます。
いちいち広報担当やデザイナーに確認せずとも、1 ヶ所に最新情報が集まっているので手軽に引き出せて重宝しています。
- プレスキット: 会社概要、プレス用写真、ロゴ
- プレゼン資料: ひな形、デザイン要素、各 OS のスクリーンショット
- イベント関連: イベント会場や持ち物リスト、取材風景やイベント時の写真
- 運用マニュアル: ソーシャルメディア運用ルール、翻訳ガイドライン
- 参考情報: 業界ニュースクリップ、自社製品についての掲載記事
社員についての情報
総務の人に頼らなくて良いように。
- プロフィール画像、略歴
- 各社員の T シャツサイズ
- 苦手な食べ物
- 名刺データ
- たけのこ派かきのこ派か、こしあん派かつぶあん派か
プロジェクトごとの情報
部署やプロジェクト単位での情報やデータ共有、コラボレーションに。
- 打ち合わせメモ
- ブレスト結果写真
- コール録音
- 統計・数値
- 仕様書
憩いの場
ここの閲覧・更新頻度が実は一番高いとか高くないとか…？
- MEIGEN: 社員や暮らしの中で見つけた名言・迷言・謎言の宝庫
- ZATSUGAKU: 賢くなった気分になれる、役立ちそうで役立たない情報のデータベース
- 象グッズ写真
会社によって規模や業種、Evernote Business を使う目的が違うように、Evernote の使い方もそれぞれです。他の企業での Evernote Business 導入事例も合わせてご参照のうえ、自社に合った使い方を探してみて下さい。
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